公司管理制度编写导则(20130802)

******管理性文件编写规则****-**-**-**-****1目的为了规范公司各类管理性文件的编写、制订和日常管理工作，促进公司制度标准化建设，持续提高公司管理水平，特制定本规则。2适用范围本规则规定了公司管理性文件的制定原则、分类构成、编码原则、日常管理等要求。本规则适用于公司各部门、各子公司及其下属单位各类管理性文件的编制。3引用文件下列文件中的条款通过本规则的引用而成为本规则的条款。——GB/T1.1-2009《标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写规则》。——GB/T15498-2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》。——****-B-4201-2010《文件控制程序》4编写基本要求4.1合法性管理性文件应贯彻国家有关政策、法令和法规，遵守公司章程，与其他规章制度兼容，低层级文件不得与上层级文件相抵触。4.2完整性管理性文件在其范围所规定的界限内，按需要力求完整。4.3准确性管理性文件的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的可能性。管理制度的图样、表格、数值和其它内容应正确无误。4.4统一性管理性文件中的术语、符号、代号应统一，并与其它管理制度一致，已有国家标准的应采用国家标准，已有公司标准的应采用公司标准。同一概念与同一术语之间应保持唯一对应关系，类似部分应采用相同的表达方式与措辞。4.5适用性管理性文件应结合公司实际情况编写，同时应符合公司战略规划及公司章程，力求具有合理性、先进性和可操作性。5管理性文件的层次5.1第一层次是指规范公司总体运行和重大事项的管理制度，在公司管理制度体系中具有最高的效力，也是其他管理文件制定的依据。一般为章程、规则、制度等。如：公司章程、****有限公司2013-09-05批准2013-09-06实施****-**-**-**-****5.2第二层次是指在每个门类，也就是这一类工作总的准则。一般为规定、规范等。如：公司法律事务工作规定、采购业务工作规范等。5.3第三层次是指某一门类总体规定下，针对某一项具体业务而制定的规章制度。一般为办法、实施细则、流程、通知等。如：成本费用管理办法、现场管理实施细则、发货控制流程、电价调整通知等。6管理性文件的编码6.1文件编码公司简称—版本号/修订次数—分类编码—部门编码—颁发年月6.2公司简称****汉语拼音的第一个字母。即：****6.3版本号/修订次数版本号为英文字母，修订次数阿拉伯数字。如：第一版第二次修订，即：A/2。6.4分类编码管理性文件分类的第一个拼音字母。如：制度，即：ZD。具体分类编码为：6.4.1第一层次文件：制度——ZD；章程——ZC；规则——GZ。6.4.2第二层次文件：规定——GD；规范——GF。6.4.3第三层次文件：办法——BF；实施细则——XZ；流程——LC；通知——ＴＺ。6.5部门编码具有编拟管理性文件职责部门的汉语拼音的第一个拼音字母，见表一。表一：各部门名称和部门编码对照表序号部门名称部门编码序号部门名称部门编码1管理部GL8技术服务中心ＪＦ2财务部CW9办公中心ＢＧ3党群人教部RJ10司法保卫部FB4生产保障部SB11销售公司ＸＳ5生产部SC12投资部ＴＺ6质检部ZJ13监察室ＪＣ7研发、技术部门ＪＳ6.6颁发年月用阿拉伯数字表示。如：2013年8月份颁布，即：2013087管理性文件的结构7.1内容划分管理性文件由名称、目的、适用范围、引用文件、关键词语解释、职责、管理内容和方法、报告和记录、其它、终结线、批准实施日期标注栏、编写标注栏及附录（或附件）等部分组成。7.2层次的描述和编号7.2.1章****-**-**-**-****章是管理性文件内容划分的基本单元。在每项管理性文件中，应使用阿拉伯数字从１开始对章编号。编号应从“目的”一章开始，一直连续到附录之前。每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。7.2.2条条是章的细分，应使用阿拉伯数字对条编号。第一层次的条（例如5.1、5.2等）可分为第二层次的条（例如5.1.1、5.1.2等），一般情况下宜分到第三层次（例如：5.1.1.1、5.1.1.2等）。同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。例如，第10章的条文中，如果没有10.2条，就不应设10.1条。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。例如：10.1有标题，则10.2也应有标题。第一层次的条如果包含有下一层次的条时宜给出标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。第二层次的条可同样处理。7.2.3段段是章或条的细分。段不编号。编写段时不宜出现“悬置段”，以避免在引用这些段时产生混淆。“悬置段”是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。7.2.4列项列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。列项中每一项前应加破折号。如果需要识别时，则在每一项前加上后带半圆括号的小写拉丁字母序号。在字母形式的列项中，如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项，则应使用后带半圆括号的阿拉伯数字序号。8管理性文件的起草8.1名称名称为必备要素，它应置于管理性文件的正文首页。名称的结构为“单位名称＋管理性文件主题”。例如：****有限公司安全生产管理制度。名称力求简练，并应明确表示出管理性文件的主题，使之与其它管理性文件相区分。名称不应涉及不必要的细节。8.2目的目的为必备要素，它应置于每项管理性文件正文的起始位置。编写目的之陈述应使用“为了……，特制定本制度（或本规则、本规定、本办法、……）”。8.3适用范围适用范围为必备要素，它应置于“目的”之后。范围包括管理性文件内容范围及其实施范围。如果管理性文件名称中已包含其内容范围，可只陈述其实施范围。8.4引用文件引用文件为可选要素，应置于“适用范围”之后。引用文件的表述应符合GB/T1.1-2009《标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写规则》中关于本部分的要求。但在文件编制过程中仅作为参考的引用文件、资料性引用文件、非公开文件不作为引用文件。****-**-**-**-****8.5关键词语解释关键词语解释为可选要素。当管理性文件中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理性文件的理解时，应对这些词语加以解释说明。8.6职责职责为可选要素。当管理性文件中的事项需要两个或两个以上部门参与完成，且需要界定各自的职责时，应明确加以说明。8.7管理内容和方法管理内容和方法是管理性文件的主体内容，可用一章或若干章予以表述。管理内容和方法应符合GB/T15498-2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》中的要求。8.8报告和记录报告和记录为可选要素，应规定该项管理活动所形成的报告、记录的格式、签发、传递路线和保存期限。8.9其它其它为必备要素，它应作为每项管理性文件正文的最后一章。在这一章中应明确表明该管理性文件的解释部门、实施时间。当与现行管理性文件相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：——××文件自本文件实施之日起即行废止。——现行文件与本文件有抵触的，以本文件之规定为准。——现行文件中与本文件之规定不相符的，应参照本文件予以修改。8.10终结线在管理性文件最后一个条款之后应有终结线。8.11批准实施日期标注栏批准实施日期标注栏为必备要素，表述内容包括管理性文件批准单位名称及日期、实施日期。例如：“日照****有限公司2013-08-08批准2013-08-09实施”。批准实施日期标注栏置于管理性文件首页页脚处。8.12编写标注栏编写标注栏为必备要素，表述内容包括管理性文件版次、有效期限、起草部门、起草人、起草部门负责人、审核部门负责人及批准人，置于终结线之后的版面下方。8.13附录（或附件）附录（或附件）为可选补充要素，主要是帮助理解管理性文件的内容，以便正确贯彻执行。管理性文件的每次修订均应在附件中说明各版次历次修改沿革说明。附录的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：——范例；——管理性文件中所引用的参考性文献资料或目录；——管理性文件中所引用的政策法规名称；****-**-**-**-****——管理性文件中所引用的专业术语解释或系统介绍。附件的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：——表格式样或图例；——管理性文件历史上各版本的修改沿革说明。附录（或附件）中的图表编号与正文中的图表编号应分别采用不同的编号方法。9管理性文件的编制、审核和批准9.1编制根据工作职责标准分工，对于局部的、专业的、涉及本部门职责范围的管理性文件，由职责标准归属的职能部门提出编制、换版和修订意见。对于全局的、综合的、涉及多部门职责范围的管理性文件，经公司总经理授权后，由管理部提出或组织编制、换版和修订。9.2审核管理性文件由编制部门分管领导或相关专业部门负责人审核。9.3复核管理性文件由管理部进行复核，以保证管理性文件之间的接口衔接和内容的合法性、完整性、准确性、统一性、适用性，以及格式编排的规范性等。9.4会签必要时，管理性文件在提交批准前，应经过相关人员会签，会签人员由文件编制部门提出。9.5批准管理性文件在颁布前应得到批准，以保证文件的权威和效力。管理性文件由公司总经理或经总经理授权人员批准。10格式编排10.1幅面与页边距幅面采用A4幅面（210mm×297mm）。页边距的设置：上边距、下边距各为2.0cm，左边距2.5cm、右边距为1.5cm。单页管理性文件左右边距各为2.5cm。10.2名称管理性文件名称用三号黑体加粗水平居中排，置于首页版面上部。单位名称与其它要素分行，行间距为固定值19磅。10.3管理性文件编号首页管理性文件的编号置于名称后，与名称之间空一行，用小四号黑体加粗居版面右侧排。管理性文件编号与正文之间用一水平粗实线分隔,线长同版面宽度。管理性文件编号与水平粗实线的距离宜为2mm，管理性文件正文与水平粗实线的距离宜为一行。从次页开始到最后一页，管理性文件编号均置于页眉右侧，用小四号黑体加粗字体排。从次页开始，管理性文件编号与正文之间无分隔线。****-**-**-**-****10.4章、条、段章、条的编号顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。章的标题占两行。段的文字空两个字起排，回行时顶格排。章、条的编号及章的标题用小四号宋体加粗排。条的标题及章、条、段的内容用小四号宋体排。10.5列项各项前面的破折号或字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）均空两个字起排，其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边五个字的位置。字母编号、下一层次的数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）、破折号或圆点均空四个字起排，其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边七个字的位置。列项的内容用小四号宋体排。第一层次列项中的段空四个字起排，回行时应置于距版心左边五个字的位置。10.6图、表管理性文件中每个图、表均应有图题或表题并从1开始予以编号。即使只有一个图、表时也应编号。表的编号和表题应置于表上方的居中位置，用小四号宋体加粗排。表内文字内容用五号宋体排。图的编号和图题应置于图下方的居中位置，用小四号宋体加粗排。图内文字可用五号或小五号宋体排。10.7终结线终结线置于管理性文件正文的最后一条之下空一行，为一居中粗实线，长度为版面宽度的四分之一。终结线不能另起一面编排。10.8批准实施日期标注栏批准实施日期标注栏应置于管理性文件首页页脚两侧，与正文用同版面宽的粗实线分隔。批准单位名称及日期置于左侧，实施日期置于右侧，用五号黑体加粗排。10.9编写标注栏编写标注栏置于终结线之后，邻近页脚。该标注栏为表格形式，6列4行，宽同版面宽度。行高宜为10mm，列宽视情而定，应美观。编写标注栏内标题用小四号黑体加粗排，其它的用小四号宋体排。编写标注栏不能另起一面编排。10.10附录（或附件）附录（或附件）编号以及附录（或附件）标题，每项各占一行，附录（或附件）编号用五号宋体,置于版心左上侧,附录（或附件）标题用四号宋体加粗，于附录（或附件）条文之上居中位置。附录（或附件）应另起一面，以后各个附录（或附件）通常另起一面