全宗卷整理方法及示例

—1—全宗卷整理方法及示例云浮市档案局监督指导科2007年9月【档案目标管理指导文本第三批：档案编研资料（3-1）】—2—何谓全宗（fonds）？一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）。苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。这一综合体包括机关(企业、团体、个人)档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。全宗，法文fonds，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在1841年4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。fonds一词，原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意，用于档案学有时附加限定词，如俄文архивныйфонд(档案全宗)。中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法，1955年后全国统一改为“全宗”。在汉语中,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文书，以至泛称档案，均谓卷宗。“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。全宗构成条件和立档单位在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，通常被称为全宗构成者的条件，或立档单位的条件。立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。一般具备下列条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。立档单位确定之后，对整理完毕的每个档案全宗，均标明立档单位的名称，如“××省教育厅全宗”，并编予一个全宗号。补充：1.整个宗族。2.机关﹑企业﹑事业单位或人民公社在工作或生产活动中形成的全部档案。—3—何谓全宗卷？定义全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。内容包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档案管理新技术应用等方面的材料。简言全宗卷就是档案之档案。换言之，就是管理档案形成的档案。—4—全宗卷排列顺序件号全宗卷名称备注1全宗指南档案利用2大事记档案利用3组织沿革档案利用4档案管理制度汇编档案整理5档案移交、接收文据档案收集6历年立卷说明、归档说明档案整理7档案机构文件（成立档案室、档案工作领导小组、鉴定小组的通知）、销毁请示、批复、分析报告等档案鉴定8档案销毁清册（如有，归入全宗卷）档案鉴定9温湿度记录簿（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）档案保管10库藏档案状况检查记录（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）档案保管11档案库房防虫药物投放更换记录（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）档案保管12档案管理台帐（含档案数量、设备设施、档案人员情况、档案人员名册、档案图书资料利用情况的统计表等）、年报表、或上报有关报表档案统计13档案利用效果登记簿（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）档案利用14档案利用实例档案利用15基础数字汇编档案利用16档案软件系统使用指南等、档案软件系统升级记录等档案管理新技术应用注：以上顺序为一般常规顺序，以后若有新材料增加，其件号可接续已编件号的全宗卷最后一件的件号续编件号。—5—中华人民共和国行业标准全宗卷规范DA/T12－1994（1995年6月12日国家档案局批准1995年10月1日实施）1主题内容与适用范围1.1全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。1.2本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。1.3本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。2引用标准DA/T1-92档案工作基本术语GB9705-88文书档案案卷格式3全宗卷编制原则3.1档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。3.2全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。3.3全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。4全宗卷的主要内容4.1档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。4.2档案整理：整理工作方案、分类方案（注：即档案管理制度汇编）、案卷目录说明（注：即立卷说明、归档说明）、整理工作小结等。—6—4.3档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。4.4档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等（注：包括库藏档案状况检查记录、档案库房防虫药物投放更换记录、档案库房温湿度记录本）。4.5档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表（注：即档案管理统计台帐）等。4.6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例（注：即档案利用实例、组织沿革、大事记、基础数字汇编）等。4.7档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料（注：即档案管理软件使用说明书等）。5全宗卷的整理5.1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归人预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。5.2整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。5.3卷内文件材料按问题—时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。5.4卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm（注：也可以用297mm×210mm即A4型规格），封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者（见图1）。5.5卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、—7—40mm的规格（见图2）。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期（图3）。6全宗卷的管理6.1档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号，如：50－1、50－2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。6.2馆藏全宗采取分若干个部类（如按政权性质等）管理的，可按部类分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。6.3档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。6.4全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。附加说明：本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。本标准起草单位：湖北省档案馆。本标准起草人：孙振涛葛成芬冯玉江吕炎生（注：文中括注并加下划线部分为云浮市档案局添加。）—8——9——10——11—全宗卷案卷目录（示例）全宗卷案卷目录全宗号：4件号题名时间责任者页数卷内目录页次备注档案室编档案馆编1《中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗指南》（1994—2006）20071017政协云浮市委综合档案室282《中国人民政治协商会议云浮市委员会大事记》（1994—2006）20071017政协云浮市委综合档案室863《中国人民政治协商会议云浮市委员会组织沿革》（1994—2006）20071017政协云浮市委综合档案室434《中国人民政治协商会议云浮市委员会档案管理制度汇编》20071017政协云浮市委综合档案室1285中国人民政治协商会议云浮市委员会文书档案立卷说明（1994—2004）、归档说明（2005—2006）20071017政协云浮市委综合档案室616中国人民政治协商会议云浮市委员会成立档案机构有关文件20071017政协云浮市委综合档案室117《档案库房温湿度记录本》（1994年12月1日—2005年12月31日）20071017政协云浮市委综合档案室1718中国人民政治协商会议云浮市委员档案管理台帐（1994—2006）20071017政协云浮市委综合档案室59《档案利用效果登记簿》（1994—2006）20071017政协云浮市委综合档案室4210《档案利用实例》（1994—2006）20071017政协云浮市委综合档案室12—12—全宗卷案卷目录（示例）全宗卷案卷目录全宗号：4件号题名时间责任者页数卷内目录页次备注档案室编档案馆编11《基础数字汇编》（1994—2006）20071017政协云浮市委综合档案室7612DARMS文件档案资料综合管理系统使用指南20071017政协云浮市委综合档案室3913档案（资料）进馆登记表20071017政协云浮市委综合档案室1—13—全宗卷封面（示例）全宗名称中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗卷文件题名《中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗指南》（1994—2006）时间：2007年10月17日责任者：中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室全宗号件号41—14—全宗卷卷内文件目录（示例）全宗卷卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1政协云浮市委综合档案室《中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗指南》（1994—2006）2007-8-301/28全宗号件号4档案室编1档案馆编—15—全宗卷封面（示例）全宗名称中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗卷文件题名《中国人民政治协商会议云浮市委员会大事记》（1994—2006）时间：2007年10月17日责任者：中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室全宗号件号42—16—全宗卷卷内文件目录（示例）全宗卷卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1政协云浮市委综合档案室《中国人民政治协商会议云浮市委员会大事记》（1994—2006）2007-9-11/86全宗号件号4档案室编2档案馆编—17—全宗卷封面（示例）全宗名称中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗卷文件题名《中国人民政治协商会议云浮市委员会组织沿革》（1994—2006）时间：2007年10月17日责任者：中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室全宗号件号43—18—全宗卷卷内文件目录（示例）全宗卷卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1政协云浮市委综合档案室《中国人民政治协商会议云浮市委员会组织沿革》（1994—2006）2007-7-211/43全宗号件号4档案室编3档案馆编—19—全宗卷封面（示例）全宗名称中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗卷文件题名《中国人民政治协商会议云浮市委员会档案管理制度汇编》时间：2007年10月17日责任者：中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室全宗号件号44—20—全宗卷卷内文件目录（示例）全宗卷卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1政协云浮市委综合档案室《中国人民政治协商会议云浮市委员会档案管理制度汇编》（1994—2006）2007-8-301/128全宗号件号4档案室编4档案馆编—21—全宗卷封面（示例）全宗名称中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗卷文件题名中国人民政治协商会议云浮市委员会文书档案立卷说明（1994—2004）、归档说明（2005—2006）时间：2007年10月17日责任者：中国人民政治协商