公司文件编号及字号规范

公司文件编号及字号规范为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。一、文件编号结构1.文件编号由四部分组成，每部分之间用“-”连接第一部分.表明发文部门第二部分.表明发文部门第三部分.表明文件的密级程度第四部分.表明文档的属性，即文件的类型及当年文件发文的顺序号。第五部分.表明文件的状态，即反映对源文件所作的修改。注：协议与合同文件不纳入《公司文件编号及字号规范》中，可作为单独编号使用。格式如下：文件编号：2014.12.01.001（说明：年.月.日.当天发生的同协议与合同的排序）2.各部门表示方法1)第一部分：发文部门发文机构表述符号股东会GDH总经办ZJB行政人事部XZRS销售部XSB采购部CGB财务部CWB2)第二部分：文件密级密级表达符号控制发放和使用范围特别说明R.01限于高层管理人员董事会、总经理R.02限于中层以上管理人员部门经理R.03限于涉及的某个人或某部门/R.00无任何限制/3)第三部分：文件类型类型表达符号文件类型说明CRP.文件名称会议室文件重要会议讨论提纲或草案文件INF.文件名称资料性文件搜集的有参考价值的市场信息、政府政策等RUS.文件名称规章制度和决议发布的规章制度和会议决议SR.文件名称会议简要记录重要文件的会议纪要WP.文件名称工作文件工作流程和规范DH.文件名称公司大事记公司的重大活动及重大事项的编撰4)第四部分：文件状态状态表达符号文件状态说明Add.版本号增编Corr.版本号更正Rev.版本号发布新发布或取代已发放的文件版本号的使用：第一版（原件）用Rev.1.0表示对第一版进行细部调整用“状态符号1.1/1.2……”表示对第一版进行结构修改用“状态符号2.0/3.0……”表示举例：采购部发布的采购流程管理办法（第一版）文件编号：CGB-R.00-RUS.采购流程管理办法-Rev.1.0二、文件表头公司文件统一使用下列表头，其中“文件类型”各部门可先建立本部门文件分类，如工作流程、规范、规程、备忘……，待一定时期积累后公司再统一文件分类；保密等级用第一条中密级表达符号表示。文件类型保密等级文件编号批准人审核人编写人日期三、文件字号使用规范1.文件标题字符使用：黑体；2.字号：三号；3.文件正文字符使用：宋体；4.字号：五号；上海巴博信息技术有限公司编写与制定：XXX