兴茂集团报账管理制度及流程2013.6.18

兴茂集团报账管理规定及流程一、报销总则为了规范集团各部司各项费用报销程序，确保各部司账务及时报销、各项费用支出得到合理控制，特制定如下报销流程。二、各项费用报销细则（一）通讯费按照集团《通讯费管理办法》享受集团通讯费报销标准的员工将当月通讯费发票交所在部司办公室主任，由办公室主任（或内勤）按照集团通讯费报销标准审核并按部门汇总填制付款凭证，经财务审核登记后到资管中心核对报销。通讯费报销在集团核定的通讯费报销标准范围内据实报销，超过集团核定报销标准的按集团核定报销标准报销。因特殊情况超过集团通讯费核定标准或因公产生的长话费、漫游费等由经办人凭通讯费发票和通讯费清单填制付款凭证，各部司总经理审签，传集团行政人事部审核签字后传资管中心，经财务审核登记，由办公室主任（或内勤）到资管中心核对报销。（二）交通费、差旅费及探亲休假费用1、交通费及差旅费报销要严格按照集团《交通费、差旅费管理办法》的规定进行报销，职工因公交通费报销由当事人凭票填单，部门负责人签字，部司总经理审签，财务审核登记,各部各司办公室（或内勤）汇总后统一到资管中心报销。2、职工因公出差需要乘坐飞机，需提前三天上报行政部票务专员预订机票（因特殊情况不能提前预订机票必须请示集团领导同意后行政部方能预订机票）。具体流程为：出差人员出差前填制出差申请单（注明起止地点、出发时间等）经部司总经理审批同意后上报行政部票务专员预订机票。每月末行政部票务专员凭机票发票（附经审批的出差申请单）按部司填制付款凭证并编制机票报销汇总清单上报行政部部长签字，经报集团领导审批，财务审核登记后到资管中心报销。3、按照集团《员工探亲休假管理制度》享受探亲休假的员工，要严格按照集团《员工探亲休假管理制度》规定完善相关探亲休假手续，并按照《员工探亲休假管理制度》规定报销相关费用。职工探亲休假往返途中交通费由当事人凭票填单（附职工探亲休假审批单），部门负责人签字，部司总经理审签，人力部审批，财务审核登记,各部司办公室（或内勤）汇总后统一到资管中心报销。（三）业务招待费用集团各部门、各房产公司、建筑公司、物业公司、园林公司等业务招待费由各部司总经理根据下月工作计划及长远规划于每月20日前与董事长统一标准，并将与董事长统一并经审批的外联费用资金计划表交财务部和资管中心备案。发生的业务招待费由经办人填单,部门负责人签字,部司总经理审签,财务审核登记,到资管中心按资金计划核对后先行报销,资管中心填制各部司汇总报账清单传董事长会签。临时性外联计划需提前和董事长沟通统一后，由经办人填单,部门负责人签字,部司总经理审签,财务审核登记,到资管中心按资金计划核对后先行报销，资管中心在汇总报账清单时注明计划外外联费用，并注明是否已请示董事长同意。（四）材料费用材料采购要严格按照《材料采购计划程序》进行采购，并按如下支付流程进行款项支付：1、不能事先预料的小额备件及远程物资的采购，由材料科向分管总经理报告，经书面批准后由采购部直接采购；付款手续由信息员负责填写付款凭证（附验收入库单等），经统计对单审对登记，部门负责人审核签字，材供部总经理审签，资管中心核对报销。2、锁定品牌及供应商的大众材料的采购，由供应商在信息员的指导下填写付款凭证（附验收入库单等），经信息员核对签字，经统计对单审对登记，部门负责人审核签字，材供部总经理审签，资管中心核对报销。3、包工包料和设备设施结算（附验收表）按以下报账流程执行，支付进度款时必须由现场工程管理人员对质量签字，工程结算必须附现场验收合格表。签字顺序签字人承担的责任或职责第1位供货商款项实得人（承担多付退回款项的责任）第2位分公司经理平衡资金、组织现场管理责任、质量、组织现场管理第3位接管部门工程管理负责人负责对工程接管质量确认验收第4位信息员或供应商负责数量、有无方案、合同，质量核对样品、票据准确、往来清楚，平衡资金、支付数据准确，第5位统计员支付数据准确性，核实支付附件的真实性、合理性、合法性、附件签字手续完善性，第6位材料科科长及材供总经理负责有无方案、合同，质量核对样品、往来清楚，平衡资金、支付数据准确，第7位资管中心往来会计支付数据准确性；核实附件张数，扣取借支款项。4、材料费用单笔对外付款在2000元以上的原则上不予支付现金，须采用转帐支票支付，转帐收款单位名称必须为合同上约定的单位名称一致（若转账收款单位名称与合同约定不符，必须由合同签订方出具委托付款通知书）。5、包工包料和设备设施采购合同按照合同主体单位项目工程管理负责人划分，属于房产签订的采购合同，由房产公司现场工程管理负责人签字，属于亚东建设集团签订的采购合同，由亚东集团项目公司现场工程质量负责人及栋号长签字。6、工程进度款借款凭证签字程序程序说明：1、由信息员填写工程进度款借款凭证（如果借款凭证由供货商家自己填写的，则在填写后首先交信息员与合同对照进行初审），然后交项目栋号长（建司栋号长或工程）对进行工程进度进行确认审核。2、经审核符合的借款凭证经分公司经理审批确认。3、材料科内勤进行台帐登记；4、建筑统计员对工程进度进行复核，上帐。5、材料科科长对借款符合条件性进行复核。6、物供部副总对借款符合条件进行审批。7、资管中心搭帐、支付。（五）规费1、各项规费、补（赔）偿费、宣传费、财务费、税费每月必须由相关部司事前先报请集团领导同意后列入当月资金计划,资管中心根据审批的资金计划统一按排支付。经办人凭票填单,部门负责人、各部司总经理审签，财务审核登记,各部司办公室（或内勤）汇总后资管中心往来会计物供部副总材料科科长财务统计分公司经理栋号长或工程部经理商家材料科内勤信息员信息员统一到资管中心按资金计划核对后报销。2、各项考察费用，凭考察总结交集团档案室备案签字、办公室主任签字,财务按考察方案审核登记，资管中心按资金计划审核报销后报集团领导审签。(六)建司工程费用1、工程结算付款凭条签字程序及职责（附完工单及结算单）签字顺序签字人承担的责任或职责第1位承包人款项实得人（承担多付退回款项的责任）第2位项目经理（栋号长、施工员）负责工程量、有无方案、用工及合理性，工资发放到民工手中、组织现场管理。第3位分公司经理平衡资金、组织现场管理责任、有无方案、用工及合理性，监督工资发放到民工手中第4位租赁公司保管员对承包人租赁材料、设备归还，租金结算负责第6位库房保管员对承包人领用材料结算负责，临时设备、借用领还负责第7位负责保险人员对承包人施工保险、工伤处理无后遗症负责第8位统计员支付数据准确性，核实支付附件的真实性、合理性、合法性、附件签字手续完善性，监督工资发放到民工手中。提醒扣借支款项，扣除质保金，建往来账。第9位统计科科长平衡资金、支付数据准确，核实支付附件的真实性、合理性、合法性、附件签字手续完善性，监督工资发放到民工手中。第10位建司总经理平衡资金、组织管理第11位资管中心往来会计支付数据准确性；核实附件张数，完工冲借条。工程完工结算时，必须附经签字完善的工程验收合格表。2、工伤赔偿付款凭条签字程序及职责签字顺序签字人承担的责任或职责第1位分公司经理安抚伤者及家属，对处理结果合理性、合法性、法律后遗症负责。第2位负责保险人员安抚伤者及家属，对处理结果合理性、合法性、法律后遗症负责。第3位建司办公室主任安抚伤者及家属，对处理结果合理性、合法性、法律后遗症负责。第4位统计支付数据准确性，核实支付附件的真实性、合理性、合法性、附件签字手续完善性，提醒扣取借支款项。第5位统计科长平衡资金支付、支付数据准确，核实支付附件的真实性、合理性、合法性、附件签字手续完善性。第6位建司总经理平衡资金支付，对处理结果合理性、合法性、法律后遗症负责。第7位资管中心往来会计支付数据准确性；核实附件张数，扣取借支款项。（七）职工工资职工工资由资管中心薪酬核算员按照经审批的各公司组织架构及编制表、按《集团转正晋级管理程序》通过的转正晋级人员名单和按《集团薪酬考核管理办法》考核出的考评结果核算各块员工工资，薪酬核算员将已核算并经相关部门审核无误的工资表按各部司填制付款凭证并签字，经财务部、人力部、综合部、各司一把手和审计部审签，报集团领导审批后交资管中心发放。（八）车辆费用各部司车辆运行要严格按照《集团车辆管理、车辆维护及用车管理规定》执行，车辆行驶过程中发生的油料费、过路过桥费、停车费、年审年检费、车船使用税等费用由车辆驾驶员凭发票填制付款凭证（油料费发票上要注明行驶里程及随车人员签字、停车费和过路过桥费发票必须要有随车人员签字），片区部司办公室主任签字，部司总经理审签，财务审核登记后到资管中心报销。车辆维修、保养费用发生前必须先报维修、保养方案，经各部司司办公室主任审签，报各部司负责人签同意后才能实施维修、保养（修理厂原则上要求定点）。车辆维修中需更换零配件的，所更换的零配件必须带回交财务部核实建立台账，实物交由资管中心安排专人进行保管。车辆维修保养所发生的费用由经办人凭维修、保养发票（附已审批报修方案和维修保养单）填制付款凭证，各部司办公室主任签字，部司负责人审签，集团财务审核登记后到资管中心报销。车辆保险费：各部司办公室主任每月末提前上报下月车辆保险到期信息清单（车辆牌号、车架号、发动机号、车主、保险到期时间等）给资管中心保险专员，资管中心保险专员联系保险公司投保，保险费采取先借支后报账的方式，即先由资管中心保险专员出借款凭条，经各部司办公室主任签字，资管中心部长审签后借支缴纳保险费。收到保险费发票后，资管中心保险专员凭发票及保险合同复印件填制付款凭证，各部司办公室主任签字确认，资管中心部长审签，集团财务审核登记后到资管中心报销冲借支。（九）车辆补贴按照集团《车辆补贴和和乘车管理规定》享受车辆补贴方案的人员按照车辆补贴标准凭票填单（第一次报销时附《集团车辆补贴申请审批单》），固定资产会计审核登记，行政部部长签字后到资管中心审核报销。（十）返租租金返租租金每月由各房产公司编制返租租金支付明细表（明细表要注明客户姓名、所购物业座落地、物业面积、返租租金、客户银行帐号等信息），返租租金明细表经财务人员审核后上报集团领导审签。返租租金由业主凭返租合同填制付款凭证，商业公司总经理签字，房产公司总经理签字，资管中心审核，财务审核登记后到资管中心凭已审批的返租租金支付明细表报销。（返租租金支付采取银行转账支付）（十一）其他费用各公司和集团各部门的其他费用（以上费用中未包含的）报销在财务制度规定范围内按签字程序报销，如制度未规定或超标的费用按程序签字后再交财务部审核（3000元内），超过3000元内的直接交集团领导审核。财务及内勤人员应严格执行该报账管理规定，坚持原则，严格审核所报销凭证金额及事项的真实性，大小写金额必须一致，填写规范，字迹清晰。如有弄虚作假的行为一经发现，轻者每次至少罚款200元，重者将按公司规定严肃处理。三、借支的管理及报帐（一）业务借支1．因工作需有备用金（业务费）的员工，填好借支单，各部司领导签字后交资管中心审批付款。备用金原则上不超过500元，超过500元的由各部司总经理签字认可方能借支，10000元以上（含10000元）的集团领导签字认可后借支。每月按时冲帐后再重新借支。2．其他业务借支500元以内交分管领导审批，500元以上的交总经理审批同意方能借支。借支由借款人填好借款单并注明还款时间，统计、各部司总经理审签，资管中心按资金计划支付。原则上业务借支期限不超过半个月。（二）、材料采购员借支1．采购员按计划填写借支凭条，材供部总经理审签（包工包料、进度款还需财务签字），资管中心按资金计划支付借款，除零星采购需要支付现金外，其余款项支付一律采用转账支付，采购员一律不得采用现金结算。2．材料科应每月主动清理借支一次，每月至少报帐两次。（三）、建司工程人工费借支工程人工费借支签字程序及职责：签字顺序签字人承担的责任或职责第1位承包人款项实得人（承担多付退回款项的责任）第2位项目经理（栋号长、施工员）负责工程量、工资发放到民工手中、组织现场管理第3位分公司经理平衡资金、组织现场管理责任、监督工资发放到民工手中第4位统计员支付数据准