公司档案管理规定

湖北省鄂旅投置业有限公司档案管理规定第一条公司档案实行分类管理。会计凭证、帐簿、报表由综合办公室；工程图纸、资料等建设类档案由业务开发部管理，待项目完工后移交综合办公室保存；公司文书档案、证照、合同、法律文书、员工人事档案、党群类档案及其他档案由综合办公室管理。第二条公司综合办公室设立专职人员，各部门指定兼职人员，负责档案管理工作。第三条公司综合办公室负责指导各部门的档案管理工作，每年定期检查各部门档案管理情况；对关停并转或机构重大组合的下设公司，派人监交档案。第四条除财务会计档案外，公司其他部门的档案资料需要长期存放的，应按有关规定及时移交给综合办公室，由综合办公室存放于档案室。移交时要办理交接手续。第五条档案管理采取电脑无纸化管理与文档有纸化管理相结合的方法，档案管理人员要按照档案管理有关规定，将存档资料严格分类，建立索引和目录，便于查找。档案的分类、编号和管理可参照公司总部档案实施办法执行。第六条各类档案文件应依其形成时间的先后顺序排序。同一事的相关文件应放在一起，如对一事件的请示和批复，合同及其履行过程中形成的各类相关文件等，都应放在一起存档，以保持档案的连续性、完整性和系统性。第七条档案管理员对负责保管的公司及其下属单位的营业执照、企业法人代码、税务登记证、土地证等各种经营证件，须督促有关部门和人员按当地政府的有关规定及时办理审验工作，以保持证件的有效性。第八条综合办公室档案管理员应将公司的成立资料、营业执照变更、重要合同、重要证件（土地证、房产证等）、重要文件（主管部门审批文件、专门批件等）重要资料及时按规定备案。第九条档案管理员发现移交来的存档文件有缺损的，有权拒绝接收并要求有关人员限期补齐后再办理交接手续。有关人员拒不补齐或无法补齐给公司造成损失的，将追究有关部门及人员的责任，包括给予行政处罚。第十条档案保管期限分永久、长期和短期，具体按公司总部档案实施办法执行。各部门的长期、短期档案可根据实际需要确定具体的保管时间，但长期一般不得少于5年，短期一般不得少于2年。第十一条借阅档案资料要填写《档案借阅单》由部门负责人、综合办公室主任签字；借阅重要档案、保密资料须经公司总经理或公司主管领导签字同意方可借出或查阅。第十二条借阅人应按借阅期限及时归还档案，档案管理员有责任在规定时间内催收借出档案。归还时，发现借出档案有破损的，档案管理员有权要求借阅人采取补救措施，恢复档案原样，保证档案的完好无损。第十三条档案的销毁（一）档案的销毁应经过严格鉴定，按照保管期限的规定，到期档案经主管部门领导审核，总经理批准后销毁；（二）建立销毁档案登记表，对拟销毁的档案进行登记；（三）档案销毁现场应有二人以上监督，严禁私自销毁档案。第十四条本规定由公司综合办公室负责解释及修订，自批准之日起施行。借阅、复印档案资料登记表申请人：部门：时间：年月日注：涉及公司秘密的档案文件资料及重要文件（如会议纪要、会议记录、工作总结及汇报、经营方针、策略、土地证、房产证、营业执照及重要合同等），须经公司领导审批后方可借阅；其它档案文件资料须经综合办公室主任审批后方可借阅。序号文件名、号档案编号份数备注123用途：部门负责人意见综合办公室主任意见：总经理审批意见：归还人：档案员：归还时间及档案状况：