大型活动执行手册

项目执行手册流程安排是纲领前期准备是基础合作执行是关键控制应变是保障细节的把控决定效果后期跟踪是超越的所在2011年7月第1页共10页目录一、手册说明…………………………………………………………………2二、活动环节一：信息沟通…………………………………………………2三、活动环节二：方案制定…………………………………………………4四、活动环节三：开会分工…………………………………………………6五、活动环节四：活动筹备…………………………………………………6六、活动环节五：全体排练…………………………………………………9七、活动环节六：现场执行…………………………………………………9八、活动环节七：会后跟进………………………………………………11九、工作人员礼仪…………………………………………………………13第2页共10页一、手册说明本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。二、活动环节一：信息沟通信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。活动信息沟通表活动名称活动时间活动地点举办单位协办/联办单位执行负责人活动规模执行单位执行单位负责人活动目的活动意义主要领导嘉宾邀请媒体邀请主要流程接待标准其它要求三、活动环节二：方案制定活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各处室讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终第3页共10页版）。其整体流程如下：一般性活动简要方案基本要素：1、活动名称与目的；2、活动时间与地点；3、举办/联办/协办单位；4、与会领导、嘉宾、媒体与规模；5、简要流程。重大活动精细方案基本要素：1、活动名称、背景、目的、意义与口号；2、举办/承办/联办单位；3、活动时间地点；4、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模；5、活动详细流程；6、赞助机构与合作媒体；7、活动会务服务；8、其它事项。活动执行方案的基本要素：活动基本信息活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等执行团队分工A、执行总负责人；B、执行小组负责人；C、具体组员名单。前期筹备事宜A、筹备事宜列项;B、人员分工安排；C、筹备日程安排。执行负责人信息沟通填写活动信息沟通表与各处室讨论（第二版）制定活动方案与执行方案将活动方案（第二版）提交给领导审阅根据意见确定最终方案第4页共10页现场执行事宜A、现场布置说明；B、现场活动流程；C、现场任务列项。D、人员分工安排；活动后期工作A、后期事项明细；B、人员分工安排；C、完成时限要求。活动财务预算活动合同签订活动应急方案其它事项大型公开活动同时需制定招商赞助方案。四、活动环节三：开会分工活动前期，成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得到更多的部分协助）工作安排会三个目的：1、讲述活动各项情况；2、明确人员分工安排；3、听取反馈意见。工作安排会环节：1、执行负责人主持会议，介绍活动基本情况；2、执行负责人介绍人员分工安排；3、工作人员重述自身职责与安排；4、听取反馈意见并及时协调；5、领导总结发言。分工管理方法：由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。部门职能负责人执行方备注总指挥活动的总体策划、监督、协调、控制副总指挥项目的监督、协调、控制第5页共10页副总指挥会务协调1、各处室协调2、各部门协调3、召开协调会组长：组员：领导接待1、领导邀请（名单）2、领导餐宿、签到3、领导用车、礼品4、领导演讲稿5、领导参会路线检查组长：组员：对接：后勤嘉宾接待1、嘉宾邀请（名单）2、嘉宾餐宿3、嘉宾用车、礼品组长：组员：媒体接待1、媒体邀请（名单）2、媒体餐宿3、媒体签到、礼品组长：组员：舞美设计1、舞美督促、检查2、证件管理3、各区域视觉管理组长：组员：文字资料1、新闻通稿2、领导演讲稿3、主持人串词4、会务文字资料5、通讯录组长：组员：后勤保障1、生活用水2、餐宿、用车、礼品3、其他组长：组员：安保消防1、证件检查2、现场引导3、现场管理组长：组员：摄影摄像1、筹备前的影像2、现场影像3、活动资料收集信息管理其他1、志愿者2、礼仪3、信息共享、通知五、活动环节四：活动筹备在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。第6页共10页1、来宾邀请接待及接待方案：领导邀请和接待嘉宾邀请和接待媒体邀请和接待•邀请媒体名单•新闻夹内容•媒体签到•住宿登记表•媒介分工（活动现场位置）•接待物料•专访安排（名单、Q&A、）2活动进度制定严格的活动筹备各项内容的进度表：3物料准备4现场布置5应急预案AV部分•现场所有AV设备（包括笔记本电脑）均需在活动进场前、进场后进行多次检查，以确保所有设备的良好运转。第7页共10页•活动进行中对所有文件同时在两台笔记本上备份，以防现场一部出现问题马上可切换另一部天气变化安保事件•在活动区域周围及主要通道处安排工作人员及保安，防止中途发生突发事件，如发生意外变化及时疏导来宾。•如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到安全区域，确保在场领导的安全。•同时负责人利用场内广播对场内的人员进行引导和疏散。6公安消防•活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；•安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；•场地建筑和设施的消防、安全情况；•入场票证的管理、查验措施；•场地人员的核定容量；•迅速疏散人员的预备措施。7后勤保障•安排专门工作人员负责用餐预订及送达•指定工作人员用车和司机•文件打印•资料装袋、运输和存放•物品领取登记•生活用水、礼品8财务预算9文件管理活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等，需及时整理，让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。10活动相关物资会议物资项目基本内容会务文具打印机、订书机、纸笔、胶带等会议电子材料演讲PPT、开场背景PPT、背景音乐、视频会议发放材料嘉宾签到簿、活动议程单、会议介绍、会务其它资料六、活动环节五：全体排练针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。排练人员安排•排练总导演：执行负责人•排练人员：被排练环节的工作执行人员；第8页共10页•陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾；•问题纪录人员：七、活动环节六：现场执行1、再次排查：于活动正式开始前，所有工作人员提前就位，执行负责人须结合排练情况，对现场工作进行全面排查，尤其排查涉及领导安排的重要环节。•人员分工：工作人员重述自己的工作职责，确保所有人员全部到位；•物品摆放：现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐；•房屋摆设：房屋内部摆设是否美观、干净、整洁；•电子设备：电子设备是否运行正常，所有音频、PPT等电子资料是否已完全到位；•领导礼品：检查礼品是否到位并摆放整齐，工作人员是否清楚不同领导的礼品类别。2、领导接待：设立活动接待组，分设多个接待小组，每个小组由两人组成，由接待组组长负责小组间的协调，及时调配。当领导到场时，小组其中一名接待人员负责引导休息室，另一名于接待处迎接其它领导。重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。接待工作的通常流程：•联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息，预先告诉迎接事宜；•领导即到时，接待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好，车辆一到即主动上前迎接；•对于须由部门领导亲自迎接的领导，领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领导；•活动礼仪引导领导入休息室，并马上安排茶水。•活动开始接待人员负责引导至活动现场；3、现场配合：活动执行负责人根据活动执行方案，列明现场需要执行的工作，并进行工作人员细致安排，以配合现场活动流程中的所有工作。4、活动用餐：•提前安排好用餐座次，于餐桌上预先整齐摆放桌牌；•及时引导领导至用餐地点，直至每位领导就座完成；•在至用餐地点路上，需注意提包、拿衣服和活动材料，并确认是否有领导物品遗落；•用餐现场至少有一名工作人员，及时调配服务员，服务现场。5、欢送领导及礼品发送•首先集体欢送国家领导人和省部级重要领导，再欢送其它领导或企业家；•对于有司机或部门领导的领导，提前将礼品给领导司机或部门领导；•对于未带司机的参与领导，活动结束后由专门工作人员负责跟进发送礼品。八、活动环节七：会后跟进会后跟进工作也是活动的重要环节。于活动结束之后，需及时对活动进行跟进整理，具体包括如下几个方面：1、感谢短信发送于活动结束后，需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。2、会议/活动纪要第9页共10页于活动结束后，工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录，撰写会议/活动纪要，针对重要活动，需要形成活动记录，甚至形成会议/活动成果书籍。3、活动新闻稿活动结束的当天晚上，工作人员整理活动新闻稿，保证第二天及时进行新闻发布。4、音像资料整理活动结束后及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑，重要活动的视频和图片还须进行刻盘，连同其它活动成果资料、洗印照片等5、活动文件归档在会后跟进的基本工作完成之后，对活动文件进行归档整理。九、工作人员礼仪1、着装礼仪：男士着装礼仪：男士须穿正装（深色套装、领带、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；女士着装礼仪：女士宜穿正装（套装、丝袜、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；2、仪态仪容：在整个活动过程中，工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务，注意自己的仪态仪容。保持微笑，热情大方。3、迎接礼仪：4、现场礼仪：