实施流程与方案

1益初企业管理软件项目实施流程一、实施流程概述1.初次调研：主要的目的就是益初软件提供商的实施顾问人员能够对企业各个部门的业务流程初步了解，能收集到各个部门业务流的所有单据，和各个部门人员的认识，了解他们对益初软件的认识和期望，以便制订工作计划。2.系统培训：主要的目的就是能够让企业所有人员认识到什么是益初软件，并在企业中应用益初软件系统能给企业带来如何的效益，另外就是益初软件的各个系统的功能培训。3.流程拟定：主要的目的是实施顾问人员根据自己对该企业的了解结合自己或所在公司对企业所在行业的累积经验，结合益初软件拟定出一个符合企业需求的业务流程，能在系统中得到合理的体现；这是一个非常重要的阶段，一个企业的管理能否从此通过益初软件得到提升，流程能否更完善，就需要这个流程拟定了。4.编码原则：主要的目的是企业能在实施顾问人员的指导下，制定企业应用益初软件的基本原则，其中包括商品的编码原则、供应商、客户的编码原则、产品结构（包括BOM架阶）的分阶建立等。5.资料收集：主要的目的是企业的人员在熟悉了各项编码原则的基础上，收集企业应用益初软件管理所需要的基本资料，包括商品资料、供应商、客户、部门、人员等收集。6.流程测试：主要的目的是企业的人员测试流程拟定的合理性，并使用企业实际的业务流程来测试益初系统的功能完善性，和操作的方便性。7.期初导入：主要的目的是搜集益初系统上线的期初数据，并在实施顾问人员的指导下录入益初系统，为企业正式应用益初系统奠定夯实的基础。8.上线辅导：主要的目的是将企业的实际业务数据在益初系统中处理，一般在系统上线的第一、二个月的时间里面，有必要的又模式进行，以防企业人员在上线期初操作不熟练所造成错误。9.月结辅导：主要的目的是在应用系统一个自然月后，通过益初软件系统来跑出企业管理所需要的各种报表、检验报表的完善性，数据的准确性。当然，一个企业中要成功实施一个益初软件管理系统，单纯的以上九个步骤是远远不够的，益初的实施是一个非常规范的过程，所以，我们在这里将这过程分作为两大块。一、以实施文档全面贯穿实施过程：作为实施顾问人员，在实旋的过程中，应将各种标准的实施文档提交给企业，以确保益初软件实施项目的质量进行，也就是说，顾问与企业之间的工作与文档的制作息息相关，可见文档在实施进程中的重要性非同一般。那么，文档到底对整个实施工作有怎样的作用呢？首先，我们大致将益初实施中的文档作为一个分类：?分阶段实施计划文档?分阶段目标设置文档?标准业务流程文档?标准编码、标准数据文档?标准参数设置文档?功能操作指南文档这些文档将会2伴随着益初实施的各个阶段逐渐充实、完善；也同时记载了整个实施的过程和成果；那好，现在我们来分析一下这些文档的价值所在：1.书面化的文档有助于实施人员与企业人员明确了解各自的职责，信息互通，共同把握实施过程的节奏。2.标准业务流程文更有助于双方明晰业务流程，有效配合业务流程的重组和优化。3.标准编码、数据文档及标准参数设置文档是实施中不可缺少的基础资料，可有效减少重复工作，避免对正常工作的影响。4.功能操作指南文档可帮助最终用户规范化操作，加强培训效果。前面我们曾经提到，益初的软件实施工作可能时间不定，在这个时间跨度中，企业在最初实施益初软件管理时确定的益初软件项目的人员，也许难免要发生一些变化，那么，在发生变化时，益初实施文档就可以承担起指导双方快速工作的标准文档的作用；还有，当实施完成后，企业的运行过程将是更漫长的过程，那么实施的标准文档就将成为企业实施信息化的公共载体了，成这指导企业后续工作的航标，和企业在后续人员培训方面提供详尽的素材。二、培训全面贯穿实施过程：在益初软件实施的过程中，培训始终是作为一条主线的，具体点说吧，在系统实施过程中，培训对象包括以下四类：企业领导层、核心小组(项目负责人)、技术小组、最终用户(具体点就是谁使用，谁培训)1.企业领导层培训，对高层的培训主要是益初管理理念的培训，通常会由益初软件提供商安排较资深顾问师对企业领导层进行益初管理思想的培训，使得企业领导层能够从总体上理解益初系统的理念、流程和功能。2.核心小组（包括项目负责人、部门经理、门店店长、收银员等）的培训，对於这一类的培训内容包括益初系统的管理思想概念、益初系统的具体功能操作以及益初系统各种报表的应用。3.技术小组培训，技术小组的成员主要包括参与益初系统及相关Database和网络安装、设置及管理的信息部门成员。培训的主要目标是提供益初系统的设计结构，各个模块的关联关系与数据库结构，系统问题处理等。4.最终用户培训，培训目的是使用户了解益初软件系统使用后新的业务前景、目标以及带来的好处，使用户能清楚的了解到益初软件是什么，怎样通过它提高个人及整体的业务表现，使用户发觉其工作内容的变化及益初软件将如何融入其日常工作。同时向用户提供从现状到未来迁移过程中通用的术语，提导用户如何使用益初软件完成其工作。益初软件的实施过程中的培训作为实施的一条主线，既体现了益初软件实施很高的附加值，又充分体现了益初实施过程中的知识转移。把益初软件从半成品到成品的过程实质就是知识转移的过程，其中包含企业的管理诊断，实施战略的选择，业务流程的设定，对企业需求的恰到好处的分析。上述中，企业信息化是一个长期的过程，在这个过程中，成熟完善的益初软件管理系统是信息化成功的前提，严谨科学的实施方式是保证益初软件成功上线的关键。二、实施流程介绍（一）．系统安装、数据准备初始化阶段进行系统的软硬件环境建设，搭建系统可运行环境，同时益初实施顾问和项目负责人感谢贵公司对我公司的信任和支持，结合我们在珠宝界有多年的实战经验，遵循科学合理的方针制定一套完整的实施流程。为了保证系统实施成功的可3靠性，双方有必要遵循以下的实施流程和明确各流程阶段的任务目标。在双祺珠宝企业管理软件实施计划中，按照双祺珠宝企业管理软件项目实施的标准分为7步实施细节，针对每个部分的实施要求和标准如下（二）．项目计划阶段在项目计划阶段，主要重点确立双方的合作关系，遵循双方互利平等的原则，双方签定软件合同；明确相关人员的责任和工作内容，对关于项目实施的流程进行日期确定。（三）．系统调研咨询和业务流程拟定阶段深入调研企业的业务流程，分析现有流程问题，并对现有业务流程进行优化，在标准流程模板上完成业务部门的各种作业流程制作，对系统确实不能符合流程需要的部分进行二次开发。项目小组进行沟通，详细的了解现在的管理现状，解答各级主管对系统的疑虑，结合项目小组的建议制定初始化系统方案，初始化系统方案包含规范商品、人员、客户资料、供应商资料、业务资料、基础资料等信息的编码标准，并对系统做初始化。（四）．培训阶段良好的培训可以促进项目的顺利进行，同时可帮助企业建立一支技术过硬的操作和维护队伍、实现技术的转移、保证系统顺利建设并长期稳定的良好运转。益初对企业的培训包括授课培训和现场培训。授课培训是较为系统的理论学习，提供完备的学习资料，使大家在形式上有一种管理思想的变革，同时根据不同课程辅以相关的实际操作。现场培训是实施顾问在项目实施期间，给企业的操作人员一对一的操作培训，真正使操作人员完全彻底的掌握业务操作，提高实际的工作效率，把实际的业务操作流程深入到软件中固化操作流程，对操作过程中产生的问题随即解答。益初项目实施的培训对象一般分为三个级别：企业领导层、核心小组及终端操作者。同时，对相关的基本信息（包括商品、人员、客户、供应商等等）进行编码原则制定，确定编码的唯一性。（五）．模拟上线阶段将前一阶段搜集整理的基本资料输入系统，使用真实的数据进行系统的上线仿真模拟。在模拟上线阶段，操作人员充分去体现软件功能的实现，有问题及时4反馈给实施顾问，然后组织项目小组对遇到的问题进行讨论并确定解决方案。（六）．正式上线阶段进行初期余额的导入动作，对导入的数据进行检查审核，在认为正确无误后，正式上线运行。实施顾问在场服务，对系统运行中出现的问题和操作用户提出的问题当场解决。（七）．效益评估与结案阶段的评估标准查看系统数据是否准确，评定系统运行的效率，系统运行的评估标准和益初管理系统在企业的应用目标以下面的描述为基准。1.商品编码管理实施规化益初软件后，能对商品编码方式进行自由定义，对商品编码进行科学分类，做到了商品编码的唯一性，系统能自动生成商品编码和名称，极大地减少了商品编码工作量，提高了工作效率。7.人力资源人事考勤、其他费用、工资系统有机地结合起来，做到了数据完全共享，薪资系统能根据用户需求自动灵活定义薪资项目、计算公式，提供了薪资计算的灵活性、准确性，使月工资报表能准确及时地提交公司主管。8、财务管理在该部分的规划设计中，我们尽可能调动系统的资源，大量的数据调用、报表生成全部由系统自动完成，减少财务人员输入资料的数据量和时间，实现财务业务一体化，特有的双祺方式下的结算方式，使财务系统操作方面力求简单实用、灵活，让作业人员有更多的时间核对商品资料，确保数据的准确性、一致性。益初管理软件操作流程一、系统流程图：开始建立帐套录入基本资料开启帐套商品入库录入期初库存入库审核前台零售后台批发(销售开单)零售日结销售单审核零售记帐销售单修改商品盘点商品报损商品调拔库存调价库存单据审核库存总帐进货退货审核销售退货销售退货审核进货退货商品库存情况入库单修改5二、系统流程介绍1、建立帐套:启动软件-帐套管理（连接、新建、引入、备份、恢复删除等）；2、录入基本资料:基本资料(先建分类后建资料);3、录入期初数据:库存期初、应收期初、应付期初、账户期初等；4、启用帐套:系统管理-启用帐套;5、商品入库:采购管理-采购入库;6、采购结算：付款单；7、入库审核记帐:采购管理-采购入库单-审核/记帐;8、前台零售：零售参数设置-零售开单；9、零售日结记帐：零售管理-零售单据日结记帐；10、后台批发（销售开单）：销售管理-销售开单；11、销售单审核记帐：销售管理-销售开单-审核/记帐；12、销售单修改：销售管理-销售开单；13、库存盘点：库存管理-商品盘点；14、商品损耗：库存管理-商品损耗单；15、商品调拔：库存管理-商品调拔；16、商品领用单：库存管理-商品领用单/退领单；17、商品组合单：库存管理-商品组合单；18、商品拆分单：库存管理-商品拆分单；19、其他出库/入库单：库存管理-其他出库/入库单；20、库存调价：库存管理-库存调价；21、财务库存帐本：库存管理-财务库存帐本22、仓库库存报表：库存管理-仓库库存报表23、商品库存情况：仓库管理-商品库存情况；24、经营历程;6三、实际操作1、新建帐套1、解释账套具体含义，讲解如何连接服务器，新建、删除、备份、恢复账套等2、登陆日期（提醒客户：开账日期的核实）2、软件初始化1、管理员密码的修改向用户讲解如何设置、修改管理员密码，设置密码的必要性。2、如果用户有多人操作，需要向多人授权时讲解如何在基本信息中添加内部职员，如何在系统维护中将内部职员设置为操作员，如何设置操作员密码，操作员不具备修改密码的权限；讲解操作员如何登陆，如何设置操作员权限（操作员的具体权限第一次培训时一般不讲解，如果客户询问再讲。）3、录入基本信息：讲解如何添加、分类与删除基本信息对于库存商品，询问客户是否需要多单位、及预设售价管理，如需要则讲解，如不需要则跳过。4、期初建账：讲解如何录入期初账务数据（库存商品、应收应付是重点，库存商品要根据用户的管理需要，看是否需要进行批次管理）5、开账（提醒用户一定要确认数据的正确性，避免因数据录入错误，导致不必要的麻烦。）3、进货管理1、讲解采购入库单的使用，演示入库单的录入和保存。此时需要讲解开单的作用；需要演示单据记帐后产生的数据变化。往来账：进货未付款，应付账款增加，需向用户演示“应付款总帐—应付款明细帐—采购入库单。“应付对账”，让用户了解如何操作与供应商的对帐。库存：进货单记帐，库存增加，需向用户演示“入帐（在进货管理图形界面直接点击入帐图标）”，再点库存情况表表，让用户了解入库单记帐前后的账本变