办公室管理作业答案(0910已修定)

《办公室管理》作业一以下彩色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。P3办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容。2文书制作复印资料。打印文稿及表格。3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4档案管理档案管理。5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7信息资料准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。8信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9接待工作接待来访宾客；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11督查工作督导一般职员或速记员。12日程安排替上司定约会并做好记录；为上司安排旅行或考察。13日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上司保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话；照料上司身边的琐事。14办公室管理办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品。15其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐。执行上司交办事项。16替上司申报交纳所得税及办理退税。17外出办事，如银行、邮局等。18同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。二、办公用易耗品主要包括哪些？本题主要考核本课程的第一章第5点的“办公用品的种类”这一知识点。办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。本题在书上有明确答案，得分率很高。主要认真阅读教材，就能答对。三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？本题主要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。P27文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何。本题虽然在书上有现成的答案，但是还是需要同学们进行一定的归纳再答题。四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。本题主要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。2．对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第29页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。以下是课本上的例子,大家可以模仿着自已编一个计划,不能照抄,不能雷同。优先顺序表审核1.和王先生联络今天预定计划的变更2.和司机联络今天预定计划的变更3.拍发喜庆电报4.复印下午的会议资料5.准备奠基仪式6.誉写原稿(今天截稿)7.结算旅费8.制作感谢信9.整理档案10.练习电脑打字五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。（下面的题目选一题回答就可以了。）要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。1．受意方法；受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。个人体会：(这下面的体会不能照抄,可以参考后,自已写一个体会)我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。2．计划方法和总结方法；计划方法：文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排。（1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。（要素）（2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定的余地。做到：整段时间---做复杂、需连续进行的工作（如文件拟写）；零星时间---做简单、可间断的工作（如信件处理、查阅资料）；要善于控制某些工作（如接待来访者、通电话）时间的弹性。应养成过一段时间就记录自己工作时间的使用情况，再结合工作成绩、效率作适当调整。个人体会：略（这个结合自已的情况写一个体会）3．请示方法和报告方法；请示方法：（1）文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示；（2）无权处理时，向上司请求批准；（3）上司必须做出答复或批复；（4）请示必须事先。请示注意：（1）请示要对口；（2）请示要单一；(3)请示要简要。报告方法：（1）文员向上司反应情况；（2）文员向上司提出建议；（3）报告可以在事先、事中、事后；（4）工作中发生的重大问题，让上司及时做出处理；（5）上司不一定作出答复或批示。个人体会：略（这个结合自已的情况写一个体会）4．传达方法；要做到：1、传达不走样，不可夹进自己的意见。2、必要时可形成文字材料，照本宣科。3、如果有些指示不便直说，可以根据上司授意，只传达大致意思。4、注意保密。不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示。5、重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。个人体会：略（这个结合自已的情况写一个体会）5．进言方法；进言的意义和作用：（1）参谋作用。（2）补缺作用。（3）增进关系的作用。进言的方法和要求：（1）适事。（2）适时。（3）适地。（4）适度。个人体会：略（这个结合自已的情况写一个体会）6．变通方法和挡驾方法；变通方法：通常情况下，文员要照章办事，但特殊情况下，文员可采用变通方法，灵活从事。重大、紧急的事，可越级请示，可先处理后报告。挡驾方法：（1）电话挡驾（2）来访挡驾（3）会议、活动挡驾。个人体会：略（这个结合自已的情况写一个体会）7．分工方法与合作方法。（略）《办公室管理》作业二一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。以下为参考答案：同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析再作答。以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自己归纳一些要点。二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。本题主要考核本课程的第三章第3点的“电视会议”和“交互式电话会议”这两个知识点，并对这两个知识点进行比较。本题答题思路如下：1．基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。2．两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3．各自的优劣：“电视会议”——优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。“交互式电话会议”——优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。本题得分率很低，因为需要同学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只是本题的参考答案，同学们也可以有自己的看法，言之成理即可。三、简要回答邮件分拣的一般标准。本题主要考核本课程的第四章第2点的“邮件的分拣”这一知识点。P63（1）按照收件人的姓名分拣；这是最容易操作的一种标准，但实际分类时很不方便，只适合于人数较少的公司或部门。（2）按照收件部门的名称分拣。按一个部门一类的方法进行分类，如果邮件上写的部门本组织没有设置，则把它归入与些相近的部门，如写明“教育处”收的，可以归入本公司的“培训中心”。这种方法还可以与第一种方法结合起来用，先按收件部门的名称分拣，然后根据姓名归类。（3）按照邮件的重要性分拣；判断邮件重要性的方法：一）重要来信人的姓名或重要来信单位的名称。二）邮件上出现的挂号邮件、保价邮件、快递邮件、机要邮件和带回执邮件等特殊的邮寄标记。此外，电报、电传和传真等邮件也是比较重要的。各单位可以根据自已的情况设置重要性分类标准。四、怎样处理上司不在时的邮件？本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。P69(1)文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复。(2)上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人