广州市中小学校档案管理工作规范

广州市中小学校档案管理工作规范为适应我市中、小学校档案工作日益发展和管理现代化的需要，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，提高档案干部的政治、业务素质，实现学校档案和档案工作的管理科学化，促进整体业务建设，充分发挥学校档案信息资源的作用，进一步为学校教育教学工作服务，特制定本规范。第一章学校档案部门业务建设一、学校档案工作的基本原则(一)学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。(二)学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。档案工作应是评估学校全面建设的重要内容之一。(三)学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全、便于开发利用。(四)学校应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要做好验收档案工作。(五)学校应设立综合档案室，明确一位校领导分管档案工作，各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案干部具体承办。各级领导应为档案干部提高政治、业务水平和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定。(六)学校档案工作要在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。(七)学校档案工作要努力从经验管理向科学管理转变，逐步采用电子计算机等先进技术，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。二、学校档案部门的任务(一)认真贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，规划全校档案工作。(二)制定本校档案工作规章制度，监督、指导实施和检查执行情况。(三)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。(四)开展档案的利用工作。(五)参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。(六)参加档案工作协作、学术研究和交流活动。(七)培训学校档案工作人员。(八)开展档案宣传工作。(九)接受上级档案部门的监督指导和完成学校领导交办的其他任务。三、学校档案部门的制度建设(一)综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。(二)立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。(三)档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。(四)档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。(五)档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。(六)利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。(七)档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。(八)岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。四、学校档案干部素质要求(一)学校档案部门应配备政治素质好，具有大专以上文化水平和一定专业知识持证上岗的档案干部。(二)要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。(三)要认真学习档案专业知识、科学管理知识，提高整体素质，确保工作顺利进行。五、档案的收集(一)收集范围1学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。(1)学校档案规定归档范围八大类文件材料：党群、行政、教学、基本建设、仪器设备、会计、人员、声像方面的文件材料，其中幼儿园要增加卫生保健类的材料。(2)征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其它资料。(3)校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料，可交由学校档案室作资料保存。2建国前学校的各类档案。3并人本校的单位档案资料。4上级决定由本校保管的撤销单位的档案。(二)整理立卷归档分工1部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确，协同配合。2学校领导及各职能部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门，有关人员认真做好工作。3全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档，其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。4整理立卷归档涉及多个部门的文件，由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。(三)归档文件和案卷的质量要求1归档文件及案卷须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。(1)党群和行政类档案，按“卷”归档整理的，按问题、时间或重要程度组合。组成的案卷基本以问题(一项工作、一个会议、一项专题)为主和文件价值组合而成，案卷组合一般为60页。按“件”归档整理的，执行《广州市中小学校执行〈归档文件整理规则〉实施细则》。(2)教学、基建、设备门类档案，按阶段、项目、型号等分别组合(具体参阅各工作规范)。(3)声像类，按类别(指照片、录音、录像)内容、项目组合。2确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判定：(1)凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；(2)凡反映学校一般工作活动，长期对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；(3)凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。3对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余列为短期保管。4卷内文件排列，卷内文件要求文字材料在前，图样在后(图样按目录或图号排列)、正文在前，文稿在后。5编目：卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角(背面有文、图的在左上角)编页号。6填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。7案卷题名：案卷题名应简明确切，体式一致。题名须包括责任者，内容、名称(文种)等。字数不超过50个字。8案卷装订：案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面，并用计算机打印封面的题名和应填写的项目。(四)归档时间和手续1党政部门和按年度归档的部门应在次年三月底之前初步立卷后，移交综合档案室。2教学部门和按教学年度归档的部门应在次年寒假前将文件材料立卷后，移交综合档案室。3基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并移交综合档案室。4设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。5会计档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管三年期满后的次年6月底前移交综合档案室。6人员档案，属本单位保存范围的由本单位人事部门保存三年，期满后的次年6月底前移交综合档案室。7声像档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介，2个月内向档案部门归档。8随时接收上级规定应接收的档案。9接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。六、档案的整理(一)划分全宗1档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。2建国后学校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称因学校名称变动而改变。(二)档案的分类、编号1档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。2分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。(三)档案检索工具的编制1案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。2。从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具；全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。七、档案的计算机管理(一)档案自动化管理应纳入学校自动化信息管理网络，应使用广东省档案局推荐的与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。(二)计算机档案管理系统应用软件的配置环境，机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。最好尽可能选用容量较大，档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和学校教育管理信息系统联网要求。八、档案的保管(一)库房要求1新设置的库房应基本符合国家档案部门的规定。原有不合格库房，应按规范逐步改造。新建校办公楼、教学楼应考虑档案库房的设置。2库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。3库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60％。(二)库房应根据工作需要逐步配置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、收放录音机、抽湿机、空调机、吸尘器等设备。(三)档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。(四)库房排架应从左至右，从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架，库房排架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放指引卡和示意图。(五)档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。(六)声像载体档案的保管。按本规范第七章执行。九、档案的鉴定和统计(一)档案部门要按规定进行鉴定。1档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。2在分管校长领导下，档察部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。3销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。(二)档案部门要确定专人负责统计。1建立健全统计台帐，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据，按市档案部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表。2按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。3对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，并报学校领导。十、档案的开发利用，(一)档案部门人员要熟悉库藏，主动提供利用，为领导和有关部门服务。1要充分发挥各校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定题跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。2综合档案室内应有阅览室和复制设备，为利用者提供方便。(二)珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。(三)利用手续1凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，经批准才能给予利用。2利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。3学校档案一般不外借，特殊情况，经批准后才能借出。档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并根据不同情况，报学校按规定严肃处理。十一、档案的编研和学术研究(一)学校档案部门应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。自编或配合有关部门编写重要参考资料。1编研的重要参考资料包括：学校沿革，历任校领导(含副职)简介，学校各种基础数据汇编，年鉴，学校大事记(可与党办，校办合编)，重要档案史料汇编，重要专题文件汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等)，重要会议简介等。2档案部门对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。(二)学校档案部门应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统，本地区的档案协会(学会、研究会、协作组)活动，并起重要作用。第二章党群行政类档案工作规范一、归档范围的确定(一)确定的原则1归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。2归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。3归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。(二)归档的主要内容和重点1归档的主要内容包括党务、行政(教学、基建、设备、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个部门的内容、具体范围见附件一、二。2归档的重点以本校形成的不