山东大学档案管理办法

第一条为加强学校档案工作，进一步提高档案管理水平，充分发挥学校档案在办学中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》及《山东省档案工作条例》等文件，结合我校实际制定本办法。第二条学校档案是指学校在从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。各单位应加强对档案工作的领导和管理，做到“三纳入”（即纳入学校工作规划和计划，纳入各类人员职责范围，纳入各项工作管理制度。），“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作，同时布置、检查、总结、验收档案工作）管理。第四条档案工作贯彻统一领导,分级管理,集中保管的原则，实行文件材料形成部门和课题组立卷归档制度，确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。第五条全校各单位和全体师生员工都有保护和利用档案的义务和权利。第二章领导体制与机构、人员设置第六条学校档案工作在校行政的统一领导下，有一名副校长分管，并接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。学校设立档案管理委员会，具体负责组织协调、研究、解决档案工作中的重大问题。第七条学校设立档案馆，为处级建制，直属行政领导；西校区和南校区分别设综合档案室，为科级建制，是档案馆的分支机构，受档案馆馆长领导。威海分校、各附属医院应设综合档案室，一般为科级建制，受分校、医院和校档案馆双重领导。第八条各院、系、所、部、处、室等处级单位（以下统称单位），必须有一名负责人分管该单位的档案工作，明确档案工作岗位，实行兼职档案员或专职档案员的岗位配置，负责本单位档案的收集、积累、整理、立卷和移交工作。对档案数量较多、利用频繁且具有一定独立性的档案，经档案馆同意，可根据需要设立分室进行管理。档案分室由所在部门配员负责管理，并定期向档案馆移交档案。第九条档案工作人员（包括专职档案工作人员和各单位以做档案工作为主的兼职档案人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号），实行专业技术职务聘任制。档案专业技术人员应保持稳定，各单位档案工作人员的更换应征得档案馆的同意。第十条档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。第三章档案馆的性质和职能第十一条依法治档是学校档案工作的根本原则，档案馆负责全校档案工作的统一规划、管理、指导、监督与检查。第十二条档案馆是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的信息中心，负责主管、保存全校党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、医疗等各类档案。第十三条档案馆的基本任务如下：（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作。（二）制定学校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。（四）开展学校档案信息的开放和利用工作，为教学、科研、管理、医疗、生产等各项工作服务。（五）负责编制各种检索工具，编辑学校档案史料和档案参考资料，充分应用现代化手段，积极开发档案信息资源。（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方协作，进行档案信息交流。（七）负责对全校档案工作人员的业务培训。（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动，不断提高全校师生员工的档案意识。（九）开展档案学术研究和交流活动。第四章档案经费、库房与设备第十四条档案工作所需经费应列入学校、附属医院年度预算。各单位应对本单位归档文件材料所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。第十五条档案库房和业务用房，应符合国家《档案馆建筑设计规范》并配置恒温、恒湿设备做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求；存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案保存的安全。第十六条学校有计划地为档案馆配置复印、录音、摄相、缩微、电脑等设备，确保档案管理现代化的需要。第五章文件材料的立卷归档第十七条各单位必须按照国家规定，定期向学校档案馆移交档案，不得以任何借口拖延或拒绝归档。学校所有工作人员在其从事教学、科研、管理、医疗、生产等各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，必须按照国家归档的规定，收集齐全并及时向档案馆或本单位档案工作人员移交，集中管理。任何个人不得据为己有。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。第十八条各单位应建立健全予立卷制度，强化建档工作，做到教学、科研、管理、医疗、生产等每项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第十九条档案馆应根据国家有关规定，制定文件材料的归档范围、保管期限及密级等相关制度并认真贯彻执行。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第二十条各单位在对科研项目、产品规划与试制、基建工程、大型设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案馆或本部门档案工作人员参加。各主管部门应会同档案工作人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的项目不予验收、不得上报成果。第二十一条全校各单位应认真贯彻文件材料形成部门、课题组立卷制度，明确专人负责立卷，由立卷人按文件材料的自然形成规律进行系统整理、组卷，编制页码或件号，填写卷内文件目录和备考表，由部门、课题组负责人签字后装订成卷，按期向学校档案馆移交档案。档案馆应及时做好立卷工作的业务指导。第二十二条归档的文件材料应质地优良、书绘工整、图像清晰，规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准的要求（见《山东大学档案工作规范》）。第二十三条归档时间：1、各党政部门的文件材料和业务部门的综合性文件材料等，能按自然年度归档的内容（含声像档案），应于次年6月底前立卷归档；2、各教学部门等须按学年度归档的内容，每学年度结束后整理立卷，于次学年度寒假前归档；3、科研、产品、基建、设备等专项档案，在项目完成、验收、索赔期满后二个月内立卷归档；4、财会档案，在会计年度终了后立卷，按档案馆的统一要求整理编目，暂由财会部门保管二年，期满后的次年6月底前归档。5、人物类档案，由本人整理后可随时归档。第六章档案管理第二十四条档案馆应认真执行“高等学校档案工作规范”和“高等学校档案实体分类法”，对馆藏档案进行系统整理、科学分类与管理。第二十五条保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定执行。第二十六条档案馆对保管期限已满的档案，应定期组织鉴定与销毁。鉴定档案保存价值的原则，档案保管期限的标准，销毁档案的程序和办法，要严格按国家规定进行，严禁擅自销毁档案。第二十七条档案库房的技术管理应设专人负责，库房档案的收进和移出应严格手续，建立、健全库房管理制度。第二十八条档案馆应有专人负责档案统计工作，准确统计全宗和案卷数量、档案利用情况等。按照有关规定，及时向驻地档案行政管理部门和上级主管部门报送“档案工作情况统计报表”。第二十九条档案馆对所保管的档案和资料应定期进行检查，加强档案保护技术的研究与改进，对已破损和字迹退色的档案，及时修复或复制。遇有特殊情况，应立即报告学校领导，按领导的要求处理。第七章档案的利用和开放第三十条学校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。利用和开放档案的原则如下：1、学校馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分批分期向社会开放。2、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，无偿利用，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应予以维护其合法权益。3、凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用我校属于开放范围的档案，并可以摘录和复制（复制档案应由档案馆工作人员负责办理）。4、向社会开放档案的利用实行有偿服务，按规定合理收费。5、港、澳、台及海外华侨要求利用我校档案，须经有关主管部门介绍。6、外国机关或个人要求利用我校档案，应按国家有关规定办理。7、未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。第三十一条学校馆藏档案属于下列情况之一者不予开放：1、涉及党和国家秘密的；2、涉及专利和技术秘密的；3、涉及个人隐私的；4、档案形成部门规定限制利用的。第三十二条档案馆应设立专门的档案阅览室，供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续、遵守保密制度，主动提供档案检索工具，热情为利用者服务。第三十三条档案馆是学校出具本校档案证明的唯一合法机构。档案证明（含档案复制件、摘抄件等），须加盖“山东大学档案证明专用章”，方为有效。第八章奖励与处罚第三十四条档案馆应建立健全档案工作制度，制定各项业务规范，开展部门档案工作目标管理与考核。应对优秀的档案工作人员和服务成果、研究成果予以奖励。第三十五条对向学校捐赠档案的，应予表彰和奖励。档案馆要建立捐赠档案登记并代表学校颁发“捐赠档案证书”。第三十六条对违反《中华人民共和国档案法》的行为，依法处理。第三十七条使用学校档案，逾期不归还者处罚案卷滞留费（1元/卷份/天）；损毁、丢失档案的给予行政处分，并根据有关档案的价值和数量，对单位处1万元—10万元罚款，对个人处500元—5000元罚款。第三十八条不按国家规定范围归档或不按期移交档案的，给以通报批评，并对单位处5000元—10000元罚款，对个人处100元—500元罚款。第三十九条罚款由学校从单位经费或个人工资中扣除，全部归学校。第九章附则第四十条各附属医院、威海分校根据本办法制定管理细则。第四十一条本办法自发布之日起执行。原三校制定的档案管理办法同时废止。第四十二条本办法由档案馆负责解释。二OO一年三月十六日