商务邮件写作.

商务邮件写作发邮件和打电话作为我们日常工作中使用到的两种沟通方式，各有优点。打电话：快捷性&时效性发邮件：准确性&连续性俗话说“空口无凭”，在日常工作中重要的信息不能只靠电话等即时工具进行沟通，还要使用邮件进行书面确认，以免产生“空口无凭”的尴尬。总目录一、信息栏二、内容三、附件四、字体和字号五、回复技巧六、TIPS一、信息栏一、信息栏1.收件人To是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。可以是一个或多个.2.抄送CC是需要知道这回事的人，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，淡然可以会Email。3.密件抄送BCC与抄送不同的是，密件抄送的收件人地址不会显示在收件人的邮件中。Attention：To和CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。适当的规则有助于提升你的形象！一、信息栏信息栏的最后一项也是比较重要的一项，即“主题”！1.主题一定不能是空白！2.主题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。3.一封信尽可能只针对一个主题4.可适当使用大写字母字符（如“！”等）5.回复对方邮件时，应当根据回复内容更改标题，不要RE一大串。6.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处。二、内容1.适当地称呼收件人。2.开头结尾最好有问候语。3.正文。4.结尾签名1、适当地称呼收件人邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他/她的，要求其给出必要的回应。在多个收件人的情况下可以称呼“大家”、“各位”。如果对方有职务，一般以职务尊称对方，如：“X总”、“X经理”如果不清楚职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐/女士”称呼，但要把性别先搞清楚。如果不清楚性别“X先生/小姐”、“敬启者”。1、适当地称呼收件人英文邮件中对收件人的称呼也是有讲究的：⊙在不知道收信人姓名的情况下，有以下几种称呼方式：DearSir（姓名未知的男性）DearMadam（姓名未知的女性）DearSir/Madam（不确定收件人）⊙如果是发往某公司邮件还可用“DearSirs/Madams”1、适当地称呼收件人英文邮件中对收件人的称呼也是有讲究的：⊙在知道收信人姓名的情况下，有以下几种称呼方式：DearMrSmith（男士）DearMrsBrown（已婚女士）DearMissJones（未婚女士）DearMsTodd（Ms不显示收件人的婚姻状况）2、开头结尾最好有问候语开头：正式：“您好”“各位好”非正式：“你好”“大家好”…结尾：正式：“祝您工作顺利”“此致敬礼”（长辈）非正式：“祝好！”…2、开头结尾最好有问候语英文开头（很少用）：Howareyou?Howhaveyoubeen?Ihopeeverythingisfinewithyou.英文结尾（一般同称呼相对应）：PS:“Yourstruly”、“Sincerely（yours）”、“Verytrulyyours”在美国英语中常见。开头结尾DearSir/DearMadamYoursfaithfullyDearMr.Smith/DearMrs.BrownYourssincerely3、正文email正文要简明扼要，行文通顺。注意email的论述语气。尊重对方，“请”、“谢谢之类”的语气要经常出现。email正文多用1234之类的列表，或者配图片、表格，以清晰明确。一次邮件交代完整信息。尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。合理提示重要信息。不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里这样显得比较轻佻。4、结尾签名1)签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。2)不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。3)签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。商务电子邮件范例（中文一）张经理：您好！附件是《关于XX的调查报告》，请查收。祝您工作顺利！韩宇项目经理雅致人生管理顾问有限公司电话：[phone]邮箱：[e-mail]商务电子邮件范例（中文二）尊敬的王先生，您好！非常感谢您长期以来对《世界经理人》杂志的支持！为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您为我们上线1周年的尚品人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品人生尊贵会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品人生社区中结实与您一样成功的精英人士。您只要点击“接受”，便可以自动成为尚品人生网的尊贵会员。非常感谢您的关注，期待您加入尚品人生网！此致敬礼！李立群环球资源执行总裁《世界经理人》《尚品人生》出版人商务电子邮件范例（英文一）DearMr.Shenwei,AsdiscussedandagreedpleasefindourproposalfortheadditionalWMSfunctionalities.Ifyouhavefurtherquestionspleasedonothesitatetocontactus.Wewouldbeverygladtoreceiveyourorder.Kindregards,BerndFingerleProjectManagerPAASMSLogisticsGmbHObereIndustriestrasse857250Netphen/GermanyPhone:[phone]Fax:[phone]Mobile:[phone]E-mail:[e-mail]商务电子邮件范例（英文二）DearMr.Zhu,Asanticipateonmyhereundermessage,inordertocheckthemachinefoundation,ourMechanicalsupervisorMr.GiovanniLimitonewillarriveinYantaitomorroweveningandonFridaywillbepresentatyourpremises.Couldyoupleaseorganizethehotelpick-uponFridaymorning?Foryourreferencehismobilephonenumberis138XXXXXXXX.Thanksandbestregards,LuisaBollini(Mrs.)ProjectManagementPominiTenovaRollGrindersPominiDivisionViaLeonardodaVinci,2021053Castellanza–ItalyPhone：[phone]Fax：[e-mail]三、附件（DoNotForget！）1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2.附件命名：应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3.附件大小：不宜超过4个，数目较多时，应打包压缩成一个文件，如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。4.附件格式：如果是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。Attention：有附件时，先加附件再写内容！四、字体和字号字体：中文：宋体或者新宋体；英文：Verdana或者Arial字型。字号：五号或10号字即可。Attention：1、不要用稀奇古怪的字体或斜体。2、最好不用背景信纸，特别是对公务邮件。五、回复技巧1.及时回复。2.进行针对性回复。3.回复不得少于10个字。4.不要就同一问题多次回复讨论。5.要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）。6.转发邮件要突出信息。PS:一般来讲，答复时的字体字号、格式等应当同收件人的一样。但是现在有的为了突出，会改变一下字体或者颜色。六、TIPSTip1.先加附件，再写内容。Tip2.行文顺畅、简洁明了。Tip3.发邮件之前，自己以收件人的身份，读一遍。Tip4.检查收件人。Tip5.关键邮件要保存。Thanks！GoodNight