天安安徽银保单证管理办法(草案)

1天安财险安徽分公司银保单证管理办法一、银行保险业务单证的管理原则1.银行保险业务涉及的单证主要有有价单证和非有价单证两种。有价单证是由分公司财务部进行系统化的管理，由中支财务部向分公司财务部申请征订或领用。所有有价单证必须在总公司的销售管理系统中按号逐级领用，逐号回销。具体管理细则由财务部门制订和解释。非有价单证有分公司银保部进行征订、管理和使用。2.各中支（或中支银保部）必须指定专人负责有价单证/非有价单证的申请、领用、保管、发放和回销工作，所有交接环节的交接清单必须妥善保管，定期分类装订成册归档。3.分公司或各中支与代理银行签订的代理协议中必须明确代理银行对保险公司有价单证的管理责任以及银行和保险公司之间的单证交接要求和流程，以便明确双方的权利和义务，为顺利开展代理业务奠定法律基础。4.中支银行保险第一责任人为分公司银行保险业务单证管理的第一责任人。二、单证管理的细则1.专人负责。单证管理实行专人负责制。银行保险部内勤负责对单证进行管理，同时，要求代理机构设专人负责重要单证的领取、保管和发放。2.专人登记。中支或中支银行保险部内勤必须建立领用台账，对非有价单证领用、保管、使用情况进行逐笔登记；对有价单证要进行追踪、与财务进行回销，且定期要和财务人员一起盘点有价单证库存，保证银行的有价单证不断档。。3.分公司银行保险部定期或不定期对中支银保代理业务的单证使用情况进行审查。三、单证费用的控制无论是有价单证还是非有价单证，都要合理征订，适度发放。1.合理征订：机构应根据自己的业务量及库存量，合理征订，一次不可征订过多，以防单证改版。2.适度发放：根据网点出单量的多少，进行适度发放。四、单证发放1．建立单证领用台帐。有价单证和非有价单证分别建立领用台账。（附表一、2二）2.非有价单证。为了合理有效的控制单证费用，客户经理在领用非有价单证时，银保部单证管理人员要详细询问客户经理领用此单证所要发放的网点，并结合其所代理网点的近期出单量来酌情发放，特别是对于一些易耗单证（如投保单．宣传折页等），尤其要控制，并在非有价单证领用台帐上登记。3.有价单证（这里主要指送往各代理银行的有价单证）发放交接。客户经理将单证送往银行，须填写“有价单证交接清单”（附表三）一式两份，由接收银行将实物与清单核对无误后，加盖银行公章，一份银行留存，一份带回中支作为登记造册的附件留存。五、单证回收1.非有价单证单证。已停止使用的单证或过期的单证，中支或中支银保部单证管理人员要督促客户经理及时从代理银行收回。2.有价单证（这里主要指送往各代理银行的有价单证）。客户经理每周不少于两次与代理银行的主体核算行（分行或支行）进行单证回销交接。“有价单证交接清单”一式两份，实物和清单核对无误后，双方签字盖章，一份留代理银行，另一份连同单证实物一起传回公司，并与中支单证管理人员进行交接，单证实物有投保单、保险费发票、保险费代理收据、保险合同变更申请书、批单等和作废的有价单证。客户经理将单证拿回（如保险单、发票等）后交于中支单证管理员，单证管理员在销售管理系统中进行回销操作，并登记相应台账（附表四）。六、单证核销1、银保通业务已实现有价单证的系统自动核销，无需手工核销。但要求中支单证管理人员使用销售管理系统中的相应进行核对，对于批量核销失败的，仍要在系统中进行手工核销。没有实现系统自动核销的，单证管理人员应进行手工核销。2.在没有完成银保通保单联机核销程序开发的银行，保险单的核销工作很难掌控，现阶段为有效完成保险单的核销工作，要求在代收保费凭证或保险费发票（或收据）上记录保险单流水号；此工作由柜员在承保出单打印代收保费凭证或发票后，及时填写在该凭证的正下方（凭证是上下联的记录在保险公司留存联上）1）对于在银行使用过程中作废的单证，银行应盖注销章，作废单证实物不返回公司的，由银行保管；作废单证实物返回公司的，随“有价单证交接清单”返回，交于银保部单证管理员进行回销。32）对于银行丢失的重空单证（有价类，下同），必须有该银行加盖公章的说明，以此作为销售管理系统单证回销的依据。3）目前代理网点单证回销有两种方式：a、代理网点单证先交接到主体核算行，再由主体核算行统一与客户经理交接。b、代理网点直接与客户经理交接，客户经理应依据重空发放明细单进行核对。4)中支银保的单证管理人员每月汇总重空单证的使用情况，编制《有价单证使用情况月报表》（附表五），与回销的单证实物一并交至机构财务部进行回销。财务部单证管理员必须与销售管理系统中的记录进行核对，以确认系统记录与原始单证的实际使用情况完全一致。七、单证止用当发生业务变动致使单证作废时，中支或中支银保部应及时通知代理银行予以封存，并尽快取回单证并清点入库。八、单证盘存1.建立单证盘存台帐（见附表六）。2.单证的盘存：正常情况下中支或中支银保单证管理人员应每月盘点一次，并根据单证盘存台帐中每种单证剩余量来确定是否申请征订；非正常情况下（如业务量剧增），应每周盘点一次，以便于及时征订。九、有价单证的清理1.中支单证管理人员每月从销售管理系统打印出未回销有价单证的明细清单，由客户经理交与代理银行核对库存并盖银行业务章确认。重空单证每半年（7月、1月）清理回收一次，代理网点可以保留1个月的单证用量，其余重空单证应予以收回。2.如遇重空单证式样更换，应及时书面通知代理银行进行清理回收。代理网点撤并或取消代理资格时应在1个月内进行清理回收。清理回收工作由中支银保人员具体实施，机构财务部负责监督。单证管理是银保业务管理中的重要环节，单证的征订、领用、交接、回收、核销牵涉面广、工作量大，管理要求高，分公司和中支都应高度重视，加强管理，保证单证的安全与合理使用。此单证管理办法的解释权在分公司银保部。天安财险安徽省分公司银保部2013年11月19日4附表一：附表二：有价单证领用发放登记簿单证名称：单证类型代码：发放日期起始号码结束号码发放数量代理网点代码系统操作日期领取人签字合计非有价单证领用台帐单证名称：领用日期领用人用途征订数量领取数量库存数量5附表三：天安财险公司银行保险有价单证交接清单序号单证名称单证起止号单证数量单证状态备注交单人：接单人：交单单位(盖章)接单单位（盖章）日期：日期：附表四：有价单证回销登记簿单证名称：业务系统单证代码：序号回销日期使用作废遗失回收回销人签字份数号码份数号码份数号码份数号码合计说明：1、单证管理员可用交接清单作为回销登记的附件，对交接清单进行编号。2、回收是指从代理网点收回可以再次发放的空白有价单证。附表五：6有价单证使用情况统计表使用单位：单位：份单证名称单证类型代码上月库存本月领取本月发放本月库存上月未回销本月使用本月作废本月遗失本月未回销123456789合计说明：1、本表由银保部单证管理员和业管出单员每月汇总填写。2、回收的空白有价单证扣减当月发放量，交回财务的空白有价单证单证扣减当月领取量。3、本表勾稽关系：（1）+（2）-（3）＝（4）；（3）+（5）-（6）-（7）-（8）＝（9）4、本表中的数据应与《发放登记簿》、《回销登记簿》以及销售管理系统中数据一致。附表六：单证盘存表单证名称盘存日期上月库存+征订日期征订数量+领用数量-余额+投保单