办公场所管理制度

常州市恒泰医药连锁有限公司制度属性：行政管理制度编号:机密等级：机密Page页码1制度名称：办公场所管理制度生效日期：2013-1-1管理部门：大质管部发放范围：办公场所管理制度1.目的为保持及维护公司整体形象，营造良好的工作环境，特对公司区域的环境做出相应标准规范。2.适用范围所有办公场所环境管理及安全消防。3.主要职责3.1大质管部负责对公司内外环境进行日常监督和管理，保证公司整体办公环境整洁、有序、美观。3.2各部门经理负责对部门内部及周边环境进行管理，保证本部门及所属周边环境整洁、有序。3.3大质管部负责公司的安全工作，相关人员各司其职，工作之中互相协助。4．特定说明为明确办公环境的管辖范围及标准，特做以下说明：4.1公共区域：除部门区域之外的所有区域，包括走道、会议室、前台、洽谈室、接待区、卫生间等。4.2部门区域4.2.1独立办公室：以本部门实际使用空间为准。4.2.2敞开式办公室：部门办公桌及周围使用空间为该部门区域。5.制度内容5.1视觉形象管理5.1.1为对环境进行美化，并保证外观风格的整体和谐，大质管部对环境美化物品进行统一布置，并进行统一管理和调配；外观设置原则为整洁，美观，有序。5.1.2各部门负责人负责对部门内部环境进行美化和相关管理，应保证部门内部环境的整洁、有序，并与公司整体环境相符合。5.1.3为体现公司形象及工作的严谨性，上班时间员工必须佩带工作牌；外来访问人员需在前台登记后方可进入公司。5.2物品放置统一要求5.2.1桌椅、文件柜等办公家具的摆放应方向一致，整齐美观，且符合工作流程。具体应符合以下要求：1)地面：地面应保持清洁，禁止随意堆放文件资料及闲置物品。2)前台：前台放置物品应以简洁、方便接待事宜为原则。电话机、笔、《访客来宾登记簿》应有序地放在桌上，个人物品一律放入抽屉；各类待处理邮件信函应摆放整齐，尽量隐蔽放置。前台内线路应整齐有序并隐蔽布置。3)办公桌：桌面整洁，物品放置有序。桌面摆放物品：电话机一只、笔筒及配套文具一套、台历一个、茶杯一个，电脑显示器一台、文件架框两至三只、其他摆设物品两件。在文件繁多的情况，不得杂乱堆放，员工下班后应对桌面进行清理，保持整洁。4)办公椅：同一办公区域内，椅子颜色和式样应保持一致，椅背上不能搭放衣物，衣物统一放置在衣柜中；员工不在位时，椅子面向办公桌放置，下班后推入办公桌。常州市恒泰医药连锁有限公司制度属性：行政管理制度编号:机密等级：机密Page页码2制度名称：办公场所管理制度生效日期：2013-1-1管理部门：大质管部发放范围：5)推柜：和办公桌配套的推柜应放在办公桌下，如不能放入桌下，则放置于办公桌边侧，推柜上保持清洁，不得堆放与工作无关的私人物品：如手提包、食品等。6)文件柜：摆放位置以不影响采光，不阻碍通道为标准，色调一致，及时上锁，顶部不允许放置任何文件资料、物品等。有玻璃门的文件柜内文件资料应摆放整齐。7)电脑：为体现公司的形象整体性，宣传公司的企业文化，员工电脑桌面和屏幕保护图片均使用大质管部统一规定的图片。显示器应保持清洁、干净，主机上禁止摆放办公文件和私人物品。8)文件资料：文件资料的放置应以整齐有序、便于查找为标准，并及时进行归类整理，存入文件夹或文件柜内，使用频率低且需长期保存的文件资料应定期存入公司档案室。为保证公司资料安全，下班前员工应将涉密文件放在安全的位置，严禁放置在暴露的地方。同时，电脑里保存的涉密文件需加密码保护。9)工具和易耗品：工具和易耗品等物品应定位放置，以取用方便、放置整齐为原则。10)办公设备：复印机、打印机、扫描仪等办公设备应定期保养维护，保持清洁，并定位放置。11)私人物品：私人物品如手提包、外套、雨具等物品应放入衣柜、抽屉内，不得放置于桌面上或衣柜顶部。12)部门闲置物品应及时通知大质管部进行统一管理，禁止堆放在部门或公共区域内。5.2.2各部门要养成爱护公司环境、及时整理、定时清扫、保持清洁的良好工作和生活习惯，并且做到物归原位，工具、文具、档案、资料用完后就回归定位，避免再次使用时造成麻烦。不要乱丢废弃物，开完会议后随手把纸杯带走，把椅子归回原位。5.3听觉环境管理5.3.1前台、会客区等区域须保持安静，人员应轻声交谈及行走，禁止大声喧哗吵闹，避免人员聚集。5.3.2敞开式办公大厅等区域应保持较为安静的工作氛围。1)人员交谈、通电话时应以通话对方能听清音量为宜，避免远距离喊话，应走至对方跟前或通过电话沟通。2)人员应尽量减少不必要的走动，相互之间的交谈应选择会谈室等适合讨论的场所，避免长时间聚集或谈论与工作无关事宜。3)电话铃响起应尽量在三声之内接起，如相关人员未在座位上，邻近人员可代为接听，手机应调低响铃声音或设置为振动，避免电话铃音长时间响起而影响工作环境。4)办公场所原则上不允许会客，会客请到会客区。5.3.3封闭式办公室、内部会议室、员工餐厅等区域，人员在交谈或通电话时应注意音量，以不影响本区域及其他区域人员，不影响整体环境氛围为原则，避免喧哗吵闹。5.4其他办公环境管理5.4.1公司为员工所提供的所有办公设施、环境，都是为了工作的正常开展，员工要爱护办公设施，并能自觉维护办公环境的整洁、有序。5.4.2办公照明系统、空调、电脑、饮水机等是办公环境的重要组成部分，各部门应合理使用。如遇问题请及时通知大质管部。5.4.3为保证办公环境用电安全，员工在下班前需将电脑关机，关灯、关空调；节假日期间需将所有不使用的电源切断；同时为保证资产安全，下班之前需将门窗关好。另外，像中午就餐时长期离开办公室、室内无人的情况，最后离开的员工必须谨记关灯、关空调。5.4.4办公室空调使用：夏季必须保持在28℃以下，冬季必须保持在15℃以上。常州市恒泰医药连锁有限公司制度属性：行政管理制度编号:机密等级：机密Page页码3制度名称：办公场所管理制度生效日期：2013-1-1管理部门：大质管部发放范围：6.办公环境管理奖惩制度6.1办公环境管理采取记分检查制度，参照《办公环境管理评分标准》，用《办公环境评分表》记录记分结果，为保证检查结果公平，由大质管部每周组织各部门轮流派人定时检查各评分项目，并记分，最后将《办公环境评分表》汇总至大质管部；对于办公环境的节约用电及资产安全的监督检查每日下班由行政前台严格监督检查；每月大质管部会组织不定期地抽查1～2次，参与抽查人员以各部门轮派（抽查结果占本月综合评分的50%）；三项检查结果汇总为该部门当月环境最终评分；每季度大质管部根据当月检查结果做办公环境评比分析，并通报结果。6.2办公环境评比采取排名制，当季度排名后三位的部门列入下季度重点检查对象，对季度排名前三位的部门发放“环境管理标兵”锦旗通报表扬，对于季度排名最后的部门给予通报警告，并列入部门整体及部门经理的绩效考核。7.安全条例：7.1凡涉及本公司利益的治安事件，相关人员需及时予以制止，刑事案件交公安机关审处，并积极提供线索及配合。7.2由大质管部牵头组建紧急求援小组，紧急情况一经发生迅速集结。7.3发生安全事件时，公司员工应听从统一安排，迅速组织落实安全保障工作。8.原有制度与本制度不符者，以本制度为准。本制度经总经理审核后，自二0一三年1月1日起实施。9．相关记录表单《办公环境管理评分标准》《办公环境评分表》常州市恒泰医药连锁有限公司制度属性：行政管理制度编号:机密等级：机密Page页码4制度名称：办公场所管理制度生效日期：2013-1-1管理部门：大质管部发放范围：办公环境管理评分标准序号项目及内容分值标准检查及扣分方法第一部分：视觉形象管理（1０分）1上班时间佩带工作牌10员工上班必须佩带员工卡。发现没带员工牌，又没特别理由的，扣10分第二部分：物品放置统一要求（５０分）1办公桌物品摆放管理10部门内每位员工办公桌放置物品不能超出规定，且保持清洁。发现部门内一张办公桌物品摆放杂乱，不符合规定的，扣10分。2办公椅摆放管理5椅背上不搭放衣物，不在位时，椅子面向办公桌放置，下班后推入办公桌；。椅背上搭有衣物，扣3分，不在位时，椅子摆放不规范，扣2分。3推柜管理5和办公桌配套的推柜应放在办公桌下，如不能放入桌下，则放置于办公桌边侧，推柜上保持清洁，不得堆放与工作无关的私人物品：如手提包、食品等推柜上不整齐清洁，扣5分。4文件柜管理5文件柜要及时上锁，顶部不允许放置任何文件资料、物品等。有玻璃门的文件柜内文件资料应摆放整齐。发现没及时上锁的，扣5分，顶部放置文件资料、物品等的，扣2分，有玻璃门的文件柜内资料摆放不整齐，扣２分。5电脑管理10员工电脑桌面和屏幕保护图片均使用统一的图片。电脑：显示器应保持清洁、干净，主机上禁止摆放物品。桌面和屏幕保护发现一个没按要求设置的，扣5分，显示器很脏的扣3分，主机上放东西的扣2分。6文件资料放置10文件资料的放置应以整齐有序、便于查找为标准，并及时进行归类整理，存入文件夹或文件柜内，使用频率低且需长期保存的文件资料应定期存入公司文控中心或档案室；下班前员工应将涉密文件放在安全的位置，严禁放置在暴露的地方。同时，电脑里保存的涉密文件需加密码保护。文件资料摆放杂乱无章者，酌情扣分。7私人物品管理5私人物品如手提包、外套、雨具等物品应放入衣柜、抽屉内，不得放置于桌面上或衣柜顶部。私人物品乱放的，扣5分。第三部分：听觉环境管理（10）1办公室音10通电话时应以通话对方能听清的音量为宜，避免远距离喊话，应走至对方跟前或通过电话沟通；电话铃响起应尽量在三声之内接起，如相关人员未在座位上，邻近人员应代为接听，手机应调低响铃声音或设置为振动，避免电话铃音长时间响起而影响工作环境。有大声喧哗者酌情扣分。在重要客户来访时有吵闹者扣10分。第三部分：其它环境管理（30分）1用电安全20员工在下班前需将电脑关机，关灯、关空调，节假日期间需将所有不使用的电源切断；同时为保证资产安全，下班之前需将门窗关好。长期离开办公室、室内无人的情况，最后走出的员工必须谨记关闭灯、空调。下班不关电脑、关灯、关空调扣10分，门窗不关扣5分。长期离开办公室、室内无人的情况，灯、空调不关闭的，扣5分。2空调使用10办公室空调夏季必须保持在28℃以下，冬季必须保持在15℃以上。发现有一项有不按规定执行者，扣10分。常州市恒泰医药连锁有限公司制度属性：行政管理制度编号:机密等级：机密Page页码5制度名称：办公场所管理制度生效日期：2013-1-1管理部门：大质管部发放范围：说明：１、评比以部门为单位计分常州市恒泰医药连锁有限公司制度属性：行政管理制度编号:机密等级：机密Page页码6制度名称：办公场所管理制度生效日期：2013-1-1管理部门：大质管部发放范围：部门项目总经理室人力资源部财务部商品部运营部开发并购部信息部大质管部客服部视觉形象管理（10分）上班时佩戴工作牌（10分）物品放置统一要求（50分）办公桌物品摆放管理（10分）办公椅摆放管理（5分）推柜管理（5分）文件柜管理（5分）电脑管理（10分）文件资料管理（10分）私人物品管理（5分）听觉环境管理（10分）办公室音(10分)其他环境管理（20分）用电安全（10分）空调使用（10分）公共区域（10分）（请写明具体扣分原因）总体形象（5分）卫生情况（5分）总分部门负责人评比人：评分时间：常州市恒泰医药连锁有限公司制度属性：行政管理制度编号:机密等级：机密Page页码7制度名称：办公场所管理制度生效日期：2013.1.1管理部门：大质管部发放范围：