公文写作的基础知识与常见问题的分析

公文写作的基础知识与常见问题分析一、概述1、公文的定义公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。2、公文的特点是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。3、公文的分类按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。二、常用公文文种（一）我国现行党政机关使用的文种我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。（二）学校常用的主要公文种类1、决定（1）功能适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（2）分类A.法规政策性决定。如《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》B.重要事项的决定。如《中共中央关于加强同人民群众联系的决定》C.奖惩决定。如《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》2．通告（1）功能适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项（3）分类a.法规性通告b.知照性通告通告不写抬头，无主送单位。通告与公告的区别a.内容重要性不同b.对发文机关限制性有较大不同c.发布范围有所不同3．通知（1）功能适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（2）分类a.发布指示的通知b.颁发规章的通知因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。如人事部关于印发《人事争议处理办案规则》和《人事争议仲裁员管理办法》的通知被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。c.批转、转发文件的通知d.晓谕性通知e.任免通知（人事任免用决定和通知的区别）4．通报（1）功能适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（2）分类表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求5．意见（1）功能适用于对重要问题提出见解和处理办法。（2）分类规划性意见实施意见具体工作意见6.批复（1）功能适用于答复下级机关的请示事项与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见如《国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复》主送机关一个，即发出请示的下级机关以上6种为下行文。7．报告（1）功能适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。（2）类型a、工作报告b、情况报告c、建议报告d、答复报告e、报送报告8、请示（1）功能运用于向上级机关请求指示、批准（2）应用范围a、遇到问题无法解决，需要上级指示b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁f、请上级领导参加活动，指导工作（3）分类a、请求指示的请示b、请求批准的请示主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式只能主送上级机关，不能送领导者本人不得越级请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）以上两种为上行文9.函（1）功能适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（2）分类a.公函和便函b.发函和复函函是平行文，写法特别要注意用语分寸。10．会议纪要（1）功能适用记载、传达会议情况和议定事项。（2）分类a.决策型b.交流型c.研讨型三、公文的格式1．公文格式的组成公文格式的组成要素包括：（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期（12）印章（13）附注（此件发至XX级）（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。2．发文字号编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。3．公文标题标准式：发文机关+发文事由+文种凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，故发文机关名称可省略。特殊形式：（1）发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》（2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。4．成文日期成文日期确定原则：（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2）领导签发的，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4）法规性文件以文件批准日期为准。（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。5．主题词《条例》和《方法》都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。《上海市人民政府公文主题词表》使用说明中规定：（1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如《上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。（2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。（3）根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。（4）在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。6．用印一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。四、我校公文中常见问题分析1．文种的误用主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。a.行文目的不同报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。b.公文内容不同请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。c.规范性用语不同报告用“以上报告如有不妥，请指示”，“特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复”。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面。a.请示、报告混用如《关于请校领导出席毕业典礼的报告》b.请示、报告并用如《关于召开新一届学代会的请示报告》2.随意请报“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”“报告”。随意请报主要有三种情况：a.主送个人，如“x书记”、“x校长”。b.多头主送，如“教务处、科技处并实验室管理处”c.越级上报3.公文组成要素不全a.上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。b.缺附件说明。c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。d.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。4.公文标题病误a.标题缺少行文单位公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文种b.标题无文种将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如《……关于……的规划》、《……关于……的总结》。转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如《……关于转发……的方案》。c.不伦不类的标题两个文种并用如请示报告、任免决定的通知等。混用文种将“请示”错用成“申请”。d.标题中事由表达不全如《华东理工大学关于申请划拨上海市“十五”配套经费的报告》e.标题中乱用标点符号公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文中乱用标点符号主要表现在：a.转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。b.不必用其他标点符号而随意使用。如《关于对1999年“全民文明礼貌月活动”安排的通知》。5.语言结构和文字方面问题a.段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如一、二、……，1.、2.、……。b.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。c.繁琐冗长，多套话。如根据……精神，在……指导下，在……关怀下等。d.主语谓语搭配不当。如：人民的生活水平普遍增加了。（提高）上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）…e.定语错位造成歧义如：市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题。原教育部副部长周远清来校视察工作。f.标点符号错用逗号和句号错用为了加强熟肉制品市场管理，规范熟肉制品市场经济行为，维护消费者利益，在全市建立统一批发、集中配送的熟肉制品供应体系。根据市政府会议精神，决定……顿号和逗号的错用例：在时间紧，任务重，困难多的情况下，学校号召全体师生员工……。金山校区学工委主任、各学院总支副书记、团委书记、班导师参加了会议。在小标题上用标点符号6.其他一些错误a.引文文号错放在文件名前例：根据教育部教高〔2002〕3号文件颁布的《普通高等学校图书馆规程》（修订）的文件精神，……。b.常识性错误例：经国家教委和上海市政府批准，我校在奉贤建设新校区。谢谢！欢迎提出宝贵意见。