《办公室管理》-复习题

1第一章绪论一、单项选择题1．级别高的办公室一般称为（B）。A．中心B．办公厅C．秘书处D．联络处2．中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅（室）属于分理制的是（D）。A．全国人大B．全国政协C．中央军委D．国务院3．办公室的核心功能是（A）。A．塑造出组织文化及价值观B．办文C．办会D．办事4．办公室的本质属性是（C）。A．事务性B．综合性C．服务性D．辅助性5．办公室工作的第一要义是（A）。A．服务B．管理C．协调D．参谋二、判断题（对）1．办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。（错）2．省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。（对）3．信息调研是办公室的一项具体职能。（对）4．办公室的工作具有综合性特点。（错）5．办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。三、简答题1．简述办公室的主要特点。答：（1）辅助性；（2）综合性；（3）服务性。2．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。答：（1）办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。3．简述办公室的基本概念。答：办公室，英文为“office”，泛指处理特定事务或提供服务的地方。顾名思义，办公室泛指一切办公场所，由办公房间、办公人员、公共事务和办公设施组成。“办公室”在《现代汉语词典》中有两种解释：（1）办公的屋子；（2）机关、学校、企业等单位内办理行政性事务的部门。级别高的称为办公厅，一般的称为办公室。4．简述办公室的基本职能。答：办公室的基本职能：三办（办文、办会、办事），公文管理，事务管理，综合协调，督促检查，信息调研，会议管理，接待信访工作，为领导（政务）服务，工作机要保密工作，后勤保障，档案管理，值班工作，“不管部”（指其他部门没有明确职责权限）功能。四、设计题几位领导同时布置任务怎么办？×市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想着完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。请你为李助理设计一个合理的应对之策。答：1．办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。2．李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。3．李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。24．他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。五、案例题文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。问题：请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？答：1．小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；2．在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；3．两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；4．如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；5．如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。第二章办公用品管理一、单项选择题1．常用办公用品中属于办公文具的是（A）。A．中性笔B．回形针C．剪刀D．印章2．发放办公用品的人员要求是（D）。A．使用者自行入库取用B．不可指定人员发放C．发放者不必清点核实所发放办公用品D．发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品3．办公用品库存管理中的再订货量是指（C）。A．办公用品一次采购不足而追加采购的数量B．办公用品的平均使用量C．判定需要订购新的办公用品的库存余额D．新采购办公用品的数量4．正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是（B）。A．价格和费用B．名牌和高档C．质量和交货D．服务和位置5．有权对政府采购合同进行监督和管理的是（A）。A．国家级或省部级财政部门B．地厅级财政部门C．县级财政部门D．任意级别的政府财政部门二、判断题（错）1．发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。（对）2．办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。（错）3．办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。（对）4．办公用品的库存控制和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。（错）5．办公设备使用权的获取只能是通过购买。三、简答题31．简述办公设备使用规范。答：（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。（4）未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。（5）办公设备的使用环境温度为5℃~35℃，相对湿度为20%至85%，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。（6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。2．简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。答：（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全。（2）储藏需要的面积取决于单位的大小。（3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。（6）订立物品发放制度，确定物品发放人。3．使用电脑的注意事项。答：使用电脑时要做到不要让阳光直射电脑，以免机壳老化；不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄湿电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘；不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒侵入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护措施；不要自己随意处理电脑硬件故障；不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。4．简述办理办公用品的进货手续。答：在收货物时，要及时办理进货手续，保证办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。（1）核对交货单、订货单和通知单。在签字之前，应该检查货物数量和质量。（2）发现数量不对时，应立即通知采购部门联系供应商。（3）任何数量有出入都应通知采购部门，确保支付给供应商正确的款额。（4）每一类货物的检索，都应记入到库存控制卡的接收列中。（5）在余额列中注明的物品数量，需要按新收到的数量如实增加。（6）物品应正确存放，以使物品不损坏、浪费或被盗，以及消除各种安全隐患。四、设计题设计一份A4白文件纸库存记录卡。答：4第三章政务性工作实务一、单项选择题1．办公室人员辅助领导进行决策，意味着（B）。A．办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断B．只能充当领导的参谋和助手C．办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策D．办公室人员辅助决策不是对领导工作的“搭台补台”，而是要登台唱戏2．办公室在做调查研究工作时不能（B）。A．有针对性B．调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料C．要尊重客观事实D．要遵循结论后于调查的原则3．办公室调查研究的选题原则不包括（A）。A．易出成果原则B．可行原则C．价值原则D．适量原则4．督查工作部门的基本任务不包括（D）。A．上级决策、本级决策落实的督查B．领导批交办件的督查C．热、难点事件查办D．在督查中就有关重大问题作出重新决策5．办公室信息工作的要求不包括（C）。A．及时B．准确C．信息量越大越好D．完整二、判断题（对）1．我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等都是决策的重要辅助力量。（对）2．调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定的社会现象进行实地考察，了解其发生的各种原因和相关联系，从而提出解决社会问题对策的活动。（错）3．调查和研究是一回事。（错）4．决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况。（对）5．办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除，挑选出有价值的信息变换成为便于使用的信息。三、简答题1．简述调查研究的三个阶段及其主要任务。答：（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。（3）完成阶段，主要是撰写调研报告。2．简述办公室督查工作的方式。答：（1）现场督查（2）会议督查（3）书面督查（4）电话督查（5）互联网督查3．简述办公室辅助决策的任务。答：在决策的不同阶段，辅助决策的任务各不相同。（1）在决策的准备阶段：征询群众意见，搜集决策信息。（2）在决策的制定阶段：提供决策依据，提出决策建议。（3）在决策的审批阶段：撰写决策报告，编制实施计划，落实行动措施。（4）在决策的执行阶段：协助决策试验，提供反馈信息。（5）在决策的总结阶段：撰写总结报告，评估决策落实情况。4．简述办公室调研的原则。答：（1）尊重客观事实原则：指调研中应尊重客观事实，在真实准确上下工夫，一切从实际出发，实事求是，准确地反映客观事实。（2）结论后于调研原则：强调调研人员不要把领导的某种意见或书本上的东西当作既定的结论，或在调研之前仅仅凭自己的经验和认识，形成一个主观臆断的结论。要把调研的过程变成为证实结论而搜集、寻求依据的过程。（3）实践性原则：必须把调研同所要解决的问题紧密结合起来，预测事物发展的可能倾向，把握发展趋势。（4）群众性原则：是指进行调研，必须走群众路线，相信人民群众，依靠群众。5（5）综合性原则：是指调研应多方位、多角度、多层次地综合进行。一种社会现象，一个社会事实都不是孤立存在的，而是多层面、多方位的。（6）辩证分析原则：必须始终采用正确的观察和思维方法，做到全面、及时、准确、深入地了解实际，并能发掘事物的本质特征和基本规律。（7）遵循八项规定原则：要改进调研方法；到基层调研要深入了解真实情况，总结经验、研究问题、解决困难、指导工作；向群众学习、向实践学习，多同群众座谈，多同干部谈心；多商量讨论，多解剖典型；多到困难和矛盾集中、群众意见多的地方去；切忌走过场、搞形式主义；要轻车简从、减少陪同；简化接待，不张贴悬挂标语横幅，不安排群众迎送，不铺设迎宾地毯，不摆放花草，不安排宴请。第四章日常事务管理实务一、单项选择题1．在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（C）。A．熟练掌握寒暄语B．精心安排合影留念C．要有“诚心”D．高规格接待2．下列电话礼仪中错误的是（D）。A．与领导通电话，领导先挂B．与客户通电话，客户先挂C．与长者通电话，长者先挂D．与女士通电话，男士先挂3．介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（C