基于业务流程梳理的职能域顶层设计方法XXXX0519

基于业务流程梳理的职能域顶层设计方法佟秋利二零一零年五月目录一、业务流程梳理1、业务流程梳理的目标2、业务流程梳理的作用3、业务流程梳理的基本概念4、业务流程梳理的工作内容二、职能域顶层设计方法三、清华大学财务域的实践1、业务流程梳理的目标简化工作程序；为组织结构调整提供科学依据；拓展服务、提高服务水平；完善内部控制；精简队伍、优化人员结构。2、业务流程梳理的作用为管理者提供有关业务运转方面的整体认识；比较完整的再现业务的全貌，为业务经验的传播和组织内部的培训提供很好的材料；使员工对他们的工作如何开展以及他们为什么是团队的一分子有了一个整体的认识。3、业务流程梳理的基本概念流程：–初始、变化、结束，可以进一步细分为子流程客户–客户是流程的服务对象触发点–触发流程的事件，它通常是客户的某个行为周期时间和保留时间–完成流程所需的时间和等待处理所需的时间支持性流程–不为客户所知的流程，对客户是透明的流程图–流程图是由一组图形元素构成的对流程的完整描述4、业务流程梳理的工作内容职能域=》职能部门=》岗位=》人职能域=》职能部门=》业务大类=》任务–业务大类设岗表（岗位业务大类对照）–岗位任务调查表–岗位任务梳理表4.1、业务大类设岗表由职能部门负责人组织填写；将本部门业务划分为多个业务大类，分析各业务大类下的岗位设置，并填写设岗二级部门（科室）以及当前的岗位承担人。1、业务大类设岗表部门名称：序号业务大类岗位二级部门岗位承担人业务大类的序号将整个部门的业务划分为多个大类，业务大类名称全局唯一。分析每个业务大类下有多少个岗位，岗位名称全局唯一。设岗二级部门（科室），存在多个部门设置相同岗位的情况。设岗二级部门内，岗位的承担人员。4.2、岗位任务调查表由具体的岗位承担者（业务人员）填写；收集岗位所承担的任务信息，对任务进行全面描述。由三部分组成–岗位任务清单–岗位任务表–单据及流向表4.2、岗位任务调查表（续）岗位任务调查表——岗位任务清单业务大类：二级部门：岗位：填表人：任务序号任务名称任务分类1将业务分类下的所有工作划分成多个任务，记录每个任务的名称任务分类123任务分类244.2、岗位任务调查表（续）岗位任务调查表——岗位任务表任务序号任务名称任务描述子任务名称任务步骤名称进入任务/子任务/任务步骤的原因任务/子任务/任务步骤内容完成任务/子任务/任务步骤所需时间补充说明及改进建议输入（单据及其来源）输出（单据及其去向）与“岗位任务清单”中的任务序号对应。与“岗位任务清单”中的任务名称对应。描述任务的主要内容任务下相互独立的工作模块为子任务，子任务间没有紧密的时序关系；如没有，此列填“无”。任务或子任务下有关联关系和先后顺序的工作为任务步骤，任务步骤间一般有紧密的时序关系；如没有，此列填“无”。可能来自于柜台的服务请求、邮件、电话，也可能是时间触发。此处填写任务/子任务/任务步骤中具体做事的内容（如有有先后顺序，按时间顺序填写）。内容描述时，需要明确指出每件工作的发起者、处理者、接收者，同时要描述各环节中使用的信息系统及使用方式。对完成步骤所需时间的估计值区别于前面的内容填写，此处填写做事的规则和注意事项。也可以填写过程存在的问题及建议。进行该步骤时，从外部接收的单据以及单据的来源完成该步骤时产生的单据以及单据的去向4.2、岗位任务调查表（续）岗位任务调查表——单据及流向表单据名称印制单位一式几份/联单据名称需使用全称，可在全称后用括号标注简称。单据的印制单位，即最初始的来源单据的份数或联数4.3、岗位任务梳理表由业务梳理人员填写；针对岗位承担者（业务人员）填写的岗位任务调查表进行梳理；对任务调查表中的任务、子任务、任务步骤、单据等进行必要的关联和合并；根据处理后流程填写岗位任务梳理表，为业务建模做准备。4.3、岗位任务梳理表（续）岗位任务梳理表任务序号任务名称任务描述子任务名称任务步骤名称来源本岗位处理去向补充说明来源人员/岗位/信息系统事件输入单据办理产生的新单据及处理过的输入单据所需时间去向人员/岗位/信息系统事件输出单据基于岗位任务调查表的任务序号基于岗位任务调查表的任务名称描述任务的主要内容任务中相对独立的工作可以分为多个子任务。任务或子任务中前后相关联的工作可以分为多个任务步骤。任务步骤对办理是唯一的，但可以有多个来源和去向。多个来源之间应该是并行关系；多个去向之间应该是并行关系。触发任务的人员、岗位或信息系统。触发任务的事件，可以是人员、岗位或信息系统发起的事件，也可以是由于定期任务、管理要求等事件触发的任务。触发任务所输入的单据本岗位完成任务/子任务/任务步骤的处理内容。本岗位完成任务/子任务/任务步骤时产生的新单具或处理过的输入单据完成本任务/子任务/任务步骤需要花费的时间任务/子任务/任务步骤结束后，下一步骤的去向。本岗位对去向人员/岗位/信息系统发起的事件。本岗位向去向人员/岗位/信息系统输出的单据。需要特殊说明的事项。目录一、业务流程梳理二、职能域顶层设计方法1、指导原则2、工作步骤3、预期成果三、清华大学财务域的实践1、指导原则坚持从客户的角度出发来审查流程正确的识别并关注流程的“关键时刻”不要为了梳理而梳理、迷失在细节中保持流程图的简单性和可读性2、工作步骤根据业务大类设岗表、岗位任务调查表、岗位任务梳理表建立组成结构、业务模型、功能模型、数据模型及用户权限模型–建立组成结构图–建立协作流程图，形成业务模型–生成事件流图、数据流图，形成功能模型–整理表单内容清单，形成数据模型–整理岗位任务清单，形成用户权限模型总结工作、形成业务梳理及顶层设计报告目录一、业务流程梳理二、职能域顶层设计方法1、指导原则2、工作步骤3、预期成果3.1、组成结构3.2、业务模型3.3、功能模型3.4、数据模型3.5、用户权限模型三、清华大学财务域的实践3.1、组成结构职能域–职能部门（部处）•二级部门（科室）–岗位（在二级部门按业务工作设置）»岗位承担人•岗位（在一级部门按业务工作设置）–岗位承担人•业务大类–任务»子任务3.2、功能模型业务的层次–业务大类（在组成结构中）–业务过程（通过任务的关联分析获得）–业务活动（任务/子任务，在组成结构中）信息系统的层次–系统（通过业务大类的关联分析获得）–子系统（通过业务过程的关联分析获得）–功能及功能点（通过可信息化的业务活动获得）3.2、功能模型（续）已有信息信息系统的清理–系统按来源归集–按信息系统的层次重新命名–绘制信息系统生态图（关联图）3.3、数据模型原始单据进行分类–对原始单据按印制单位或来源进行分类•明确单据的来源和去向•用到该单据的任务名称和步骤原始单据规范化整理–将原始单据整理成一个或几个数据实体，并对每个数据实体包含的数据项进行简要说明•数据项属性包括：数据项名称、数据类型、数据长度、数据精度、备注•备注中可以对数据间的相互关系、取值范围等信息进行说明3.3、数据模型（续）已有信息系统数据整理建立业务大类的主题数据库–整理后的数据实体进行归类–提取公共数据实体归入共享基础数据库–其余数据实体组成该业务大类的主题数据库绘制主题数据库的关联图3.4、用户权限模型确定用户范围–所有可信息化的业务活动的参与对象建立用户角色表（角色名称、职责描述、时效性）–将用户分为固定角色和职务角色–固定角色全域统一界定，分析参与本职能域活动但未在职能域内设置的岗位，如：办理业务的教师和学生–职务角色根据部门科室设置，按照职务级别设置3.4、用户权限模型（续）建立角色权限表–用“角色名称-系统-子系统-功能权限”来描述角色权限关系，界定每个角色拥有的、能够访问的系统功能建立角色授权定义表–用“角色名称-定义方式-授权方式”来描述角色授权关系，界定每个角色的定义方式和授予方式，使得角色对应用的访问能够根据该模型实现授权管理目录一、业务流程梳理二、职能域顶层设计方法三、清华大学财务域的实践1、队伍组织2、工作过程3、工作成果实例1、队伍组织工作组领导组业务调查组业务人员业务咨询组业务梳理组技术支持调研访谈咨询沟通沟通结果梳理审阅领导审阅2、工作过程工作启动会–参会人员为中层干部以上，一把手主持会议–由领导组负责人（业务部门一把手）讲当前面临的形式，提出业务流程梳理的目标、思路和重点–由工作组负责人（信息部门系统分析员）介绍以下内容•明确组织结构•介绍工作步骤•说明工作内容及预期成果•提出工作计划及安排2、工作过程（续）整理业务的整体框架–领导组与业务咨询组共同商议确定单位的业务大类–业务咨询组合并所有部门设岗信息，统一岗位设置•文件名命名为：业务大类设岗表_单位名.xls注：业务咨询组与业务人员、领导组的沟通根据需要可以反复多次。找出需要进行流程梳理的业务和具体目标–领导组、业务咨询组共同讨论确定–指定业务调查组成员及负责岗位2、工作过程（续）开展细致的业务调研及梳理–业务调查组成员根据自身的工作经验填写业务调查表•文件命名为：岗位任务调查表_岗位名.xls•整理业务中涉及到的所有单据，每份单据提供一份样本，最好是填写完的单据–业务梳理组根据业务调查表填写业务梳理表•文件命名为：岗位任务梳理表_岗位名.xls2、工作过程（续）建立业务模型–业务梳理组根据定稿后的业务梳理表组织建立业务模型–根据业务模型生成功能模型–建立数据模型、用户权限模型注：业务梳理组与业务调查组的沟通根据需要可以反复多次。总结工作、形成总结报告–业务梳理组、业务咨询组、业务调查组总结整项工作，形成业务梳理及顶层设计总结报告–业务梳理组先后根据业务咨询组和领导组的审阅意见，修改完成总结报告3、工作成果实例业务大类设岗表职能部门名称：会计核算中心序号业务大类岗位部门岗位承担人1会计核算现金出纳岗位会计核算中心营业室各区财务室银行出纳岗位会计核算中心营业室各区财务室审核岗位会计核算中心营业室各区财务室2外汇管理外汇出纳岗位会计核算中心营业室XXX外汇审核、报表岗位YYY3税收管理代扣税款岗位各区营业室纳税申报及缴款岗位退税管理岗位3、工作成果实例（续）岗位任务调查表——岗位任务清单业务大类：外汇管理部门：会计核算中心岗位：外汇出纳岗填表人：XXX任务序号任务名称任务分类1总行换汇客户服务2额度换汇3出国退汇4交行换汇5汇票挂失、退回6发布牌价支持性工作7科目对账8定期利息、代兑手续费结转9单据管理3、工作成果实例岗位任务调查表——岗位任务表序号任务名称任务描述子任务名称任务步骤名称进入任务/子任务/任务步骤的原因任务/子任务/任务步骤内容完成任务/子任务/任务步骤所需时间补充说明及改进建议输入（单据与来源）输出（单据与去向）2额度换汇办理中国银行清华园支行的额度换汇业务。按业务发生的先后顺序，可分为审核材料、办理业务、单据结转三个任务步骤。首先审核办理业务的老师准备的材料，审核无误后填写各种单据，然后根据老师成功办理业务后返回的各种单据进行整理、归类，将需要结转的单据传输到其他部门或岗位。审核材料审核材料老师来办理业务审核老师提交的换汇材料，不全的需补齐。①如是出国取现，查看出国任务批件（办理业务的日期是否在批件所示日期之前）、出席国际会议人员/清华大学出国（境）人员（团组）兑换外汇申请表（要在申请表批汇金额范围内换汇）；③如是其他业务（除出国取现业务之外的业务），查看换汇申请书是否注明外币金额、是否有项目负责人签字和院系公章。超过等值USD2000时需找高燕老师审批；④借款单/转账单：内容是否完整，项目负责人、财务员章是否齐全。⑤空白转账支票：预留印鉴（财务专用章、财务负责人章）是否齐全。⑥如是外籍专家薪酬或差旅费取现，还需准备合同/协议（差旅需注明“费用由我方承担”字样）、外籍专家的签证和护照、工资清单（含完税凭证）或机票的复印件。10分钟建议各换汇财务部门留存，以减少老师因为材料准备不齐全而进行的重复劳动。①出国任务批件和出席国际会议人员/清华大学出国（境）人员（团组）兑换外汇申请表（外办）；②借款单/转账单/空白转账支票（办理业务的老师）；③换汇申请书（办理外汇的老师）④中国银行售出外币结汇证明单（中