工程建设项目中沟通管理的研究

工程建设项目中沟通管理的研究中国石油锦西石化分公司监理公司李昂摘要项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一。项目的决策和计划依赖于项目的信息沟通。良好的沟通有利于建立和改善入际关系，为项目经理的成功提供重要手段。因此，项目沟通管理在项目实施过程中具有至关重要的作用。项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目团队内部的信息畅通。团队内部信息的沟通直接关系到团队的目标、功能和组织结构，对于项目的成功有着重要的意义。本文以工程建设项目为背景，对项目沟通管理领域内主要贡献者的观点进行归纳，并梳理其理论逻辑，力求通过对项目中的沟通管理进行分析阐述，进而理解沟通管理在项目管理中的重要性。关键词：工程建设项目；项目管理；沟通管理1.问题的提出项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一。对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实旋过程，就必须进行项目的信息沟通。好的信息沟通对项目的发展和人际关系的改善都有促进作用。在科技迅速发展的今天，市场环境变化的速度越来越快，项目团队是项目任务和创新的载体，它能够对迅速变化的市场做出快速的反应，加强项目团队管理是取得最好业绩的途径。在许多项目管理工作中，项目团队的作用常被忽视，沟通不畅几乎是每个项目都会遇到的难题，在项目实施过程中暴露出许多沟通不畅引起的负面影响，使项目团队不能充分发挥作用，沟通管理成为项目发展中的制约条件。英国作家萧伯纳说过，假如你有一种思想，我有一种思想，彼此交换后，每人至少会拥有两种思想。这就是沟通的作用。沟通是我们生活和工作的主要部分。在工作岗位上，沟通也是我们事业成功不可缺少的技巧。有效的沟通可以使我们充分地表现自己的智慧和能力，实现我们的目标。沟通技巧是推进我们事业成功的主要环节，尤其当你成为一名管理人员时，需要在管理岗位上进行更多的沟通工作。著名的经理工作学派的创始人明茨伯格将经理的角色总结为三大类：人际关系、信息传递和决策，强调了有效的沟通是工作和事业成功的关键。就一个项目而言，资金、技术、设备、环境等因素是必不可少的，而人的因素更不容忽视。任何活动的实施都离不开人力资源，只要有人的参与，就必然涉及人、思想与信息之间的交流与碰撞，冲突在所难免，沟通无处不在。有效的管理者应认识到沟通管理是组织运转的先决条件。从事管理工作的人在与其他部门或人进行工作接触时，沟通的技能是非常重要的，大量的管理实践表明，管理者大部分时间均用于与他人的沟通，剩下的30％左右的时间才是用于分析问题和处理事务。很显然，管理者在同他人进行沟通时，不仅要充分地表达他们的观点，还要善于应付各种局面，以便将他们的观点付诸实施。管理人员决策的质量在很大程度上取决于他们从组织外部和组织成员中所得到信息的数量和准确度阿。巴纳德曾经指出，在任何一种组织理论中，管理沟通总是占据中心地位，因为组织的结构边屏和范围几乎完全取决于管理沟通技术。有效的沟通是协调团队成员关系，充分发挥成员能力，建立高效团队的必要条件”。2.项目管理、项目沟通管理的定义及特征2.1项目管理的定义项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起，在规定的时问、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作，有效的项目管理是指在规定用来实现具体目标和指标的时间内，对组织机构资源进行计划、引导和控制工作。2.2项目沟通管理的定义项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目团队内部的信息畅通。团队内部信息的沟通直接关系到团队的目标、功能和组织结构，对于项目的成功有着重要的意义。项目沟通管理，就是为了确保项目信息合理收集和传输，以及最终处理所需实施的一系列过程。2.3项目沟通管理的特征项目沟通管理具有以下特征：(1)复杂：每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政府机构等密切相关。另外，大部分项目都是由特意为其建立的项目团队进行实施的，具有临时性。因此，项目沟通管理必须协调各部门以及部门与部门之闻的关系，以确保项目顺利实施。(2)系统：项目是开放的复杂系统。项目的确立将或全部或局部的涉及到社会政治、经济、文化等诸多方面，对生态环境、能源将产生或大或小的影响，这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效的管理。3.项目沟通体系的建立3.1项目干系人识别项目沟通管理的目标是：通过项目各相关方的有效沟通，解决潜在问题，理顺各方关系，形成合力，确保项目管理总目标的实现。项目干系人是积极参与项目、或其利益会受到项目执行或完成情况影响的个人或组织。项目干系人对项目的目的和结果施加影响。项目管理团队必须识别项目干系人，确定他们的需求和期望，尽最大可能地管理与需求相关的影响，以获得项目的成功。对于本项目来讲，主要的干系人有内部和外部两个群体。内部群体包括：A总经理、B项目经理、C公司内部（质量计划部、设计部、人力资源部、财务部、施工部、采购部）、D分包商外部群体包括：E政府机关（发改委、财政部、住建部、交管局、环保局、园林局、法院、派出所、消防队）、F工程监理、G供应商（供货商、设备租赁商）、H新闻媒体、I周边居民、J律师事务所、K银行其中，政府机关需要重点沟通，以确保项目的立项，资金支持等前期工作顺利完成，保证项目按计划启动。在项目沟通规划及实际沟通中要特别注意与上述部门的沟通方式。根据干系人分类的结果，可以看到，与本项目有关的干系人共有2类12个，需要对感人进行排序，以便有效分配资源，对干系人的需求和期望进行了解和管理。在此过程中，我们可借鉴的方法有：权利/利益方格、权利/影响方格、影响/作用方格等。考虑到本项目关键干系人是政府部门、业主以及总承包商内部部门，一方面是干系人权力大小存在差异，另一方面是对项目结果的关注程度存在差异，因此，选权利/利益方格对干系人进行分析。如图3.1所示。图2.1权利/利益方格图3.2建立干系人登记册在完成干系人识别和分析后，为保证项目后续实施过程中能够对关键干系人进行重点沟通管理，还需要将已识别的干系人进行登记，行程干系人登记册，本项目建立的干系人登记册，见表3.2令其满意EB重点管理监督F随时告知ACDGHIJK高低高权利利益表3.2项目干系人登记册基本信息评估信息分类分类职位角色电话主要需求主要期望潜在影响阶段位置状态A总经理项目发起人项目完成情况项目按计划完成项目是否顺利完成启动计划实施收尾内部支持B项目经理项目负责项目合同、设计图纸、工程建设项目按计划完成项目是否顺利完成启动计划实施收尾内部支持C公司内部项目管理项目合同、设计图纸、工程建设项目按计划完成项目是否顺利完成启动计划实施收尾内部支持D分包商项目建设项目合同项目按计划完成项目是否顺利完成启动计划实施收尾内部支持E政府机关项目建设规划项目完成情况项目按规划实施所有项目项目是否符合要求启动收尾外部中立F工程监理项目监理设计图纸项目按规划实施项目是否顺利完成计划实施收尾外部支持G供应商设备供应合同项目的采购招标及设备采购能否按成本预算完成采购计划实施外部支持H新闻媒体新闻发布项目公告项目建设进程项目是否顺利完成启动收尾外部支持表3.2项目干系人登记册（续）分类职位角色电话主要需求主要期望潜在影响阶段位置状态I周边居民实施公告项目按时完成和影响尽量最小施工影响导致其对项目投诉计划实施收尾外部反对J律师事务所合同和法律管理合同项目是否顺利完成启动计划实施收尾外部中立K银行资金管理项目合同项目建设进程项目是否顺利完成启动收尾外部支持3.3项目沟通规划项目将依据项目的合同文件、各相关组织的信息需求、项目的实际情况、组织机构、沟通方案的约束条件以及适用的沟通技术，制定项目沟通管理计划。项目沟通管理计划与与项目管理的其他各类计划向协调，其主要内容包括：沟通目标、沟通原则、沟通对象、沟通内容、沟通方式、沟通途径和沟通时间等。同时还应该明确信息沟通方式和途径，信息收集归档格式，信息的发布与使用权限，沟通管理规划的调整等内容。3.4项目沟通管理原则符合法律规定是沟通工作的第一原则：①项目各参与方必须遵纪守法，诚实信用，在国家有关工程建设的法律、法规的许可范围内进行沟通工作。②沟通工作要维护公正原则：项目各参与方必须站在维护国家利益的立场上，服从项目整体大局，公平的处理每一个纠纷，以最大的项目利益为原则。③沟通与控制目标一致原则：在项目建设过程中，项目各参与方应该注意质量、工期、投资、安全、环境的统一，不能有所偏颇，通过有效沟通，理顺各方关系，形成合力，保证项目总目标的实现。3.5项目沟通管理对象①项目沟通与协调的对象是项目所涉及的内部和外部有关组织和个人。本项目沟通工作包括内部沟通和外部沟通。②内部沟通是指项目各参与方，包括设计部门，设备供应商以及监理单位之间的沟通。也包括项目部内部的各部门和有关成员之间的沟通和协调。③外部沟通是指未参与项目建设，但与项目建设有关联的各方。3.6项目沟通管理内容项目沟通工作包括人际关系的沟通、组织关系的沟通、供求关系的沟通、配合关系的沟通、约束关系的沟通等等。沟通与协调的内容涉及与项目实施有关的信息，包括项目各相关方共享的核心信息、项目内部和项目相关组织产生的相关信息。项目经理部将针对项目建设不用阶段出现的矛盾和问题，调整沟通计划。3.7项目沟通的依据和方式①项目内部沟通依据沟通计划、规章制度、项目管理目标责任书、控制目标等进行。内部沟通采用授权、会议、文件、培训、检查、项目进展报告、考核与激励、电子邮件、QQ、电话、对讲机等方式。②项目外部沟通由组织与项目相关方进行。外部沟通依据项目沟通计划、有关合同和合同变更资料、相关法律法规、伦理道德、社会责任和项目具体情况等进行。外部沟通采用电话、传真、召开会议、联合审查、媒体宣传和项目进展报告等方式。4小结项目团队管理的本质和核心闯题就是沟通问题，在一个项目中，我们会面对很多项目干系人，项目管理中的沟通管理从实质上来说很大程度上是对项目干系人之间的关系的一种管理。项目干系人可能来自于同一组织内部或者不同的组织团体，他们习惯了自己组织的文化和行为准则以及组织制度，因此，把这样的人聚合到同一个项目中如果没有良好的沟通，那么项目实施中就会出现很多问题，比如工期延误、成本加大、质量难于控制等问题，这些问题都会严重影响到项目的实施和项目的质量。而沟通管理的实质是要就项目信息进行适时和适当的传递，其目标是把相关信息及时准确的传递到相关的项目干系人，同时项目沟通管理还有另一个责任就是对项目干系人之间的关系进行协调和控制，使之朝着有利于项目目标的实现方向发展。因此，不管你的项目有多大，有多少人参加，项目经理都需要有一个详细的沟通计划。并且以这个沟通计划为基础，在项目的实施过程中不断的改进使之更加适合项目进程的需要。