基于流程的项目管理评估体系的几点看法

基于流程的项目管理评估体系的几点看法项目管理边界模糊，效率低下，项目管理流程优化的效果不明显，项目管理过程冗长，管理过程涉及的相关人员相互抱怨等等，诸如此类问题在企业十分突出，本文从流程评价的角度来规范项目管理过程，评价坚持以下四个原则：一是从过程和结果两方面来评价项目管理的全过程；二是用量化考核的手段来强调考核的落地；三是将考核结果应用在项目管理各相关部门年度绩效奖金的发放；4、在考核的同时制定工作指引，关键环节工作说明，提高各部门项目管理的效率。下面，本文将从几个要点讲述基于流程的项目管理评估体系的建设。首先，确定管理流程中的关键环节，并将关键环节提炼绩效指标。流程绩效测评指标的设定需要从流程的目标开始，即在流程建立或者优化之初要考虑，通过这个流程如何促进相应业务的改进。在一般企业常见的是，在流程文件描述的时候目标往往比较含糊和笼统，如“规范管理”，或者“加强执行”，目标变成了写流程文件的目的，而不是从业务本身出发考虑的绩效改进，最终导致流程文件写了一堆，但是不知道是为了解决什么业务问题，为流程而流程。因此我们建议流程的目标设置一定要直指业务目标本身，如新产品开发上市流程的目标是“提高新产品上市成功率”，这样这个流程就有了一个非常明确的导向。这个导向往往可以和企业的战略目标相对接，如根据企业战略，强调要加强产品一体化管理，进行产品整合，减少产品的数量，那么衡量新产品流程更关注的是产品线结构的合理性，而不是新产品上市申请审批效率的提升。基于流程的目标，我们就能比较容易找出衡量流程好坏的结果性指标，即通过这个流程的运作为企业带来的直接业务效益。与结果性指标对应，流程同时也有过程性指标，即对于容易出现问题等关键流程节点设置的过程监测指标。过程性指标更多的是应用于过程分析与改进。表1（某企业核心业务为例）从体现了流程绩效指标提炼的两个要点：业务目标、过程和结果并重。表1项目管理流程绩效指标清单（部分）性质指标名称名称考核部门计算公式计算时段来源流程过程项目申报及时率项目管理部门发文规定时间内完成申报的项目数/申报项目总数每年11月项目申报、审批流程过程项目申报准确率项目管理部门未修改项目数/申报项目总数每年11月项目申报、审批流程结果项目完成率项目管理部门已结算项目数/年度计划项目数每年12月项目管理部门统计过程物资申购准确率配合部门1（已申报累计物资数-申报不准确数）/已申报累计物资数每月物资申购、审批流程结果全年项目结算完成率配合部门2全年累计完成率/本年度项目已下达总额每年12月项目配合部门统计确定流程绩效指标后，我们还需编制指标卡，以表1中的项目申报及时率为例，详细如表2所示：表2指标卡样例：项目申报及时率编号XMSB-1名称项目申报及时率业务类别项目申报审批指标维度效率指标目的提高部门整体项目申报的及时率。计算公式发文规定时间内完成申报的项目数/申报项目总数单位%参数定义申报项目总数：项目单位年度申报的项目总数。发文规定的时间内完成申报的项目数：按照网、省公司发文规定时间完成申报的项目数。指标说明：申报及时，申报时间以发文的要求为准。以下数据为选择项（请在确认项前打√，若为其他或者特殊要求请在备注栏填写）：计算时段□每月□每季□年初到今（累计）√每年11月□不定期，分批次数据来源申报项目总数：修理技改科技项目管理系统发文规定的时间内完成申报的项目数：根据修理技改科技项目管理系统人工统计统计单位项目管理部门被统计单位□部门1□部门2□部门3□部门4□部门5□部门6评定标准达标：=99%；不达标：99%指标权重%其次，考核方式的设置：年度、月度和季度相结合，按指标重要性划分档次。当一个流程及其测评指标一旦设定和发布，则要开始进入一个动态的管理过程，即定期的流程绩效测评和分析改进。①年度指标和月度指标的计算。在确定考评内容后，这一部分我们队考评的方法进行说明。指标有两类，年度指标和月度指标，分别采用不同的计算方法，具体如下：年度指标：单个指标计算得分达到“目标值”，则记为100分，否则记为实际所得比率*100。月度指标：计算各月的指标得分以作当月的部门之间横向比较；各月数据于年底加总后相除，得出年度得分，如年度资金计划准确率得分=（∑当月资金完成额/∑当月上报资金计划额）*100；对于“一票否决制”的月度指标，统计达到“目标值”的月份个数，除以相应的总月数（6或12），得到全年的指标得分。举例：若项目单位月度项目管理形象进度达标月份为8个月，则年度项目管理形象进度得分=8/12*100=75分。②考核的依据各部门年度项目管理总得分、“达标”指标的个数和绩效扣分作为考核的依据，其中，各项目配合单位年度项目管理总得分=∑单个指标年度得分*权重，其中单个指标未达到目标值或者“不达标”则扣1分，各部门绩效扣分总分=∑单个指标扣分*权重。考评的流程如图1所示：项目配合部门管理员项目配合部门管理员项目管理部门项目管理部门发放指标卡学习并熟悉指标卡内容及要求根据指标卡，进一步分配部门工作任务。收集及递交有关数据记录及统计指标卡执行情况总结及公布年度指标执行情况召开会议讨论年度指标执行情况，并做出评价结果。最后，对项目管理中的关键环节进行说明，指导项目配合部门更好的执行流程。流程评估最终目的是规范管理，提高工作效率，考核只是手段。因此，在设计考核方案的同时应该对项目管理流程关键环节的工作说明，指导各部门的项目管理工作。表3是以项目管理中财务管理流程的关键环节为例进行说明。表3工程项目财务管理关键环节工作说明（示例）业务类型关键节点关键环节的工作说明考核方式责任部门责任岗位工作完成记录记录方式全年资金结算完成率不低于99%1.根据合同和相关协议及时、准确支付工程项目价款，施工、设备、材料和其他工程费用的支付应同工程进度相适应，工程在没有全面验收时应留有一定比例的工程尾款，验收后按合同规定保留一定比例的质保金，在符合合同规定的条件时才可支付。2.结算资料要齐备，保证结算及时完成，包括资金审批表、合同、结算书、发票、竣工验收报告、新增固定资产登记表等。指标考核：全年资金结算完成率项目部门财务部结算书项目月度累计资金完成不能落后于计划1.实际工作应该根据年度预算计划及工程进度进行结算，加快资金结算速度，提高工程管理水平，避免资金结算集中在年底。2.结算资料要齐备，保证结算及时完成，包括资金审批表、合同、结算书、发票、竣工验收报告、新增固定资产登记表等。指标考核：修理项目月度累计资金完成不超标率项目部门财务部门月度资金结算表项目单位提供的结算与财务的结算是否吻合1.项目竣工后一周内，项目单位应向物资部门、财务部门发出项目竣工通知。2.项目单位应于项目竣工后一个月内完成施工费、设计费、监理费、咨询费以及自行采购的材料等工程费用的结算。3.物资部门应于项目竣工后一个月内完成所采购设备材料的结算；根据物资清点结果，完成物资退库手续的办理。4.项目单位应于项目竣工后一个月内会同物资部门对项目项目部门财务部门项目单位提交相关资料，财务部出财务结算。企业项目管理是一项系统工程，规范管理，提高效率，仅依靠流程绩效和关键环节工作指引还远远不够，本文仅浅论项目管理评估体系建设，还需从流程优化、管理改进等方面进一步研究。购置的工程物资进行清点，对已领用但未使用的工程物资办理退库手续。5.项目竣工后一个月内，项目单位应会同相关部门对项目形成的资产进行清点，在财务信息管理系统固定资产管理模块内填制《新增固定资产登记表》，通过系统流程送实物主管部门和财务部审核，并跟进办理进度。