数字时代下的档案利用工作的优化

天津师范大学本科毕业论文（设计）档案利用工作的优化研究学院：管理学院学生姓名：郭俊鑫学号：10513036专业：档案学年级：2010级完成日期：年月日指导教师：蒋冠档案利用工作的优化研究摘要：档案利用是档案工作的最终目的和中心任务，提供利用是档案为社会主义现代化服务的手段，是档案实现价值的必要条件。随着20世纪末因特网的发展，网络慢慢成为人们进行信息交流沟通、工作的重要方式。通过互联网开展档案利用服务工作逐步成为档案工作适应数字时代发展要求的必然结果。以计算机、手机为依托，通过检索系统查询、查出所需信息，这种服务模式具有准确快捷、保护原件、资源共享等特点，满足利用者的需求。关键字：档案利用；数字时代；档案利用方式TheeraofdigitalarchivesoftheoptimizationworkwasusedtostudyAbstract：Archivesuseistheultimategoalofarchivesworkandcentraltask,andprovideusearchivesistoservesocialistmodernizationmeans,isanecessaryconditionforthevalueofthefile.Withthedevelopmentofinformationtechnology,Internethasbecomepeopletorealizetheimportantmeansofcommunicationandresourcesharing.ArchivefilesusingservicesthroughtheInternethasbecomethearchivesworktomeettheneedsoftheinformationage.Usersaccordingtoneedordownloadtherequiredprofileinformation,orbymessage,telephone,E-mail,weiboandarchivesofcommunication,toachievethepurposeofuseofarchives.Thisservicemodeisaccurateandfast,toprotecttheoriginal,resourcesharing,etc,tomeettherequirementsofusers.Keywords:UtilizationofArchives;digitalage;Fileusingway目录1档案利用工作的概述···················································11.1档案利用工作的含义·············································11.2档案利用工作的地位·············································12传统档案利用工作的方式及弊端·········································22.1传统的档案利用工作的方式········································22.1.1档案阅览服务··············································22.1.2外借服务··················································22.1.3制发复本··················································32.1.4展览与陈列服务············································32.1.5制发档案证明服务··········································32.1.6档案目录信息服务··········································32.1.7档案咨询·················································42.2传统档案利用工作的弊端·········································42.2.1滞后性····················································42.2.2低时效性··················································43数字时代下档案利用的方式和特点·······································53.1数字时代档案利用的方式·········································53.1.1档案网站··················································53.1.2档案博客··················································53.1.3档案微博··················································63.1.4档案微信··················································63.2数字时代下的档案利用工作特点···································63.2.1全面、准确、便捷的特点·····································73.2.2保护原件，提高利用率······································73.2.3优化馆藏资源··············································73.2.4打破封闭局面··············································83.2.5自动化模式·················································84数字时代下档案利用工作的优化策略·····································94.1.转变档案利用服务的思想·········································104.1.1主动性···················································104.1.2开放性···················································114.1.3现代化···················································124.2完善计算机检索系统············································124.3丰富档案内容，完善档案信息资源·································134.4加快档案网络化发展步伐········································144.4.1在档案网站上增加与档案利用服务相关的内容·················144.4.2丰富档案在数字时代下的利用方式···························154.4.3加强反馈系统建设·········································154.4.4完善网站设计·············································155结语································································166参考文献····························································171数字时代下的档案利用工作的优化研究20世纪末，中国互联网开始兴起，网民数量在不断增加，网上活动越来越活跃。由于网络的飞速发展，档案工作也随着社会发展而不断进步，逐步进入自动化办公模式，档案工作处于初步发展阶段，还有待完善。数字时代下的档案利用工作要紧紧抓住互联网这个机遇，完善电子检索系统，提高档案利用服务工作。本文就当今时代下档案利用工作的地位、方式、特点等情况进行介绍，并找出档案利用工作的优化方法。1档案利用工作的概述1.1档案利用工作的含义档案工作的目的是为利用者提供档案信息，实现档案的价值，为政府、企业、公众等服务。档案利用工作称为档案的利用服务，或简称档案提供利用，是档案部门通过一定方式与方法，直接提供档案服务[1]。档案利用工作的内容，就是通过各种方式为利用者提供文献材料和情报信息，并进行咨询服务。1.2档案利用工作的地位档案利用是档案工作的目的和必然要求。随着档案的利用的需要，才会有档案提供利用工作的必要性;使用档案信息工作，其目的是最大限度地满足用户的使用要2求[2]。档案收集的根本目的，就是为了满足大多数人得档案信息资源利用要求的用户。利用工作是档案工作的核心部分,它在档案的利用社会服务工作中发挥着越来越重要的作用，档案工作中占主导地位的是档案利用工作，它是社会档案工作与公众接触的窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志[3]。这在一定程度上，体现了外界对档案的需求，对档案工作具有重要的推动作用。总之，它是最富有活力的档案工作之一。2传统档案利用工作的方式及弊端2.1传统的档案利用工作的方式2.1.1档案阅览服务阅览室，直接提供文件正本或副本借还。阅览室是档案馆为利用者阅读档案材料的场所。阅览室连接着档案馆和利用者，是档案工作发展的主渠道，是社会各界对档案的理解和认识的窗口[4]，要积极做好档案阅览服务，为宣传档案工作，为提供利用档案具有重要意义。2.1.2外借服务档案外借，它是指按照一定的规则和程序，开展档案的阅读，使用或借出。档案一般不借出使用，在个别情况下，某些工作或特殊需求才能将档案借出，外借是一定注意要严格按照外借手续，外借数量不能太多，归还时一定要查清数量，所以原始3文件必须谨慎使用。2.1.3制发复本根据档案原件制发各种复制本，复制后一定要与原件校对，是否与原件相同，档案制发复本工作是开展档案利用工作的一种重要方式。2.1.4展览与陈列服务档案展览，是基于某种需要，按照一定的主题，进行长期展览或是短期展览，系统地展示文件材料。2.1.5制发档案证明服务档案证明是档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。2.1.6档案目录信息服务档案目录信息服务，是利用者通过登陆互联网查询档案所需的信息时进行的第一环节。这种方式多用于科技档案的利用服务工作，是一种最为普通的服务，属于被4动式服务。2.1.7档案咨询这种服务形式是档案人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。2.2传统档案利用工作的弊端2.2.1滞后性档案从收集到开放利用需要很长时间，所以对于利用者来说，不便于其及时利用，具有一定的滞后性。档案收集后，由于档案的保密性，会把档案收藏起来，没有及时著录，而不能及时被开放利用，严重影响了档案的利用。2.2.2低时效性在档案利用工作中，利用者为了自己所需要的档案信息,有时不得不花上大量的时间在众多的档案信息中进行查找。这样拖延了档案利用的时间，不能及时有效的实现档案的价值。53数字时代下档案利用的方式和特点3.1数字时代档案利用的方式3.1.1档案网站档案网站主要包括一些档案部门和档案馆的主页网站，比如进入天津市