建设工程电子档案接收标准

1东台市建设工程电子档案1基本规定1.1建设工程电子档案的形成、保管单位应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。1.2城建档案行政主管部门应当加强对本地区建设工程档案管理工作的监督与指导。1.3对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，按规定向当地城建档案馆(室)移交纸质档案的同时移交电子档案。1.4建设单位应督促参建各方收集、整理好各自产生的电子文件，并在工程竣工验收前进行汇总和整理。1.5需向城建档案馆报送的建设工程电子档案由应由建设单位负责牵头进行自检，经有关单位自行验收，认为基本齐全、真实，符合有关规定后，方可报请进行工程档案专项验收。1.6建设工程电子文件的归档内容应符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328的规定，宜做到与纸质档案一一对应，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。1.7城建档案馆应根据建设单位提交的《建设工程电子档案自检表》的审核意见，对报送的建设工程电子档案进行审查，不合要求的不予接收。2电子文件格式与转化2.1归档电子文件格式要求2.1.1归档的电子文件的存储应采用通用格式。通用格式应符合表2.1的规定。2.1.2用文字处理技术形成的文本电子文件、表格文件，用计算机绘图等设备形成的图形电子文件、用施工管理系统产生的施工技术统一用表等电子文件应一律转为PDF格式。2.1.3原文件为纸质文件，通过由扫描仪获得的图像电子文件时，按下列规定数字化：1采用黑白二值模式，分辨率200dpi，TIFFgroup4格式，或直接扫描成PDF格式；2采用彩色模式，分辨率200dpi，JPEG格式，中等以上压缩，或直接扫描成PDF格式。2.1.4对用视频或多媒体设备形成的视频和多媒体电子文件以MPEG-2、AVI为通用格式。2.1.5对用音频设备形成的音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。2表2.1各类电子文件的归档格式2.2文件格式转化要求2.2.1一份多页文件制作、转化为一个PDF文件，即每一份文件形成一个电子文件。2.2.2DWG图转换为PDF格式时，一张图纸对应一个电子文件；一个电子文件对应一张图纸，不允许一个电子文件对应多张图纸。2.2.3每个电子文件都不应设密码。每个电子文件都应该有完整的标题栏和边框，标题栏内容应签署完整，电子文件与相应纸质文件的内容必须保持一致。2.2.4PDF文件尺寸必须与实际图纸的尺寸一致，即全尺寸文件，其有效内容须扩充至设定面积，以保证电子文件及还原后纸质文件的清晰。2.2.5数字签名等宜签注在转换后、准备归档的文件上。2.2.6PDF文件必须在“ADOBEAcrobatReader”环境下可正常打开、打印。3电子档案的整理3.1建设工程电子档案整理原则3.0.1建设工程电子档案整理应遵循建设工程文件的自然形成规律，保持文件的有机联系，便于电子档案的保管、查询和利用。3.0.2一个建设项目由多个单位工程组成时，电子档案应按单位工程组成保管单位。文件类别常用格式归档格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF、WPS、PDF表格文件XLS、ETPDF施工统一用表各种施工、监理等管理系统PDF图像文件JPEG、TIFFJPEG、TIFF、PDF图形文件DWGPDF影像文件MPEG、AVIMPEG-2、AVI声音文件WAV、MP3WAV、MP333.0.3建设工程电子档案整理和组成保管单位应充分考虑对应的纸质档案整理的方法与要求，参照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）的立卷要求与方法的规定执行。3.2电子案卷的整理3.2.1电子案卷的命名按下列规定执行：1电子案卷的名称由序号+案卷名称组成；2序号为本电子案卷在该工程电子档案中排列的次序，用4位阿拉伯数字表示，不足位数的序号必须用0补齐，如:0005；3案卷名称应与纸质案卷名称相一致；3.2.2每个电子案卷中应有该卷内文件目录，命名规则为“0000文件目录”，格式为XLS，排列在该卷电子文件之前。电子文件目录见表3.2。表3.2电子文件目录3.3建设工程电子档案结构3.3.1建设工程电子档案整理后应形成如下逻辑结构：序号文件编号责任者电子文件题名规格张数文件日期备注43.3.2每个项目电子档案中应有该项目的电子案卷目录。3.3.3电子案卷目录命名为“0000电子案卷目录”，格式为XLS，排列在该项目电子案卷之前。3.3.4每个项目电子档案中的电子案卷依照电子案卷目录顺序排列。电子案卷目录宜与相应的电子案卷建立链接。3.3.5该项目中所有电子案卷依次填写。如：XXX工程的案卷目录：序号编制单位案卷题名卷内文件份数文件日期备注建设工程项目名称0001电子案卷0002电子案卷电子文件0000文件目录0001文件0002文件000N文件……N电子案卷0000电子案卷目录其它信息5XXX工程案卷目录4电子档案移交载体与要求4.1移交载体4.1.1归档电子档案存储载体应采用CD-R、DVD+R或者DVD-R一次写入光盘。4.1.2在选用电子档案归档用光盘时应选择质量和信誉度都较好的光盘。4.2光盘刻录要求4.2.1光盘的刻录应用配置较高的计算机和兼容性好的刻录机进行刻录工作。4.2.2刻录前要对光盘进行检测，以确保光盘的质量；对被刻录数据文件要事先进行查杀电脑病毒的工作，防止病毒程序通过刻录光盘进行交叉传染；4.2.3光盘的刻录速度以控制在12X-24X之间为宜：4.2.4刻录机要在通风良好的环境中工作，且工作时间不宜过长，刻录机内部温度要控制在15℃-30℃之间；4.2.5光盘刻录完成后，要进行刻录质量验证，确保光盘档案的质量和信息的完整性。4.2.6光盘应按如下逻辑结构刻录：序号编制单位案卷题名卷内文件份数文件日期备注1XXX房产0001XXX工程立项文件872009.1.102XXX房产0002XXX工程勘测文件184…3XXX房产0003XXX工程环保文件205…4XXX房产0004XXX工程监理文件216…………………64.2.7光盘说明文件用于说明该光盘的整体信息，应用TXT文件格式，并包括如下信息：1本工程建设工程档案报送责任书号；2本工程共有多少个电子案卷，多少个电子文件，数据量多少M；3工程概况，包括：工程名称，建设、设计、施工、监理单位名称，工程地址，规划许可证号、工程建设许可证号、设计号、工程规模等；4其他需说明事项。4.2.7光盘的卷标内容，应刻录建设工程名称。当一个建设工程电子档案有多盘时，增加光盘编号，光盘号由三位阿拉伯数字表示，不足位数的序号必须用0补齐。如：XX花园四期工程0014.2.8同一套电子档案应提供两套相同的光盘，光盘数据不得加密、压缩。根目录电子案卷1电子案卷2电子文件0000文件目录0001文件0002文件000N文件……电子案卷N0000电子案卷目录其他信息光盘说明文件建设工程项目名称0000电子案卷目录74.3载体包装与标识4.3.1.归档光盘必须带非纸质的包装盒，包装盒上应有光盘标签。4.3.2光盘标签以文字形式标识，具体标识如下内容：1档号：由城建档案馆填写。2套别：城建档案馆填写，著录A、B。3建设工程档案报送责任书号：如：苏城档责泰2009第0152号。4工程项目名称：著录工程项目的名称，必须与光盘内相一致。5盘号：著录第几盘，共几盘。6数据量：填写电子档案数据的数量的用大小、文件数量、文件夹数量，例：文件容量：108M，文件数量：1265，文件夹数：12。7编制单位：著录移交单位全称。8刻录日期，由8位数字组成，实录。例：刻录日期：20060216。建设电子文件（档案）载体封面标识示例建设工程档案报送责任书号：苏城档责2009第0152号档号：套别：项目名称：XX花园四期工程第1盘共2盘文件容量108M文件数量1265文件夹12编制单位：XX公司刻录日期：20090912保管期限：密级：说明：