山西大学档案管理办法

山西大学档案管理办法--------------------------------------------------------------------------------第一章总则第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。第二条山西大学档案是指建校以来在从事招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是国家和学校的宝贵财富，由档案馆集中统一管理。第三条档案工作是学校的重要基础工作之一，也是学校各项工作的组成部分，学校要把档案工作纳入总体发展规划。第四条学校档案工作由校长领导，分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。第二章机构设置与职责第五条档案馆为处级建制，既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门，同时还肩负着爱国主义教育、校史校情教育等任务。档案馆根据工作需要，在馆内设立相应的科室，负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。第六条需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。档案分室是档案馆的分支机构，分室行政上受所在单位管理，业务上受校档案馆指导、监督和检查。档案分室每年要定期向档案馆报送新增档案目录，移交永久保存的档案。第七条档案馆设馆长一名，副馆长二名。档案馆馆长、副馆长应具有高级以上专业技术职务任职经历，具有开拓创新意识和精神；档案工作人员应当具有本科以上学历，具备档案业务知识和现代化管理技能，热心档案工作，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守。学校各部门要有分管档案工作的领导，并根据实际需要配备专（兼）职档案人员，负责配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定及本校的档案工作规章制度，实施学校档案工作计划、规划，收集、整理、立卷和向档案馆移交本部门形成的档案材料等工作。第八条档案馆的主要职责是：（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定，综合规划学校档案工作；（二）拟订学校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容；（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料，定期检查档案的保管情况；（四）编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，开发档案信息资源，开展档案的开放和利用工作；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）负责组织全校档案人员的业务学习与培训，做好档案人员的年度考核工作；（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；（八）开展档案学术研究和交流活动；（九）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作；（十）管理、维护校史展和姚奠中艺术馆，做好接待工作。第九条专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。第十条学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照有关规定采取有效的防护措施，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按有关规定予以补助。第三章档案管理第十一条学校各部门要建立、健全档案工作的检查与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。第十二条学校各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围：（一）党群类：主要包括校党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及各项活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于党群工作的文件材料。（二）行政类：主要包括校行政工作的各种文件、会议记录、纪要及行政活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于行政工作的材料。（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍材料、奖惩材料、党团材料、高校毕业生登记表及反映学生能力的各种材料。（四）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。（五）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号执行。（六）基建类：主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。（七）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。（八）产品生产类：主要包括在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品、照片、录像等。（九）出版物类：主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物。（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、中外合作办学，境外办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。（十一）财会类：主要包括财务管理文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号执行）。（十二）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘等。（十三）实物档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。（十四）名人档案：主要包括专家学者、历任校领导、社会上有影响的校友、省级以上模范人物的各种材料。各类档案归档时间：（一）党、政部门和能按年度归档的部门，于次年4月底前归档。（二）教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。（三）科研、基建（含基建改造工程），应在鉴定、竣工后的3个月内归档。（四）当年形成的财会档案在会计年度终了后，由计财处保管3年，期满后于次年6月底前归档。（五）学生档案，入学前形成的材料在第一学年的寒假前归档，在校期间形成的材料在每年的暑假前归档。各类档案的归档范围和保管期限详见《山西大学档案归档范围和保管期限表》。第十三条学校实行材料形成部门立卷归档制度。各部门的兼职档案员要按照归档范围和要求，组织本部门档案的整理、立卷、归档。立卷人应当遵循纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律，对文件材料进行整理，档案馆负责指导立卷。第十四条归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行。第十五条档案馆接收档案时，要检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时应按照电子文件归档要求验收移交。第十六条学校与其他单位分工协作完成的项目，档案管要保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。第十七条个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定的移交时间，由本部门档案人员移交档案馆集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料，档案馆可以通过代管的形式进行管理。对于与学校有关的各种档案史料的捐赠者，视其珍贵程度，给予一定的奖励。对于征集到的珍贵史料学校将根据市场行情进行购买。第十八条档案馆应当对馆藏档案和资料的保管情况定期检查，防止档案的破损、褪色霉变和散失。对受损档案要及时修复或复制，对重要档案应及时数字化，加工成电子档案保管。第十九条档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。第四章档案的利用与公布第二十条档案馆要严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：（一）涉及国家秘密的；（二）涉及专利或者技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成单位规定限制利用的。第二十一条凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用，根据干部人事档案的有关规定执行。第二十二条涉及未公开的档案内容，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密部门批准。第二十三条档案馆提供利用的重要珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应经馆长批准。第二十四条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第二十五条档案馆要为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。学校各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提供。第二十六条寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。第五章条件保障第二十七条学校要确保档案工作和设备的经费需要，所需经费列入学校预算，单列专款由档案馆统筹安排。第二十八条学校要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。第二十九条学校应为档案馆配备必要的设备和恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。第六章奖励与处罚第三十条学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给与表彰奖励：（一）在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第三十一条有下列行为之一的，学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。第七章附则第三十二条本办法适应于学校各部门。第三十三条本办法自发布之日起执行。山大校字[2004]27号《山西大学档案管理办法》同时废止。第三十四条本办法解释权归档案馆。二〇〇九年三月五日