公司采购流程管理制度

采购的基础流程为了提高公司采购效率,明确岗位职责,有效降低采购成本，满足公司生产需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。一、申请购买1：由申购人或者申购部门根据生产需要确定一种或几种购买物料，并按照公司指定格式的申购单填写单据。2：申购单必须包含完整一些要素：⑴申购人或者申购部门⑵申购物品所属项目或申购用途⑶申购的物资名称⑷申购的物资数量⑸申购的物资规格、技术要求和技术图纸⑹申购物资需求时间⑺申购如有特殊要求需备注⑻各级领导审核签字认可3：申购单及其提报规定⑴申购单应按照申购要素填写完整、清晰，由公司各级领导审批核准后报采购部门⑵涉及申购的物资数量过多时可以以附件的形式提交，为提高工作效率该清单的电子文档应一并提交⑶遇公司生产急需的物资，公司领导不在的情况下，可以以电话、微信等形式请示领导，征得领导同意后报采购部门，手续后补⑷如果是指定厂家或者品牌，申购部门必须作出书面说明⑸申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部4：申购单的提报部门⑴公司生产所需物资、固定资产、工程基建等项目由生产部门提报⑵公司日常运作所需的办公物资、服务及其他生活、办公项目由综合部提报⑶公司各部门专用物资由各部门自行提报二、申购单的接收及审核规定1：申购单的接收要点⑴采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，领导经公司领导签字审批完成⑵接收申购单时应遵循无计划不采购、名称规格型号等不完整不清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购，库存已超积压的物资不采购的原则2：申购单的分发规定⑴对于申购单采购部经理应按照人员分工和岗位职责进行分工处理⑵对于紧急项目应优先处理⑶无法于申购部门需求日期到货的应及时通知申购部门⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议3：采购周期的规定⑴单次采购金额预算在1万元以下的小额或零星采购的产品的采购周期不应超过7天⑵单次采购金额预算在1万元以上的需进行比价采购的产品的采购周期不应超过20天⑶单次采购金额预算在10万元以上的项目，需采购部自行招标采购的，采购周期不应超过30天⑷单次采购金额预算在100万元以上的项目，需公司领导成立价格审核委员会，安排采购部自行招标采购的，采购周期不应超过60天⑸申购部门请按以上规定的时间提报申购单，采购部如未能按时完成采购任务需及时向公司领导说明原因三、新供应商开发的规定1、寻找合格供应商，明确供应商开发基本要求⑴常见供应商分为原材料供应商、小额服务性供应商及临时性供应商，在开发过程中，需重视(Q、C、D、S)也就是质量、成本、交付、服务并重⑵首先要确定供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺的能力。其次是成本与价格，要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的价格谈判实现成本节约。在交付方面，要确定供应商是否拥有足够的生产能力和人力资源，有没有扩大产能的潜力。最后还要了解供应商的售后服务等。⑶要以上面各条为硬性标准，填写供应商调查表。建立供应商数据库档案四、采购询价在供应商审核完成后，为使公司能采购到适价的零件，采购员需随时收集物资相关工厂的供应信息，当公司有需要时，应向合格供应商名录内的相关厂商进行索样并询价。五、样品确认样品索回后，需开具《样品检验单》，送技术质量部门进行样品确认，对于合格样品需要封样留存，对于不合格样品应积极联系供应商进行修改，并在我公司要求时间内重新送样六、报价及确认报价⑴需根据本公司的付款条件、品质要求、交货时间、交货地点等条件，要求供应商报最优惠价格。(2)确认报价采购员整理报价后逐层上报，公司领导按流程和权限核对价格并进行签字审批。七、合格供应商确认当上述步骤完成后，将该供应商的相关信息登记入《供应商审核表》交相关部门审核。若审核通过可将该厂商列为我司合格供应商，将其列入公司《合格供应商名录》。以一年为周期，对该供应商进行考核，并将结果完整、忠实的记录于《供应商考核表》内。八、采购订单管理规定(1)下采购订购单接到《申购单》后，各采购人员按其分管的业务，在整体采购大计划下分解成各自的采购计划，做出采购订单。采购订单应在签字盖章后2天内发出(2)采购订单的发送经采购经理核准完的《采购订单》，由各采购员FAX或Email给供应商。(3)跟催回传订购单发送完后的《订购订单》，由各采购人员保存。各采购员将各自负责的物资资料进行整理，在《订购单》Email后1小时内应打电话给厂商，确认订单是否有收到，三日内需接到供应商的回传订单，若未接到，需主动打电话询问订单是否有变更等事宜。(4)延迟交期通知业务采购员在接到厂商的回传单后，需确认厂商所回传的内容有无更改。若厂商回传的交期确认OK，采购员可记录下来，资料即可归挡;若厂商回传的交期有延误，这时需协调厂商以达到共识。在协调达不到共识时，应即时知会上级领导或相关人员。（生产部、销售部等单位）(5)订购单的整理、归档采购员在发出采购订单后，需将原始采购订单整理后归档九、物料到货跟踪及退换货规定(1)到交期前联络厂商采购员根据自己的相关资料，在物资交货期的前五日需主动打电活给供应商，了解物资到货进度，以便及时调整。(2)物资送检及退换货处理采购员在将物资跟催进仓库后，需及时办理入库手续和主及时报检。物资合格入库后，采购动作方结束，如物资不合格，需在第一时间给予处理。（通知技术质量部门进行判定。内部整修还是马上进行调换等。如是内部整修，还需通知生产部，安排相关人手进行整修工作，原则上，所有由于质量问题所产生的费用由供应商承担）。不合格品物资退货后，需随时跟进供应商新补物资的供货进度，直至合格品入库。（原则上供应商需把新补件发至我公司后，我公司再行退货）十、对帐、发票接收、提出资金需求计划及付款规定(1)对帐采购员每月根据各厂商的月结对帐明细单，进行单价、数量、总价的核对，如有异议须与厂商沟通，核对无误后交还财务部进行帐务处理。(2)发票接收签字及交票要求供应商先开具发票至我公司后，采购员凭订单、入库单、价格审批单或合同（三单必须匹配），交领导签字后，与财务部办理单据移交手续，进行挂账，并对所到单据进行记录备查⑶做资金支付计划及请款手续采购员根据与各供应商达成的付款协议，作出月度、周资金需求计划，此时需填写付款申请单。交领导签字后，方可交到财务部门进行付款。