合同交底管理制度(最终稿)

2014-2-17发布2014-02-18实施顾家实业投资（杭州）有限公司顾家实业投资（杭州）有限公司企业标准Q/KUKA-SY/003-2014项目合同交底管理制度2014-2-17发布2014-02-18实施顾家实业投资（杭州）有限公司修订页编制原因说明：为规范顾家实业投资（杭州）有限公司（以下简称“公司”或“顾家实业”）合同交底工作，为保证合同管理程序、制度及保证体系得以落实，提高分局合同管理水平，特制定本制度。章节号修订（内容）说明修订人/时间新增2014.02.14审核/日期：复核/日期：批准：编制部门（招标采购部）→审核（分管领导）→批准（总裁）Q/KUKA-SY/001-2014顾家实业投资（杭州）有限公司2014-02-17批准2014-02-18实施一、目的为规范顾家实业投资（杭州）有限公司（以下简称“公司”或“顾家实业”）合同交底工作，为保证合同管理程序、制度及保证体系得以落实，提高分局合同管理水平，特制定本制度。二、范围本制度适用于全分局范围工程承包项目的施工合同签订或变更后进行合同交底时使用。三、职责1、合同交底人：原则上为合同签订部门负责人，即项目公司为合约部经理、集团总部为招标采购部部门长或具体负责人。备注：为了项目工作顺利、高效的开展，合同交底职责可按以下约定调整：（1）集团招标采购部负责签订总包合同、集采合同、战略合同等大型合同必须由集团招标采购部部门长负责交底；（2）其他集团招标采购部负责的合同，集团招标采购部可委托具体经办人员或项目合约部负责人进行现场交底。但集团招标采购部须负责收集招投标及其他相关资料，并提供一套完整的合同资料。2、被交底人：分为“一级交底人”和“二级交底人”。（本制度下文的“被交底人”指的是“一级交底人”）“一级交底人”：项目总经理、工程副总、工程部、成本部等相关人员。“二级交底人”：项目相关各部门责任人及相关人员。其交底人为项目总经理或工程副总。1、合同交底人职责1.1组织参与部门（或人员）对合同条款进行细致的分析，并根据分析结果确定合同的执行要点及特殊情况处理方案。1.2按本制度组织好合同交底，向被交底人全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理等。Q/KUKA-SY/001-2014顾家实业投资（杭州）有限公司2014-02-17批准2014-02-18实施1.3解答被交底人针对合同条款提出的所有问题。2、被交底人职责2.1有责任和权力对合同中任何约而不定或存在歧义的条款要求交底人予以明确。2.2详细记录合同交底内容，由交底人和所有被交底人签字后形成交底资料。2.3将项目合同管理人员整理后的合同交底记录与合同文本一起保存，据此制定合同执行计划和合同风险防范措施。3、项目成本部职责：负责合同交底资料的收集，并整理完成合同交底记录；负责完善各部门合同执行计划、风险防范措施。四、程序1、合同交底形式：合同交底工作应通过合同交底会议进行，与会人员面对面讨论和交流。2、合同交底时间：应于合同签订后30日内，工程开工前完成向项目总经理、工程副总、项目工程部、项目成本部交底；项目部应于3日内完成向其下设各部门人员的交底。合同交底人负责收集招投标及其他相关资料，并提供一套完整的合同资料交项目成本部。项目公司在合同交底前3天各部门完成合同读阅消化，并将存在异议以邮件形式发至招标采购部。3、工程承包合同分析的重点为：3.1通过了解项目建设相关手续情况、重要管理人员（包括监理）情况、项目资金落实情况等，对发包方（一般指业主）基本履约状况进行分析。3.2合同工作范围。包括施工范围、物资采购范围等相关工作范围的确定。3.3合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序，设备、材料验收规定。3.4合同价款或计价方式、变更签证程序及计价方式、固定总价合同的风险范围和风险费用计算方法。进度款支付及调整的条件、方式和程序。3.5合同工期。暂定为发包方另行通知时，业主通知的提前量及通知的形式。3.6双方违约责任。针对每项责任义务，分析违约时公司利益将受到什么影响，如何避免违约发生。分析索赔的机会，确定处理策略。3.7双方可能存在的争议及争议解决方案。Q/KUKA-SY/001-2014顾家实业投资（杭州）有限公司2014-02-17批准2014-02-18实施4、合同交底资料管理与使用4.1合同交底人将交底资料及合同执行计划等反馈给项目成本部，由其将交底资料整理成合同交底记录。4.2项目成本部负责对合同执行计划、合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施组织进行进一步修改完善，形成合同管理文件，下发各执行人员，指导其工作。五、相关文件和记录《合同交底工作流程图》《合同交底记录表》六、附则1、本制度如有未尽事宜，随时补充或修正，解释权归集团成本控制中心。2、本制度经公司经总裁审批签字后生效执行。3、本制度自2014年2月18日起期施行。顾家实业投资有限公司2014年2月14日附加说明：本标准由顾家实业投资（杭州）有限公司成本控制中心管理本标准由顾家实业投资（杭州）有限公司招标采购部起草、修订本标准主要制订人（/修订人）：Q/KUKA-SY/001-2014顾家实业投资（杭州）有限公司2014-02-17批准2014-02-18实施附录一：合同交底工作流程图对内合同交底流程图项目总、项目工程部、成本部等项目部门负责人项目部门成员说明合同签定单位开始1.合同分析6.职责划分11.责任划分9.达成一致12.合同交底13.达成一致4.达成一致3.合同交底8.合同交底是是5.交底记录10.交底记录2.确定合同执行要点及特殊情况处理方案7.按部门确定执行要点，制定执行计划和风险防范措施14.交底记录是15.合同管理文档16.指导合同执行结束1.合同签订部门组织参与部门（或人员）对合同条款进行细致的分析；2.根据分析结果确定合同的执行要点及特殊情况处理方案；3.合同签订部门向被交底部门全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理等；4.交底人员解答被交底人员提出的问题，对合同条款不能达成一致认识时，由交底人组织重新进行合同分析；5.交底人员与被交底人员对合同条款达成一致认识后，形成书面合同交底记录；6.项目部根据合同及交底记录划分部门职责；7.确定各部门合同执行的要点、制定合同执行计划和合同风险防范措施；8.项目负责人或项目合同管理人员向各部门负责人陈述合同基本情况、合同执行计划、各部门合同执行要点、合同风险防范措施等；9.所有交底记录反馈给项目合同管理人员，由其以此为依据进行合同管理的执行、调整和修缮，并形成合同管理文档；10.使用合同管理文档指导所有管理人员进行合同的执行。Q/KUKA-SY/001-2014顾家实业投资（杭州）有限公司2014-02-17批准2014-02-18实施附录二：合同交底记录表合同交底记录编号：合同名称及编号签订日期交底日期发包人主体名称工程名称承包人主体名称交底地点交底主要内容一、合同背景：（包括承接该工程的意义、后续工程、项目相关手续及资金落实情况等）二、发包人、监理情况：（包括公共关系、资信情况等）三、合同工作范围：（包括施工范围、物资采购范围、征迁等其他相关工作范围）四、合同主要内容：（包括合同主要条款、风险点、索赔机会、时限要求等）五、报价成本交底：（包括报价定标、成本让利、不均衡报价及其他报价说明中的重要内容）六、合同执行要点：（包括施工难点、新技术、新材料、重点节点工期、必须消化的风险等）七、项目部所提问题及答复：交底人：年月日项目部相关人员接受交底人员签字合同交底管理小组参与交底人员签字项目总经理项目工程副总项目成本部项目工程部合同交底记录制作人：