办公室管理

办公室管理：一、单项选择：1、级别高的办公室一般成为（办公厅）。2、中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅属于（国务院）3、办公室的核心功能是（塑造出组织文化及价值观）。4、办公室的本质属性是（服务性）。5、办公室工作的第一要义是（服务）。6、常用办公用品中属于办公文具的是（中性笔）。7、发放办公用品的人员要求是（发放人员要提醒适用部门和人员节约办公用品）。8、办公用品库存管理中的再订货量是（判断需要订购新的办公用品的库存余额）。9、正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（名牌和高档）。10、有权对政府采购合同进行监督和管理的是（国家级或省部级财政部门）。11、办公室人员辅助领导进行决策，意味着（只能充当领导的参谋和助手）。12、办公室在做调查研究工作时不能（调查时，牢记领导对问题的预判来筛选。。）13、办公室调查研究的选题原则不包括（易出成果原则）。14、监督工作部门的基本任务不包括（在督查中就有关重大问题作出重新决策）。15、办公室信息工作的要求不包括（信息量越大越好）。16、在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪要素（要有“诚心”）。17、下列电话礼仪中错误的是（与女士通电话，男士先挂）。18、介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（年龄）。19、行政办公费用中的“三项经费”不包括（业务招待费）。20、行政事业单位压缩办公经费不包括（把事权尽量分给下属机构，单位本身做事）21、根据1990年9月19日国家保密局发布，，，绝密事项不超过（三十年）。22、公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（4.5厘米）。23、在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合（他会故作忙碌状）24、下面属于文书的是（书信）。25、在公文行文中，下级想上级行文时，错误的是（抄送下级机关）。26、公文写作的规范要求（具有规范体式，符合公文格式标准）。27、向上级做请示时，下面做法不妥（地级市政府经常越过省政府直接向国务院）。28、意向书的特点不包括（约束性）。29、在办公室发文时，经复核，对于不符合要求的公（退交起草部门补充或修正）30、在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件（公开出版的杂志的赠阅信件）31、“四分四注意”立卷方法不包括（分纸型）。32、电子公文的属性是（具有规范格式）。33、电子公文的处理（可以印制成纸质文件分发处理）。34、公共关系工作的特点不包括（以慧己为原则）。35、危机的特点不包括（经常性）。36、危机管理的原则不包括（转移焦点原则）。37、下面属于办公室用语禁忌的是（领导交代的工作超出自己能力时，坦诚地说）38、会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（茶歇）。39、中型规模的会议人数一般是（数百人）。40、会议的直接成本不包括（会议工时成本）。41、制度会议策划方案时，要明确6个W，其中“Who”是指（会议参加人员）。二、判断题：1、办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。（√）2、省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。（×）3、信息调研是办公室的一项具体职能。（√）4、办公室的工作具有综合性特点。（√）5、办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。（×）6、发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。（×）7、办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。（√）8、办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。（×）9、办公用品的库存控制和监督中，要求进货、出货和库存的三卡一致。（√）10、办公设备使用权的获取只能是通过购买。（×）11、我国古代的谋士、谏官和官僚，以及当今各国的智囊团、思想库等都是（√）12、调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定（√）13、调查和研究是一回事。（×）14、决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的（×）15、办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除（√）16、涉外礼仪中以右为尊。（√）17、迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入（×）18、名片递送应选择初识之际，而不可选择分别之际。（×）19、举行开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。（×）20、签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔。（√）21、印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。（√）22、无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，自觉维护祖国的（√）23、狭义的文件即指公文。（√）24、公文行文时越级行文是普遍现象。（×）25、办文能力就是指写文能力。（×）26、意向书简单而言就是传递意向的文书。（√）27、协议书本身与合同的法律效力是一样的。（×）28、上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。（√）29、收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。（√）30、档案保管期限就是对档案划定的留存年限，它与档案本身的价值大小无关（×）31、档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三（√）32、电子文档不存在销毁问题。（×）33、办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。（×）34、危机的诱致因素是组织外部环境变化，组织内部管理都是预防危机的。（×）35、危机管理是指当组织发生了危及组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重大（√）36、请人勿送的常用礼貌用语是说“留步”。（√）37、会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。（√）38、会议的主办者就是会议的主持者。（×）39、大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程（×）40、大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。（√）三、简答题1、简答办公室的主要特点。（l）辅助性：（2）综合性：（3）服务性2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。(1)办公室人员善谋要求：能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到关键处，注重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，加强于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。3、简述办公室设备使用规范。（l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。（6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。③在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方；新物品置干旧物品的下而或后面；先来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，小的物品、常用的物品应放在前而，易干找寻和领取；办公耗材和打印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到．④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。⑥订立物品发放制度，确定物品发放人。5、简述调查研究的三个阶段及其主要任务。（1）准备阶段：主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。（2）实施阶段：主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。（3）完成阶段：主要是撰写调研报告。6、办公室督查工作的方式。（1）现场督查；（2）会议督查；（3）书面督查；（4）电话督查；（5）互联网督查7、办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。8、信访工作中网络来信的处理要求。（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件。（2）重要信访，及时报请。（3）转办信访，跟踪督办。（4）网络保密，脱机阅读。9、第三代时间管理的ABCD法则及其内容。第三代时间管理讲究优先顺序的观念，即把要做的事情分清轻重缓急，成为ABCD法则。A、重要且紧急：必须立刻做；B、紧急但不重要：在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事情；C、重要但不紧急：只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延；D、既不紧急也不重要：有闲工夫再说。10、简要回答公文写作的五部曲。第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图，增加“贴近度”。第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：模式化思维方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同存异思维方法。第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求：第五步，符合国家公文格式标准。11、简述起草请示的“五步棋”。起草请示的思维模式――沿着以下“五步棋”思路走（l）因为什么请示――对于原因、目的的说明。（2）请示什么问题――提出请示的主题内容。（3）怎样解决问题――提出解决问题的建议或方案。（4）请求上级回复――结尾用语的使用。（5）有无附件需要说明――根据需要确定附件的使用与否。12、简述公文校对工作要求。公文校对工作要求：校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人和撰稿人处理；需要使用标准校对符号；对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。13、简答电子公文处理过程的五个环节。（1）创建：根据一定的规则建立电子公文。（2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。（3）交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。（4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。（5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。14、简述公共关系的三大构成要素及其原则。（1）公共关系的三大构成要素包括：社会组织――主体；公众――客体；传播――手段。（2）公共关系的原则：公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如一，开拓创新，整体统一。15、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？（1）会议是否确有召开的客观必要性；（2）会议目的和会议风气是否端正；（3）会议时机是否已经成熟；（4）会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位．（5）各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。16、简述会议的积极作用。（1）交流信息，互通情报；（2）发扬民主，科学决策；（3）增强友谊，促进团结；（4）统一认识，协调行动；（5）带动消防，促进经济。17、简述会务管理的要求。（1）会前的最后检查：工作认真负责、细心、耐心；（2）组织签到和登记：任劳任怨能连续作战；（3）做好联络协调：沟通协调能力强；（4）会议记录与保密：业务素质与原则性；（5）会议后勤保障：服从分配协作意识好。四、案例分析题：1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应该按照孙的意见办，不应多头请示。（2）在工作中不应过分亲近和疏远某领导，以致落到尴尬的境地。（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，