关于竣工资料管理规定及常见通病

（修订时间:2010年2月22日）共12页第1页关于竣工资料管理规定及常见通病1、对完工1个月却未能及时上交区域的项目要说明为何延迟?未交项目的资料准备何时上交？缺项能否补,何时能补齐?2、超过2个月资料还未上交项管中心的区域要有报告，相关领导审批后可适当延期。无报告说明的按照红宝书中《施工部门奖惩规定》（XG-8-2009）进行处罚，项目经理捐款200～1000元，责任人捐款200～1000元。3、“施工许可证”：项目单独申领的项目,归档中应保存原件；由总包方统一办理的，应在清晰、完整的复印件上说明原件在何处，并加盖业主/总包的印章。（据南京部分项目部反映近期南京只有安全监督证和劳动用工备案登记证，不用办理施工许可证，但经咨询南京行业主管部门，回复是必须要办理的，否则一旦查实，我方仍是违法施工。）甲方有特殊情况（或议标工程）不愿办理时，可让其出具书面说明并盖印章。施工过程中可通过工作联系单的方式提醒甲方办理合法施工的手续。3.1项目部需持中标通知书到当地建管部门敲章备案，以利于公司项目投标做业绩。红宝书XG-1-2009有关内容2.3项目部在办理“施工许可证”时：2.3.1如发现“中标通知书”与合同的工程名称不一致，项目部应在办理前，根据中标通知书与甲方商议将中标通知书与合同的工程名称协调统一；2.3.2如合同约定要获得工程奖项的：除工程名称与“中标通知书”与“合同”应一致外，填“项目负责人”时应根据合同中所列人员，写出不同的排列组合，争取更多的项目负责人能获取优良业绩。4、“单位工程竣工验收记录”（一式六份）:是证明工程已经通过验收的法定证据。装饰做为单位工程（改扩建/二次装修）进行验收的，应有一式六份“单位工程质量验收记录”；作为参建单位与总包一起验收的，至少应有一份“单位工程竣工验收记录”原件和一式六份“装饰分部工程质量验收记录”。“竣工日期”应填写清楚:此为确定完工时间、工程决算、财务审计和保修期的开始日期。“项目经理”填写注意事项见红宝书XG-1-2009有关内容，同时还应关注中标通知书、施工合同和获奖证书对应的工程名称、项目经理至少有一份保持一致。“综合验收结论”：应填写“合格”或已通过验收。（修订时间:2010年2月22日）共12页第2页“建设单位”、“监理单位”、“施工单位”、“设计单位”四方签章：最常发生的是建设单位有盖章但无人签字，应尽量争取合同约定的甲方代表签字；无监理单位的情况应在监理栏上加盖甲方章，因为业主不但是甲方同时还是监理；设计为我司的需加盖公司公章，勿盖设计分院的印章。5、开工报告：应加盖公司公章、监理（建设单位）的签章，填写日期，即要结合工期情况，争取有利的时间点。6、竣工报告：合同范围内工程完工后应及时提交竣工报告，说明合同范围内工程已经竣工，应加盖公司公章，请求对装饰分部进行验收。若业主因为整体工程未结束而不进行分部验收，此竣工报告提交之日可以界定完工时间、工程决算、财务审计和保修期开始的日期。因此“竣工报告”可以作为竣工验收记录不能及时获取的说明文件。7、样板房/合同价低于500万元、800万元以下的议标工程且业主不肯办理合法施工手续,并已做出书面说明的工程，可按“简化版竣工资料目录”整理。8、合同价高于500万元或800万元以上的议标工程，如因业主原因无法办理合法施工手续，由项目提出申请：区域认可项目经理不需要业绩，业务认可不需要工程业绩，公司领导同意，可免交“工程质量评估报告”、“工程质量监督报告”、“工程验收备案书”、“消防验收文件”。9、“竣工验收记录”、“室内环境质量检测报告”、“工程验收备案书”“消防验收”，因各种原因不能及时办理的：A、由各大区明确办理人员和时间，时间不超过两个月；B、两个月后，区域经理确认已经不能再办理的，缺“竣工验收记录”的附上交付证明或钥匙移交签收单报告说明，报公司领导审批。C、因甲方原因未办理“消防验收”的，请甲方出具说明，如说明正在办理中的，请项目经理在说明下面承诺“本人将及时跟进此事，一旦办理完毕及时交公司归档”，并署名。D、工程验收备案书多数项目称需项目整体验收后方能拿到，应请甲方出具书面证明，请项目经理在说明下面承诺“本人将及时跟进此事，一旦办理完毕及时交公司归档”，并署名。10、安全无事故证明:写明项目名称、开竣工的时间，并让建设单位盖章。不要填写项目经理等，便于投标时使用。11、光盘（竣工图、竣工照片、竣工总结）：竣工图必须要有，并且要详细，可做为审计、有纠纷时造价鉴定时能影响工程造价的有力证据；竣工照片反映工程特色的照片，（修订时间:2010年2月22日）共12页第3页并注明部位，同时要求洗出不少于十张；施工进度汇报；前期策划、50.80小结、竣工总结、全员总结，不仅仅是工程概况，竣工照片共享，还要包括新材料、新工艺、新技术，二次经营，施工出彩的部分、总结得与失等。（１）以PPT的形式。（２）压缩至５Ｍ内．竣工总结的提纲（结合50.80来写）：A.工程概况（工程背景、工程内容、面积、造价、施工范围、开竣工日期、设计单位、地点等）B.现场施工管理的体会（前期准备、二次经营、重点区域、文明施工、收头工作）C.工程质量的精彩之处、管理中的亮点和难点D.材料的使用感受、建议（特别是新材料）E.施工工艺、材料选择的不足之处F.本项目执行“产品化”的体会G.对公司制度体系的合理化建议12、三新新材料、新工艺、新技术：目前为止，暂无。可以将本项目的重点部位的施工工艺或技术、材料运用上有较大成功之处的整理成文献，便于经验共享。13、材料的检验报告：附在“材料（构配件）、设备进场使用报验单“之后，上报给监理或甲方审查的：大部分材料只需提供生产厂家的检验报告，只有“材料指导书”附录C明确的才需提供复试报告。生产厂家的检验报告，可以是复印件，我们要注意的是日期是否在一年内，报告的提供者应加盖公章（首选生产厂，其次是供应商），不能盖项目章。无论是复试报告还是厂家的检验报告交公司的必须是原件（复印加盖提供者的公章），需要交给当地档案馆和甲方原件的，应提前向复试单位和供货单位声明多获取2份。（产品合格证等贴在A4纸上）14、工序报验、隐蔽、检验批等要求为原件存档。15、室内环境检测报告、消防验收意见书:一般均由甲方办理,如果我们只能拿到复印件,应加盖甲方的章。消防验收往往滞后，项目部应定人催讨。16、项目总承包的，竣工资料应包括各个（暖通、安装、智能等）分部的验收记录。17、装订成册（黑色齐心牌档案盒）：编制封面、目录、页码，方便以后查找（规范要求：装订采用线绳三孔左侧装订法）。施工合同、中标通知书、补充协议等原件需及时归还公司法务部，施工现场只留有复印件即可。（修订时间:2010年2月22日）共12页第4页18、有些项目隐蔽、分项验收、签证等过程资料无监理的，而甲方签字人和合同中约定的不是同一人，且业主未加盖章的，甲方必须出具书面证明签字人有权代表甲方签字。负责各大区的资料管理人员，应先审核，并做好项目登记，在约定的时间内及时催交，而不是项管中心列出清单再催收，上述所列建议请各位提出更好的做法，也希望以上1-18点所提的问题在区域资料主管就能解决，不要交到项管中心，经检查不全再退回，耽误项目部补资料的最佳时间。