南京大学档案管理暂行办法

第一章总则第一条我校档案是批学校过去、现在和将来在教学、科研、管理以及其它各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。第二条学校档案记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程，是学校师生员工的劳动成果和智慧结晶，是评估学校教学工作质量，评价科研成果，考核教师、专业人员，衡量学校管理水平以及编写校史等的重要依据，具有十分重要的凭证作用和参考作用。第三条学校档案工作是提高学校管理水平，为教学、科研服务的重要条件，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一。第二章档案管理体制和机构第四条学校档案工作由主管校长领导。校档案馆（系处级建制）既是学校档案工作的职能管理部门，同时又是负责永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，其业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。第五条校档案馆的基本任务（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定；广泛进行档案工作宣传，提高全校师生员工的档案意识。（二）制订本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查档案工作制度的执行。（三）指导和协助各院系、各单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作；接收各院系、各单位整理组卷完毕的档案，并进行科学管理和开放、提供利用工作。（四）保守档案机密，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统性；做好档案保护工作，最大限度地延条档案寿命。（五）开展档案的编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理和校史编写等各项工作提供服务；举办各种形式的档案展览。（六）负责对全校专、兼职档案员进行业务培训。（七）开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。第六条学校各部、处、院、系、所单位的档案工作，由一名负责人分管，并纳入单位的工作计划。各单位应配备一名专职或兼职档案员统一负责本单位档案的收集、整理和移交工作。第三章档案工作人员和经费第七条档案工作人员必须坚持四项基本原则，忠于职守，遵守纪律，具备专业知识和一定的科学文化知识。档案工作人员（包括专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》，实行专业技术职务聘任制。档案工作人员应保持相对稳定。第八条档案馆工作经费，应单独立项，列入学校预算。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持。第四章文件材料的形成和归档第九条建立、健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按校档案馆制定的立卷归档办法进行整理、立卷，并定期向校档案馆移交。各单位不得以任何借口不交，或将档案资料据为己有。（各类档案的立卷归档办法将分别另文规定。）第十条各院系、各部门在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，实现“四同步”管理。第十一条科技文件材料归档时，应由课题、产品试制、基建工程项目的负责人签名，有关业务主管部门和档案部门加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料，不予验收，不予上报成果；党政管理文件材料归档时，除立卷人签字外，还须部门领导审签。所有归档文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰。第五章档案的管理和利用第十二条档案馆的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架、编制检索工具，以便于利用。第十三条档案部门应注意档案的安全，做好档案保护工作，及时修补、修复残破档案。第十四条档案馆应建立档案统计，检查制度，定期对档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。第十五条档案馆要定期做好档案鉴定工作，并组织熟悉有关专业的人员和档案人员参加鉴定。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并造具清册，报主管校长审批。销毁档案时，应指定专人监销，校保卫、保密部门要派人参加。第十六条档案馆应会同有关部门定期进行档案密级审查，根据具体情况及时调整密级。第十七条档案馆应积极、主动地开展档案利用工作，制订档案借阅和复制制度，设立阅览室，为利用者提供方便。第十八条校档案馆按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全校以至社会开放属于开放范围的档案。第十九条凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的并经档案馆同意后，均可查阅利用档案，并可进行摘录和复制，档案的复制一般应由档案馆负责办理；未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布档案；港澳台同胞、海外侨胞要求利用档案的，须经有关主管部门介绍；外国人要求利用档案的，应按国家有关规定办理。第六章附则第二十条本办法根据《中华人民共和国档案法》和国家教委的《普通高等学校档案管理办法》制订。第二十一条本办法自颁布之日起施行。南京大学一九九0年四月二日