应收账款的管理控制方法

1应收帐款的管理控制方法陈宗贤ARCTL.004现在我们先谈应收帐款与信用的管理办法。所谓的应收帐款应先从源头来看，从信用管理来看；信用管理的产生，应先认识交易方式。以交易的活动来看，交易方式有3种：1.物物2.现金物3.信用物以下分别说明之。1.物物此类交易方式，在现阶段的社会仍是存在，例如：笔者所主持的企业单位，从事三角贸易、多角贸易，就是这种交易方式。因为在第三世界国家有外汇管制，所以要用卖给它东西的所得来进口它的东西，则外汇才得以抵充，没有风险。2.现金物此类交易方式，销售量大但金额不大。3.信用物要注重与注意信用交易，因大过交易总量的80%为信用交易。何谓信用交易？我们做如下的说明：1.我们接受客户跟我们买东西，产生应收款，客户并没立刻付钱。2.客户付钱，但收到应收票据，应收票据不代表一定会兑现，仍算是是信用交易。收到客户的远期票据，我们还存在风险，如何做到信用交易的安全措施？一定要注意做到销售安全。从事业务的人员，要关心销售安全，被倒一笔帐，就好比损失十笔生意，而且还要花许多精神追索。所以一定要做信用调查、征信调查的工作，要为每个客户建立客户数据卡。如果你是经销商或制造商，客户数据卡都是一定要做的；除非你是做直销，才可以不做，因你的客户较不会固定或长期购买。但其实还是最好做，因为如此就可以将服务工作做得更好，然后于获得口碑后，能达到客户介绍客户的境界，这就是最佳的销售方式。客户数据卡的建议格式如下表所示，而相关填写方式，以下将逐项说明之：客户基本资料名称、负责人、联络人、电话、传真、EmailAccount、资本额、属性、员工人数、设备营运资料月SR、季SR、年SR、项目、比例2信用资料银行账户同行评价同业评价客户资料卡分3个section：客户基本数据、营运数据、以及信用数据。现将客户基本数据各字段，说明如下：(1)名称：指客户的名称。(2)负责人：指客户的负责人。(3)联络人：指客户的联络人，通常是采购或使用单位，亦常以KeyPerson称之。(4)电话：指客户的联络电话。(5)传真：指客户的联络传真。(6)EmailAccount：指客户的联络EmailAccount。(7)资本额：指客户的资本额。(8)属性：指客户的经营属性，是属代理商？或制造业？或经销商？或地区经销商？零售商？…。(9)员工人数：指客户的雇用员工人数。(10)设备：指客户的设备有哪些？上述这些都叫基本数据，是指不太会变的部分。现将营运数据各字段，说明如下：(1)月SR：指月营收。(2)季SR：指季营收。(3)年SR：指年营收。(4)项目：指客户的营业项目。(5)比例：指我们公司产品在客户那里的占比多少？如果我们做经销或制造的业务，依此数值推算，可得到客户它正常向我们进货的量与金额，如果未做此整理分析，也许它会做过多的进货，而我们并无警觉。防止其异常交易，有此参考值，则会立刻知道，不会造成迷失；不至于当其大量进货，只会很高兴而不知道有风险。安全销售比冲业绩还重要。在说明信用资料之前，先给各位一个建议。大家也许应未忘掉，老板曾一再叮咛，与新客户第一次交易，一定要收现金。笔者反而对笔者的业务人员要求，第一次交易不要给现金，否则第二次给我们跳票或不给钱，就不构成诈欺。如果第一次交易给我们跳票，就可以直接告诈欺。若存心倒帐，通常第一次交易金额较小，不会倒，当第二次、第三次…胃口愈来愈大时，才会开始倒。因为若收票回来，票子上就有往来银行及账户，就可以向银行做征信调查，此为重要的方法技巧，所以第一次交易就可以收票据。3现将信用数据各字段，说明如下：(1)银行账户：指所收客户票据的银行账户。(2)同行评价：笔者常训练业务团队，到客户那里时，若同时看到其它厂商，可在门口等他出来，然后向他探听：客户与他们来往的信用情况？先自我介绍，然后以新近来往，想了解状况做开头。可以问他下述问题：「你们与他们已交易多久？你觉得他们的信用怎样？」当他回答：「我与他们交易五年，每次收钱都很困难。现在这笔钱，也是收了好多次才收到。」如此我们就能心中有谱了…(3)同业评价指可从客户的同业去调查它的虚实。由上述3点来建立信用额度，尤其是当我们是经销商与制造商，可以在这个额度内放心与它交易，超过则要小心。现定义信用额度的公式，如下：信用额度=未收款+未兑现票据=应收帐款+应收票据上述公式的意思，指：信用额度是未收款与未兑现票据两种风险加起来，我们相信评估后，在此额度内是安全的。未兑现票据，指：客户开的远期支票。因此我们开发一个新的客户，我们评估给在这个额度之内，可以随时出货，不去担心这个风险。26年前笔者曾订营运管理规则，其中有下述两项的规定：(1)业务人员的应收帐款被倒帐时，业务人员要赔偿100%。(2)业务人员的应收票据被倒帐时，业务人员要赔偿40%。现在如果再如此规定，恐怕找不到业务人员了，现在笔者一般的做法：在额度内免负责，超过则赔10%。建议从事业务工作的朋友，当我们规范好额度规定，我们还要做客户管理。因为是你所提出申请的Credit(信用额度)已获得公司同意，所以你应负责任的继续自行进行客户管理的工作。做外销时，亦会有客户要求OpenAccount，其实就是赊帐交易，我们若同意，则要给它一个CreditLine。从信用调查产生信用额度，应收帐款与应收票据皆是信用额度的一部份。应收票据是票据凭证，但应收帐款就比较困难举证，以确保相关权益。请问贵公司是否建立信用额度？鼓励大家了解，并在这方面实际于公司内运用。一个企业在业务管理里，如何做到公司的交易安全？这是本课程前面所做的第一个课题说明。接着说明应收帐款、应收票据，管控上应注意哪些？对于应收帐款，一般企业都只用一个科目，在笔者所主持企业为有效管理，笔者一定把应收帐款分如下四个科目：一、应收帐款的管理定义1.正常应收帐款42.逾期帐款3.问题帐款4.坏帐为何要分这四个科目？笔者常向企业的老板建议，这4个内容中，有3个很难收回，有2个是铁定收不回来，如果未加以分辨，很容易造成误判。例如：公司应收帐款挂了1000万，其中细项内容如下：1.正常应收帐款400万2.逾期帐款400万？3.问题帐款100万X4.坏帐100万X实际正常部分仅有400万，如果都挂在一齐很容易误判。如何分辨上述四种应收帐款？假如公司的应收帐款政策是月结3个月，而今天的日期是89/1/24，那么如果今天手上还有88/10/30以前的帐款存在，就叫逾期帐款，否则未满三个月者叫正常应收帐款。帐款的收取一定要快速，或依约定时间收款，一天也不能拖，一拖就容易变成逾期。千万不要养成客户逾期的习惯，久而久之帐款就会不给，成为问题帐款，最后变成倒帐。在税法上规定，除已经一定法律程序，否则不承认呆帐损失。所以若呆帐不获承认，则就会造成公司的双重损失，因为损益表销货收入有净利产生，要缴税；钱又未收回，造成双重损失。呆帐的损失必须经过法律程序，确认收不回来，经过两年后，才能挂坏帐处理。笔者曾主持某医疗产业，有天发现业务与会计因逾期帐款而吵架，业务说：「我到底是作业务的？还是收钱的？我跑业务很忙，要不然你去收。」笔者当场纠正业务说：「业务的工作就是既要做生意，又要收钱。你要会计去收，客户会说：叫业务来，东西又不是你卖给我的。」其实这也正是许多公司常发生的情况。什么叫问题应收？指这个客户已经跳票了；或这个客户虽屡经追索，仍一再拖欠，很可能会出问题…造成的原因，可能为下述之一：(1)客户本身的因素。(2)可能有交易的瑕疵。(3)可能公司产品的质量不良、未处理好，而客户想跟我们赖。什么叫呆帐？指客户已逃之夭夭、找不到；或客户跳票、理都不理我们。鼓励各位要将应收帐款分类清楚，才知如何做管理的动作。刚才从信用交易的过程中，了解第一个会产生应收帐款，第二个会产生应收票据。对应收票据，在心态上要把它看成应收帐款，因为还不一定会兑现？一定要收取到票据，才能做票据征信。票据的征信，对从事业务的人很重要，如何做票据征信？票据征信是一般公司行号对金融机构，缺点是较不容易得到正确的信息。现在介绍更为有效的、金融机构对金融机构的票据照会：假设你开发了一个新客户，第一次交易设法收一个7天到期的现金票，该现金票的付款行为彰化银行吉林分行，我们现在想假冒华南银行城东分行来进行票5据照会。先查好彰化银行吉林分行的电话号码后开始打电话，并请按下列程序进行应答：(1)表明身分：如何表明身分？一般人常不清楚。如果说：「我是华南银行城东分行。」这样是不对的，因为金融机构对金融机构，他们之间会讲行话，正确的说法为：「华银城东，票据照会。」并且要以闽南话发音。(2)问：这个客户什么时候开户？第二个问题要用闽南问：「何(闽南发音：当)时开户？」错误的问法是：「开户久不久？」因为若获得正确的开户日期，即可自行判断开户久不久？若所获得的开户日期为才新开户一个月，就要小心是否为诈骗集团、或是新公司虚设行号。除非是喜欢赚差价的公司，否则对方一直要给现金算折扣数，就要小心是否为诈骗集团？他们第一次用小鱼钓大鱼，第二次就开票给你。而如果第一次已付现，第二次以后才发生跳票，你就不能告它诈欺，因为此乃法律上的规定。(3)问：往来实绩？(4)问：往来绩数？(5)问：平常的余额几位数(闽南发音：残额几位数)？要设法让自己取信于对方，他就会告诉你许多实情。此问题对方答案的句型，可能会是下述六者之一：六上、六高六下、六中六中、六低六表示六位数，即10万位数。上或高表示最高位数的值为7或8或9；中表最高位数的值为4或5或6；下或低表最高位数的值为1或2或3。若为310000就是六低。(6)问：有没有其它的账户(闽南发音：口座)？(7)问：有没有退补纪录？票据法上规定，发生退票七天内注销，则红单子会收回，则没有退票纪录，只有注销纪录。所以不要只问：「有没有退票纪录？」或者问：「信用好不好？」应问：「有没有退补纪录？」如此才能涵盖退票与注销两者的信息。(8)多谢，有空来坐。如果对方恰巧有朋友在华银，要你转电话，你可以说：「等一下，我帮你看一看，他刚才离开，我再告诉他。」票据征信是非常重要的，如此进行的话，就算给现金票，第一张也会安全。如果是固定客户，也要每一季做票据照会，重新评估一次，这是非常重要的管理动作，若因为没做，而产生安全状况，就很可惜，所以对应收票据一定要做。现在说明刚才所提：票据照会的对谈，要以闽南语进行，会较有效的原因。因为很多公司收响应收票据，会拿到金融体系做票据贴现，此时会转到授信单位，6而产生金融机构间的票据照会情况。通常在授信单位的行员，都是比较资深或表现比较好的，这些人都稍有年纪，行话很多。所以我们也要练就流畅的闽南语行话，让他们误以为我们也是老资格，就容易让他们相信，他们就会什么都告诉你。在笔者的企业里，笔者都是叫业务助理或业务会计去做。另外笔者建议业务人员，因为客户在你手上，你自己也一定要去做。接着说明有关应收票据的一些基本常识。太多人不了解票据的基本常识，我们先从下图，理解票据的种类开始：银行本票本票甲存本票票据种类支票商业本票汇票票据分为3种，有：本票、支票、以及汇票。本票分为3种，有：银行本票、甲存本票、以及商业本票。什么是银行本票？银行本票可尽量收，保证不会退票，其上的票据付款人与开票人都是金融机构，大写金额会用毛笔。因付款行与开票人都是金融机构，所以它等于是现金，因金融机构开本票时，对方已将现金或银行存款，交付金融机构。各位参加投标，押标金很高时，此为通常使用的时机。什么是甲存本票？甲存本票的付款人是金融机构，开票人为公司行号。如果贵公司有甲存户头，可向往来银行要求金融机构提供甲存本票与支票搭配使用，甲存本票与支票有一样的效用。本票一定有两个日期：一为到期日、一为开票日；支票只有一个日期，为到期日。下图为本票、以及支票的外观示意图：到期日开票日到期日本金额支金额票票付款人开票人付款人开票人什么是商业本票？商业本票为自制本票，就是玩具票，20元就可以买一本，而一本有10张。不要以为商业本票，没有经过银行，就没有价值。商业本票可用在客户赖账、拖欠、以及没钱的时候。此时可买一张玩具票，上面除开票人不填外，其它字