办公室人才培养方案

校学生会办公室人才培养方案山西财经大学学生委员会办公室二〇一三年五月一、招新计划办公室部门招新将秉承着“公正、公开、全面”的原则，整个招新过程将持续至淘汰计划的开始，在对入部干事进行为期一个月的试用之后正式确定办公室新一届的干事人选。招新计划分三阶段完成：第一阶段：面试，将面向全体新生，对填写报名表格合格者进行常规面试。本阶段招新将实行大规模招入，根据面试汇总结果对符合入部标准者进行择优挑选，重点考虑学院分布，预计南校90人，北校20人。第二阶段：部门统一笔试，将采用现场限时作答的形式，由办公室内部组织，题目设置以考察入部者思想意识形态为主。本阶段仅在南校进行，预计淘汰10名相对不合格者。第三阶段（试用期）：本阶段与淘汰计划的第一周期同步，干事入部的第一个月设为试用期，试用期内，干事不作为办公室正式部员，不记录考核成绩，由分管副主任根据相关要求直接淘汰所带小组人员。入部基本参考标准：一、自觉承认《共青团山西财经大学学生委员会规章制度》和《山西财经大学学生委员会办公室规章制度》（见附件一），尊重本部门文化。二、思想品德素质过硬，工作积极主动，耐心细心，责任心强，吃苦耐劳，基本符合能力考核要求。三、有一定的自我锻炼、自我管理意识。四、有一定的学生工作经验者优先。二、培训计划目的：1、使干事全面掌握办公室工作内容，熟悉办公室工作流程；2、使干事最大限度地提升工作能力；3、使干事充分挖掘个人潜质，掌握较为全面的学生工作技能。4、为后备人才储备做好准备工作。内容：办公室部门培训由三部分组成。第一部分：副部经验传授。副部根据个人工作经验，参考《办公室工作规程》（见附件二），通过例会等途径直接面向全体干事教授工作技能，进行全面系统的部门内部培训。第二部分：兴趣小组定向学习。由副部指导，有相同意向或兴趣的干事组成小组，通过旁听其他部门例会、参加一些典型性部活动来充分挖掘干事工作特性，让干事走出本部门局限，帮助干事多方位发展的同时带动办公室整体的工作能力的提升，以便更好地配合其他兄弟部门工作，发挥服务职能。第三部分：其他部门培训。结合校会整体培训计划，邀请宣传部、女工部、实践部、体育部等部门对干事进行培训，由分管副主任记录培训结果，该培训结果计入考核成绩。三、人事分组采用副部直接责任制和小组制相结合的形式。干事从试用期开始即划分为若干组（以副部人数为准），每组人数大致相同，由副部分别带领，干事的能力培养和工作评定均由分管副部负责，干事的工作责任也由分管副部承担。四、淘汰计划为强化办公室干事的个人竞争力，激发干事内在工作动力，同时为保持办公室整体工作效率的持续提高，特制定本计划。淘汰周期时间区域淘汰数量参照标准第一周期入部第1个月共淘汰18~30名，3~5名/组。以分管副主任意见为准，主要考虑干事的忠诚度和执行力。第二周期入部第2—3个月共淘汰5~10名由主任和副主任集体讨论决定，依据综合能力、性格特点、考核成绩、本人意向等因素。第三周期入部第4个月—本学期末共淘汰5~10名主要依据考核成绩排名，分数靠后且无正当理由者将被淘汰。第四周期下一学期换届前淘汰人员不定。根据考核成绩淘汰分数较低人员。对于淘汰的干事，可由本人自主决定是否填写《山西财经大学校（院）学生会工作简历》（见附件三）并履行相关手续。五、奖惩措施：“干事之星”评选办法办公室“干事之星”是为表彰本部门每一个月内工作认真负责，并为本部门做出突出贡献的干事而设立的一项荣誉称号。目的在于奖励优秀，促进干事相互学习、相互监督，形成本部门良好的竞争氛围。每个月底通过“自我推荐、民主选举、副部推荐、考核评比”流程选出本部门当月“干事之星”。具体方法：干事根据自己本月的工作任务完成量和执行情况，可以主动申请参选“干事之星”，也可以由副主任一级进行商讨选出优秀干事参选，最终根据考核结果，由本部门全体成员在例会或者其它形式讨论通过“干事之星”名单，不超过2人。奖励方案：1.当选“干事之星”可加考核评分5分，并且将是给予办公室团课名额的重要参考因素。2.“干事之星”可获得一定奖励，奖品由实践部提供。3.“干事之星”将在例会上坐于副部长席发言。附件一：山西财经大学学生委员会办公室规章制度为了进一步加强办公室的管理,确保各项工作的顺利开展,并营造一个良好的办公室环境,特制定本制度:一、基本制度1、进入办公室必须着装整洁；2、在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗，禁止吸烟；3、爱护办公室的各项设施，时刻保持办公室的整洁，营造一个良好的工作环境；4、不得利用办公室私自会客、聚会；5、办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以积极配合；6、不得私自挪用办公室内的各项物品，若借用请填好物资出入登记表。二、会议制度1、参加各种会议时，不得迟到、早退；因病、因事不能参加会议者应该提前请假，同意后方能有效；2、各项会议务必做好会议记录，以便及时安排和布置工作；3、保持会场纪律，不得因手机或其他状况影响会议正常进行；4、开会期间坚持民主原则，直抒己见、畅所欲言；5、会议结束后办公室要及时协调各部做好会场清理工作。三、工作制度1、服从上级安排，工作态度认真，坚持“高效、谨慎、细心”的原则。2、做好各自本职工作；3、积极协调他部各项活动，担当好工作人员，以确保活动的顺利进行；4、加强本部内部的交流以及部与部之间的交流。四、值班制度1、值班人员必须按照值班表按时到岗并签到，不得擅自离岗位或迟到、早退；2、工作必须坚持认真、热情、礼貌的原则；3、值班人员应该热情地接待来访的同学，处理当日事务，并及时协助团委老师工作；4、在值班记录本上详细的记录当日的值班情况并做好办公室清理工作；5、由于值班人员失误造成的一切事故，要追究其责任，严肃处理；6、值班工作由部长、副部长负责，明确职责，责任到人。山西财经大学学生委员会办公室二〇一三年五月制附件二：办公室工作规程为加强办公室工作的科学化、规范化管理，建立完善的工作体系，提高工作质量，依据办公室工作职能和历年工作经验，制定本规程。第一章总则第一条办公室工作必须贯彻学校各项方针，符合学校发展总体规划，体现财经院校特色，保证完成工作任务，不断提高工作质量，积极开展各项有益于部门发展的活动，为团委老师和主席团提供服务，逐步形成具有部门特色的办公体系和管理模式。第二章办公室工作说明第二条办公室部门职能介绍共青团山西财经大学学生委员会办公室是整个学生会的协调机构和常务机构，根据学生会有关章程，负责管理学生会的日常工作，为学生会整体工作的开展提供保障，以使其正常、有序地运行。办公室始终遵循对学生会负责，为同学服务的原则，旨在协调各部门工作关系，促进学生会更好的发展，其主要工作职能如下：1、协助主席团处理学生会的日常事务，负责本学生会日常工作。具体包括：（1）负责学生会干部的签到值班工作的组织落实；（2）负责办公室干事的签到值班工作的组织落实；（3）合理安排本部门人员进行学生会的值日工作。2、贯彻本学生会工作方针政策，加强和协调学生会各部门之间以及学生会成员间的交流与关系，协调和督促各部门履行职责。3、定期向校团委、学生会主席汇报有关工作，负责学生会内部各项通知的传达。4、行使山西财经大学学生委员会校院主席联席会议秘书处职责，负责会议文件的起草，会议的通知、组织、记录以及会议档案管理等工作。5、负责安排学生会各种会议的相关事项，包括协助主席每周定期召开学生会例会，做好例会及其他各类会议的通知和准备工作、考勤工作和会议内容记录。6、负责学生会各类文件工作。具体包括：（1）协助团委老师做好团委学年资料整理归档工作；（2）做好学生会文件的起草、发放和归档工作；（3）协助主席健全学生会各项规章制度，起草学生会年度工作计划与工作总结；（4）负责学生会各部门工作计划、工作总结、活动总结的收集、整理和存档工作；（5）管理学生会学生干部档案；（6）负责学生会物资的登记、管理工作。7、配合学校搞好大型文艺汇演，协助学生会各部门组织大型活动。具体包括：（1）负责活动事前筹备工作；（2）负责活动的协调、记录、考勤和存档等会务工作事宜；（3）大型活动过程中负责组织协调学生会各部干部、干事完成各自工作任务。8、协助负责每年《新生手册》的编印。9、完成学校、团委和学生会主席团交办的其他工作。第三章常规工作第三条例行工作(一)部门例会办公室例会定于每周一召开，由于办公室干事分为南北两个校区，考虑北校干事交通不便，例会定于每三周的周一南北校干事一起于晚七点半召开，其余两周南校干事于周一晚九点召开例会。流程如下：1.清查人数：参会干事于会前进行签到。签到完成后由各组长清查组员，并报给该组的主管副主任和当周轮值副主任，由轮值副主任核对请假人员，指派传达会议内容给请假者的人员。2.会场纪律：干事要提前到场，不得迟到(迟到和未到干事依据考核制度处理)，进入会场后手机保持静音，不要随意出入，如有事须举手报告。干事个人尤其要记好例会安排给自己的工作的时间、地点和负责人电话。(二)值班干事要合理安排好自己的时间，积极报名值班。报名时，要记好自己值班前后的同事，方便有特殊情况联系。值班时不要迟到、早退，保持室内的干净整洁。物资出入做好有关记录，借出时要询问是否提前有预定，归还时要仔细查看是否有损。值班期间若团委老师有工作交代，需认真配合和协助。(三)物资管理办公室成员要认真的妥善的保管好办公室的物品，不定期的对物品进行清点、登记以及维护。如有物资需要外借，需要遵循以下原则：1.学生会内部的其他部门因活动工作需要领取物品时，须在办公室值班记录本以及物品使用表上登记，并由办公室主任同意方可领走。归还物品时，须由办公室主任知情，在借用物品时做好登记，并注明归还的时间。如果没有按时归还，须有干事跟进催还事宜。如果物品在借用的过程中损坏或者丢失，其责任由借出部门承担。2.学生会以外的其它单位（各学院或者校外的单位）如要借用物品，需要由单位领导开出申请，然后经校团委老师审核同意，再由办公室核对借用的时间是否与学生会内部的使用相冲突，在借用物品时，登记好使用期限及归还时间，同时需要出示证件(学生证或身份证)。如果没有按时归还，根据物品的价值收取相应的罚金（以天为单位）；如果在借用期间物品损坏或丢失；按原价赔偿。第四条日常工作(一)制作台签做台签的时候，要注意与会人员名字的字体、字号。在将台签放入盒里时，要注意每个盒子的尺寸，用打印纸按其每个尺寸折好，用胶带粘住，多余的部分要减掉。在摆放台签的时候，一定要放正，距离桌子边长度统一，使它们在一条线上。(二)制作表格由于办公室的部门性质，我们时常需要制作各式表格，下面是对表格制作工作的总结。1.制作表格时应注意文字表达方式正确，字体统一，绝对不能出现错别字，注意标题格式，电子稿制作完成后应仔细检查，一一校对，打印出样本后应对样本进行检查以免出现由打印所导致的错误。2.如涉及排名，排序等问题，应注意是否有特定顺序。（如:校学生会各部门的排序和各学院的排序）3.制作表格式应考虑表格的排版，格式，如需横置则横置，需显示页码则显示页码，需编号的要编号，需备注的应在表格最后写明备注，内容不能出现纰漏。排版时应考虑使整个表格看起来美观、大方、简洁。4.在用订书机订表格或其他文本、纸张时，应注意订书针的数量与位置。一般在距离纸张上、下页边1/3处左右，距离左侧（或右侧）页边2-3毫米分别订上一颗即可。(三)会议记录会议记录要求格式规范、内容完整、文笔精炼、结构性强、书写清晰，在做会议记录时，有时会由于讲话人说话速度快而来不及记下完整内容，可以先在草稿纸上记下与会人所讲的大概内容，然后在空闲时间或会后仔细誊写，誊写过程中要注意错别字。通知(四)机动叫人由于办公室的工作性质要求，有时会需要抽调机动干事来配合其他部门工作或完成本部门临时工作。机动叫人要求如下：1.于每学期开学之初收所有干事的课程表，根据课程表制作干事机动表，排出每天每个时间段的机动干事，并将机动表上传至办公室公邮。2.在需要机动干事时根据机动表抽调干事，在通知时注意表达方式方法，阐述清楚干事所需完成的工作。第五条大型活动(一)主导活动办公室的主导活动主要是“青马工