文书声像实物档案工作业务培训讲义

文书、声像、实物、会计档案培训讲义—1—档案业务知识培训资料文书、声像、实物档案工作业务培训讲义二ＯＯ七年四月二十日第一章档案的基本知识一、档案的定义及其基本含义档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。文书、声像、实物、会计档案培训讲义—2—1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。2、档案是保存备查的历史文件。（1）办理完毕的文件才能作为档案（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。二、档案的作用档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度的。从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用：1、凭证作用从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。2、参考借鉴作用档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部人与人的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有广泛的参考作用。另外，从社会生活空间联系和时间延续的角度看，档案具有横向的信息交流和纵向的承前启后、继往开来的作用。档案作为一种历史文化财富，还具有文化作用，可以对人们的思想认识、道德修养提供直接的知识营养，丰富人们的精神生活，促进社会的精神文明建设。三、档案的种类1、档案的分类文书、声像、实物、会计档案培训讲义—3—按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案等等）按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案按信息表达方式分：文字档案、音像档案按记录方式分：普通档案、电子档案按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案按时期分：建国前档案、建国后档案目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案、电子档案。2、电子文件与电子档案电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并中在通信网络上传送的文件。电子档案：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件电子档案的特性及问题：1、信息的非人工识读性（设备依赖性）；2、信息存储的高密度性；3、电子文件与载体相分离性（易更改性、电子文件非实体归档的可能性）；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性四、档案工作的内容和基本任务档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务。档案的工作任务，从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。从狭义上说，是指档案具体业务工作，其内容包括收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。文书、声像、实物、会计档案培训讲义—4—五、档案工作的基本原则档案工作的基本原则是：实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。1、集中统一管理全部档案。我国的档案工作实行统一领导、分级管理原则，这一原则确立了档案工作的组织原则和管理体制。就一个单位而言，贯彻这一原则的具体要求是：建立综合档案管理机构（综合档案室），并明确分管领导和档案工作具体责人，对本单位档案实行“四统一、一集中”的管理。（1）统一规划：统一制定本单位的档案工作规划，计划并组织实施。（2）统一制度：统一制定本单位的档案工作规章制度并监督执行。（3）统一业务标准：根据国家有关部门制定的档案工作业务建设规范和技术标准提出本单位实施细则或执行意见并监督指导实施。（4）统一监督指导：对所属部门和下属单位的档案工作统一实施监督和指导。（5）集中管理档案实体：将本单位形成的各种门类和载体的档案悉数移交到本单位档案机构集中管理。下属具有独立法人资格的单位档案不属集中范围，由该单位依法自行集中管理。不属不具备法人资格的分支机构或派同机构，一般情况下均应将档案集中到总部综合档案室，特殊情况下（如距离较远）、档案整体使用频率等），可设档案分室，但总部档案室对分室必须采取切实有效的控制措施。2、维护档案的完整和安全。维护完整有两方面的含义：一是从数量上保证档案齐全，即应该保存的和实际保存的相一致；二是从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹。维护档案的安全也有两方面的含义：一是从物质（载体）上力求不受损害，不丢失，尽量延长寿命；另一方面要保证档案的内容安全，不泄密。3、便于社会各方面的利用。便于利用是档案工作的根本目的，是衡量和检验档案工作的重要标准，也是档案工作原则的重要方面。文书、声像、实物、会计档案培训讲义—5—六、怎样建立档案工作网络？如何开展活动？机关档案机构的工作职责主要包括哪些内容？建立档案工作网络，一是要明确分管档案工作的领导，列入领导班子议事日程，分管领导职责中有档案工作内容；二是确定档案工作机构负责人。三是配备专兼职档案人员，综合档案室应配备与工作相适应的专职人员，各科室、各部门也应配备兼职档案人员，负责文件材料的形成积累、立卷归档工作。这样就形成了在单位负责人领导下的，以综合档案室为中心、各科室各部门及专兼职人员密切配合的档案管理网络。档案工作网络活动方式有：一是召开会议，贯彻档案工作方针政策和法规；二是组织业务培训和学习交流，提高业务能力；三是布置和检查指导工作完成情况；四是专兼职档案人员向档案机构负责人，档案机构负责人向分管领导汇报工作，各科室（部门）向综合档案室移交档案资料。机关档案机构的职责主要有两个方面：即负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督指导。具体内容如下：1、宣传贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，制定本机关、本系统（行业）或所属单位的档案工作规章制度。2、集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，维护档案的完整与安全。3、积极开发利用档案信息，为机关各项工作服务。4、按照有关规定向档案馆移交档案和相关资料（中央、省、市级：20年；县级：10年）。5、对本机关各部门文件材料的形成、积累、立卷、归档工作进行指导。6、对本系统或所属单位档案工作进行监督和指导。档案管理业务工作流程图文书、声像、实物、会计档案培训讲义—6—公司各二级单位档案室专职档案员公司机关各部室、直属单位兼职档案员公司档案领导小组公司档案中心汇报工作检查工作业务工作职能指导、监督、检查职能档案编研档案利用档案编目档案保管档案统计档案鉴定档案整理档案收集归档文件材料形成、积累、整理图书资料电子档案实物档案声像档案会计档案科技档案文书档案各种门类和载体档案文书、声像、实物、会计档案培训讲义—7—八、机关、团体、企事业单位应建立健全哪些档案工作规章制度？档案工作规章制度，是为了保证国家对档案工作政策、法律的执行和进行正常的档案工作所制定的，要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。根据档案工作任务，企业主要应建立以下规章制度：1、文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（三合一制度）；2、立卷归档制度3、档案保管制度4、档案保密制度；5、档案利用制度；6、档案统计制度；7、档案鉴定销毁制度；8、专兼职档案人员岗位责任制九、《档案法》关于档案工作的有关规定第十条对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第十一条机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。第十六条集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。文书、声像、实物、会计档案培训讲义—8—向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。第十七条禁止出卖属于国家所有的档案。《档案法》第二十四条规定，有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1、损毁、丢失属于国家所有的档案的；2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；3、涂改、伪造档案的；4、违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；5、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；）6、违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；7、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；8、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。第二章文书档案的业务知识文书、声像、实物、会计档案培训讲义—9—档案收集工作示意图对本单位的收集工作对外单位的收集工作交接归档归档遗漏材料补充收集专项工作及科技项目合作、协作单位形成的相关档案材料的收集接征集其他单位和个人手中形成和保存的有关档案接收工程项目设计施工等单位设备厂商移交的档案材料接收相关撤、并转单位的代管档案接收资产产权转让单位移交的档案材料其他措施归档范围形成归档时间归档要求积累归档“三纳入”“四参加”检查评比“四同步”内容档案收集工作文书处理部门积累业务部门积累责任人积累档案室积累归类组卷案卷编目封装填写交接文据清点签收入库整理积累形成环节建立归档制度归档制度实施监督指导归档制度采取有效措施归档制度方法文书、声像、实物、会计档案培训讲义—10—一、档案的收集工作档案的收集工作，就是档案部门按照国家有关规定，通过接收、征集等方式把档案集中起来的一项业务工作。（一）什么是归档,归档制度的主要内容是什么？各单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由文书部门或业务部门整理立卷定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。归档制度的基本内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和归档手续四个方面。1、归档范围归档范围。就是哪些文件材料应该归档，哪些文件材料不必归档，根据国家档案局2006年9月19日公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，机关文件材料归档范围主要有以下几个方面档案资料归档范围分类方案归档范围保管责任人种类类别1、文书档案1.1党群类1.1.1党务综合性工作，党委决定、报告、通知、总结，党员代表大会或党组织其他有关会议形成的会议记录、纪要。本单位党组、党员年报及党员名册、党团组织关系介绍存根。文书档案员1.1.2党组织建设、党员和党员干部管理、党内职务任免、1.1.3党的建设、党风、党纪、纪检监察、廉政建设等方面的通知、规定、通报、计划安排1.1.4宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设工作中形成的文件材料1.1.5职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料。1.1.6党员及党组织争先创优、工会评选劳模、先进及团委评优的事迹材料及表彰决定。违纪案件调查材料及处理决定；1.1.7专业学会、协会工作，群众团体活动形成的文件材料1.2行政管理类1.2.1企业设立及变更的的申请、批复，企业章程及工商行政管理、法律事务工作中形成的文件材料。文书档案员1.2.2企业领导班子(包括董事会、股东会、监事会和经理层)构成及变更，董事会及股东会形成的会议纪要及决议。企业内部机构设立及变更。文书、声像、实物、会计档案培训讲义—11—分类方案归档范围保管责任人种类类别1.2.3本单位关于各项管理工作的规章制度；总经理办公会及其它