数字档案馆知识讲座

数字档案馆知识讲座一、数字档案馆建设的背景是什么？答：1993年9月，美国政府宣布实施“国家信息基础设施”（NationalInformationInfrastructure，简称NII）计划，旨在兴建基于因特网的“信息高速公路”，使所有美国人方便地共享海量信息资源。之后，英国、法国、日本、加拿大等国家先后提出了自己的“信息高速公路”建设计划。1998年1月31日，在美国加利福尼亚科学中心召开的OpenGISConsortium年会上，时任美国副总统的戈尔提出了“数字地球”（DigitalEarth）计划，旨在建立一个以地球坐标为依据的、具有多分辨率的、由海量数据组成的、能够立体表达的大型信息系统。“信息高速公路”和“数字地球”概念的提出，都是以数字化为基础的。数字化是信息化的前提。全球化信息化的大环境推动着我国信息化的进程。1993年底,国务院信息化工作领导小组制定了《国家信息化“九五”规划和2010年远景目标（纲要）》，开始启动“三金”工程（即“金桥”工程、“金卡”工程和“金关”工程，这些被称作是中国的“信息准高速国道”），旨在推动我国信息化基础设施建设走向深入，国家各有关部委开始以此为契机先后提出和实施一系列“金”字号系统信息工程，我国大部分城市的信息化建设都取得了长足的发展。国家信息化建设的推进、电子政务的应用，对我国档案和档案工作产生着巨大影响。档案馆作为档案事业的主体和档案信息资源的集散地，数字化建设已成为工作的重点、热点和难点。宏观层面，国务院信息化工作领导小组制定的一系列纲领性文件在正确分析信息产业发展现状的基础上对我国信息网络的发展蓝图进行了科学描述，也确立了数字档案馆的建设目标。从地区范围来看，各地方政府采取积极举措对数字档案馆工程加以规划和引导。各省分别制定了其档案馆的建设规划，明确提出了数字档案馆的发展目标、任务、方案，并将其纳入数字政府和全省信息基础设施建设进程中。在宏观规划的基础上，国家档案局积极跟踪国际上数字档案馆的发展动态，对国内数字档案馆的科研和建设项目进行政策和资金支持。例如，深圳数字档案馆一期工程应用系统的基本成型以及档案数字化加工生产线的建立，标志着我国数字档案馆建设进入新的阶段；超星数字图书馆已将“国家档案文献库”作为数字档案馆示范工程进行推广；2008年5月，中科院机关进行的档案整理与数字化项目取得阶段性成果。从这些有代表性的例子可以看出，在政府部门大力支持及档案界的积极实践下，我国数字档案馆建设已经取得了实质性进展。在学术界，我国档案界学者对数字档案馆的前期研究对数字档案馆的建设实践进行了理论准备，起到了很好的推动作用。近年来，以数字档案馆为关键词的学术文章数量直线上升，数字档案馆的建设理论愈加成熟。在2008年7月召开的第16届国际档案大会上，我国档案代表团与国外档案专业人士进行了深入的交流；2008年10月，美国档案管理专业代表团来华在中国人民大学信息资源管理学院与国内学者进行了交流。与数字档案馆的建设有关的学术交流的增多为我国档案建设事业提供了良好的学术环境。总之，数字档案馆是20世纪90年代末现代信息技术和社会发展的产物，国家的支持与档案业界的努力为数字档案馆事业的顺利发展提供了重要保证。二、什么是数字档案馆？其含义是什么？答：数字档案馆为20世纪九十年代中期提出的的概念，由于数字档案馆的理论与实践涉及多个学科，目前档案学界尚未对其形成统一的认识，业界专家和学者从不同角度给出了多种解释。笔者将“数字档案馆”定义为：数字档案馆（DigitalArchives）是网络环境下分布式档案信息资源的数字化整合、发布与共享系统。目前学界可接受的观点是将数字档案馆作狭义和广义地理解。狭义的数字档案馆是一种实体和机构的概念，代表一种档案信息环境和档案基础设施的构建，包括软硬件系统的设计和组织。其任务是馆藏档案数字化工作，涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传播等全过程，广义的数字档案馆是一种网络环境下的数字档案信息资源的共享系统，是一个面向对象的分布式结构模式。广义的数字档案馆可以理解为一个由众多档案资源库、档案信息资源处理中心构成的数字档案馆群，是一个信息空间，遵循的共同协议存储和利用档案信息资源的，目的是数字化档案信息的共享，是数字档案馆建设的高级阶段。要理解这个概念还有注意以下几个方面：1.数字档案馆不是简单地对馆藏资源进行数字化，而是一种网络环境下档案信息资源的整体处理模式。除了馆藏资源的数字化之外，它还包括与之相适应的管理手段、职能实现与服务方式的数字化。“数字”一词强调的是这种新型档案馆在网络环境中所处的数字化生存状态和环境。2.数字档案馆不是简单地档案馆（室）工作的计算机自动化，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。3.数字档案馆不是简单意义上的在传统档案馆基础上开通网站，而是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程有着密切联系的系统工程。它涉及到一系列标准规范及法规的制定与推行、软硬件基础设施构建、应用系统开发、数字资源建设、人才队伍培养等方面的内容，具有深层次的功能。4.数字档案馆不是封闭的档案馆信息网络，而是由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统，它在网络环境中为用户建立起一个更广阔的、更开放的信息共享平台。三、数字档案馆在信息社会中发挥的功能是什么？答：数字档案馆主要有五大功能：（一）数字档案馆形成了社会综合档案信息资源库，能有效满足社会对档案资源的多方面需求。数字档案馆的信息采集，不仅包括了传统档案馆的档案信息资源，还可进一步扩大到各种组织和个人形成的现行文件、具有档案性质和价值的资料（包括各行各业专业数据库、社会公众服务信息、网上相关信息、数字图书馆信息中的相关部分），它形成了一个较传统档案馆更为丰富的、以档案信息为核心内容的多层面的社会综合信息资源库，更有效能满足社会各方面对档案资源的需求。（二）数字档案馆进行高效海量数据存储，能有效摆脱传统档案馆的空间限制，大量并长期存储档案信息。数字档案馆保存的各类信息主要是计算机生成的电子文件和用计算机进行数字化处理的各种档案信息及其他社会信息。电子文件存储介质的密度大大高于以往各种人工可读信息介质。科技的发展使得数字信息存储能力大为提高。2008年个人计算机的主流硬盘容量已达到320GB以上。过去，一张普通的CD刻录盘可以存储约700MB的数据，基本可以解决海量存储的需要，现在，一张普通DVD盘片的容量就是CD光盘的7倍，优势非常明显。目前最新资料显示，DVD盘片的存储量已达到8.5GB。随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大，数字档案馆对档案信息资源的存储能力也将继续提高。（三）数字档案馆对档案信息进行数字化、智能化管理，能有效地提高档案馆工作的效率。通过专用管理软件，数字档案馆可以对档案文件进行一系列自动处理，大大提高工作效率，这些内容包括：对进入数字档案馆的各类信息按不同要求进行分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合，确保其真实、完整、可读，使之形成一个有序的信息空间；以文件形成者的职能和业务活动为依据，自动鉴定和存储所捕获的电子文件；运用身份认证、加密、访问控制等技术，确保档案信息的安全与合理利用，并有效地维护整个数字档案馆系统的安全。在提高运行效率的同时，数字档案馆较之传统档案馆，也节省的大量人力物力资源。（四）数字档案馆提供档案信息的智能检索服务和信息咨询服务，能有效与用户互动沟通，满足用户的需求。数字档案馆可以通过网络技术将不同地域的、分散的档案信息数据库连接起来，用户可以不受地理位置和时间的限制，实现跨馆际分布式查询。数字档案馆通过提供了标准友好的用户界面，可以使用户通过多种途径查询，并且系统能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求。同时，数字档案馆提供的信息咨询服务能在用户检索数字档案馆信息资源时遇到问题得到系统咨询人员的及时解答。数字档案馆的咨询系统分为自我服务信息和请求帮助系统，前者能在各终端微机上显示利用指南，可以利用菜单方式或窗口软件，自动引导用户使用数字档案馆；后者为请示帮助系统，是用户与档案馆联系的渠道，用户可以通过电子咨询信箱向数字档案馆提出咨询，也可接受提供的信息服务。（五）数字档案馆通过档案信息的发布与传递，能有效地实现档案信息资源的共享。档案信息资源共享是数字档案馆最为显著的功能之一。网络技术的应用使人们已经淡化了时空观念。通过数字档案馆，人们查询档案信息将不再感觉国界、区域等物理空间的限制。数字档案馆提供多种语言的信息，对同一信息以多种形式向人们展示，完全打破了人类自身的极限。通常，数字档案馆的档案信息发布和传递主要有三种形式：光盘发布、局域网发布和因特网发布。光盘发布就是将档案信息复制到光盘，用户只需先执行光盘阅读程序，即可对档案信息进行浏览和检索；局域网发布一般是为立档单位提供档案信息查询服务；因特网发布就是通过档案网站向公众传播档案信息。四、数字档案馆与传统的实体档案馆的关系如何？答：数字档案馆与传统的实体档案馆既有区别，也有密切的联系，两者之间是一种互为补充、互相依存的关系。这一问题可以从以下两个方面理解：（一）数字档案馆不能取代传统的实体档案馆。网络环境下社会对档案信息传播和需求的增加，使得传统的实体档案馆难以用原来的管理方法和技术应对，这造成一些人断言传统的实体档案馆将被管理方法和技术更先进的数字档案馆所取代。其实，数字档案馆只是逐步取代传统的实体档案馆的中心地位成为未来档案馆的主体，但这并不意味着能够完全取代传统的实体档案馆，原因有以下几个方面：1,数字档案馆的建设需要大量的资金和人力、物力的投入，将传统档案馆全部建设成为数字档案馆是不现实的。2,一些年代久远、具有历史价值或凭证价值的档案原件，其所具有的空间感、时间感与真实感是无法通过计算机模拟的。在虚拟的空间建起来了电子模型远不如原物更能展现历史的真实面目，所以这类档案仍要依赖传统档案馆得到妥善保存。3,用户的计算机操作能力、经济能力、长期养成的阅读习惯和阅读心理，仍会使其去传统档案馆翻阅档案原件。4,传统的实体档案馆不仅是档案的保管查阅场所，还是学术交流、咨询信息的社会交流场所，其所具有的人文和历史精神是数字档案馆不可能具备的。传统的实体档案馆作为一种社会文化设施将永远存在。（二）数字档案馆和传统的实体档案馆相互依存。在目前阶段，数字档案馆与传统的实体档案馆各自存在着优缺点，二者必须互相依存才能共同发展。第一，从档案信息资源建设角度来讲，传统的实体档案馆馆藏档案原件是数字档案馆数字化档案信息的重要来源。传统的实体档案馆保存档案经由数字化加工，进入数字档案信息资源库，成为数字档案馆数字化档案信息中最基本的、重要的核心组成部分。可以说，离开了这一来源，数字档案馆将难以构建完整的、有权威的信息资源库；同时，数字档案馆的系统建设也可以促使并指导传统档案馆进一步科学地丰富馆藏，有利于传统的实体档案馆对那些散存的重要档案以及其他专门专业档案信息的收集。第二，从档案信息真迹的保护角度来讲，根据目前科学技术发展的水平来看，传统的实体档案馆比数字档案馆更能保证档案的安全性。档案数字化以后可以完整地、不留痕迹地被复制和修改；计算机病毒、磁场、电磁脉冲等都对数字化的档案具有破坏性。尽管问题可以采取较先进的技术得到有效的控制，但难以从根本上杜绝。在这一方面，传统的实体档案馆是数字档案馆的有益补充。第三，从档案信息的加工角度来讲，数字档案馆的自动化处理虽节省了人力物力，但仍需要传统的实体档案馆为其信息加工提供支持。传统的实体档案馆馆藏档案信息经过数字化加工之后自动生成各种类型的信息目录或较简单的档案参考资料。然而深层次的档案编研成果及馆藏档案资料编制的图片、音像等多媒体参考资料，还是需要依靠传统档案馆来进行。第四，从档案信息资源的开发利用角度来讲，数字档案馆弥补了传统档案馆的不足。传统的实体档案馆由于缺乏强有力的开发利用手段，受时间