会员礼品管理规定

广西联华超市股份有限公司文件广联总字[2009]第号关于会员礼品的管理规定第一条为规范门店会员礼品管理，加强会员礼品的监控，避免公司经营风险，特制定本规定。第二条本规定适用于所有会员礼品兑换门店及配送中心。第三条会员礼品进销存不进入业务系统，采用手工立帐的方法进行管理。第四条所有会员礼品兑换门店及配送中心、客户管理部必须建立Excel《会员礼品进销存台账》，涉及会员礼品库存数量增减的分配、调入、调出单据，必须由门店、配送中心递交客户管理部进行存档，并由客户管理部根据单据进行礼品库存账面数据的调整。会员礼品账面数据以客户管理部为准，由于门店、配送中心未上交单据造成的帐实不符、帐账不符，将作为会员礼品盘点盈亏进行相应的处罚。第五条配送中心会员礼品的收货处理：1、配送中心设立专区贮存会员礼品，并由资产管理员负责进销存台账。2、由会员专管员负责会员礼品的订货，配送中心收货后，根据每次接收会员礼品的随货单及收货时间，进行《配送中心会员礼品流转表》库存增加的账面调整。3、客户管理部会员专管员根据供应商递交的随货单及请款单，进行客户管理部《配送中心会员礼品流转表》库存增加的账面调整，调整时间为随货单注明的收货时间，保证配送中心账面数与客户管理部账面数一致。第六条会员礼品的发放：1、会员专管员根据门店会员礼品兑换情况及库存情况不定期进行会员礼品的分配，并以A模“工作请示”的方式由客户管理部审批后向配送中心及门店发布分配表，进行分货。配送中心及门店通过“工作请示”进行查阅。2、配送中心按照分配表发货，并打印《配送中心会员礼品领用单》一式三联，《配送中心会员礼品领用单》随货发到门店，门店签收后自行保留一联作为《门店会员礼品进销存台账》库存调整的凭证，另两联交配送中心收回，其中一联作为配送中心礼品台帐凭证。另一联在两个工作日内交由会员专管员作为客户管理部台账凭据。3、兑奖门店要认真查阅工作请示中的会员礼品分配表，如有发现配送中心漏送和错送的情况要及时联系会员专管员和配送中心。4、门店在进行会员礼品收货时，必须认真检查其是否属于可正常兑换的礼品，若发现有破损及质量问题的礼品可拒收，并由配送中心及时联系会员专管员进行处理。若是由于门店保管不当造成的损失，门店自行承担。第七条会员礼品的调拨：1、会员专管员根据礼品库存分布情况，以发文的形式通知门店进行会员礼品的调拨。接到通知后调出门店按照发文要求打印调拨单一式三连，联系配送中心完成调拨。2、调拨单需双方签字确认，第一联调入门店存根，第二联调出门店存根作为《门店会员礼品进销存台账》库存调整的凭证，第三联在完成调拨后两个工作日内必须由调入门店交到会员专管员处存档，并以此联调拨单作为调整客户管理部台账的凭据。3、无会员礼品调拨通知，各店不允许进行会员礼品的调拨操作。若门店有调货需求时，必须电话知会会员专管员，凭客户管理部的调拨通知方可按流程进行调货。第八条会员礼品的兑换：1、兑奖门店必须将会员礼品展示在显眼处，并标注所需兑换分值及会员礼品展示区的字样。2、顾客必须持身份证及会员卡兑换礼品。门店会员负责人首先核对其身份证及会员卡姓名，然后进入易客系统消除相应积分才能将会员礼品送出。并告知顾客会员卡内剩余的积分。并严格填写《门店会员礼品兑换台账》。3、门店必须派专人负责会员礼品的库存管理，除兑换时需填写《门店会员礼品兑换台账》外，每日必须填写Excel《门店会员礼品进销存台账》。第九条会员礼品的盘点：1、每月最后一天由审计稽查部促督门店、配送中心进行会员礼品的定期盘点。为保证客户管理部账面数的完整，门店、配送中心必须在每月最后一天盘点前，将所有当期发生的、除自行保留外的全部单据递交客户管理部进行账面数调整。2、盘点单位首先自行打印出会员礼品盘点表（一式两份），将盘点结果填写完毕后，必须由初盘人、复盘人及门店店长签字确认其盘点结果，门店、配送中心自行保留一份盘点表，并于盘点结束后市内门店1个工作日内，市外门店3个工作日内将其中一份盘点表递交会员专管员统计盘点结果，同时盘点单位必须在盘点结束后1个工作日内将电子版上传客户管理部。3、会员礼品盘点结果允许相同分值的礼品进行盈亏互抵，非相同分值的会员礼品无论盈亏均由店长、配送中心经理承担其盈亏结果。盘点结果在盘点结束后五个工作日内上报客户管理部经理、营运总监签字确认，由人事部负责从责任人的工资中扣除相应盘点差异金额。4、门店及配送中心必须将每月末当天的Excel《会员礼品进销存台账》打印后，附上所有当期单据按月进行装订存档，以便进行核查。5、审计稽查部配合进行会员礼品的现场复核，会员专管员不定点对每月定期的盘点进行抽盘。门店及配送中心会员礼品盘点流程与常态商品的正式盘点流程相同操作。第十条会员礼品盘点简易流程：29日30-31日当日五个工作日第十一条本规定经总经理班子成员讨论决定，授权财务部负责解释及实施。第十二条规定从颁布之日起实施。原规定与本规定相悖的，以本规定为准。广西联华超市股份有限公司总经理室2009年6月22日签发：林秋国存档：各部门、各门店递交期间发生单据流程开始进行实物盘点盘点表递交客户部盘点结果递交部门总监人事部执行处罚流程结束打印盘点表附表一：《门店会员礼品进销存台账》(详见附件一)附表二：《配送中心会员礼品流转表》(详见附件二)附表三：《门店会员礼品兑换台账》附表四：《会员礼品盘点表》附表五：《配送中心会员礼品领用单》附表六：《会员礼品调拨单》附表三门店会员礼品兑换台账日期会员卡号会员姓名身份证号兑换积分数量顾客签名操作员签名说明：门店按礼品种类分页进行记录，保证一张兑换台账一种品种，以便核查。附表四会员礼品盘点表（一式二联）会员礼品盘点表超市名称：超市盘点日期年月日会员礼品品名盘点库存数量备注会员礼品品名盘点库存数量备注初盘人签名：复盘人签名：店长签名：附表五配送中心会员礼品领用单（一式三联）超市名称：日期：序号会员礼品名称单位领用数量实收数量123配送配送中心签字：领用超市签字：附表六会员礼品调拨单（一式三联）调入门店门店会员负责人店长签名日期调出门店门店会员负责人店长签名日期序号会员礼品名称单位兑换分值数量1234567