会计电算话教案

1第一章系统应用基础第一节会计电算化概述一、会计电算化的发展会计电算化最初就是简单的用计算机替代手工作账，将手工作账这一套搬到计算机上；后来随着技术的进步，计算机被用来进行对企业的分析、预测、决策和管理，更重视对数据的综合处理。以前的会计只管根据提供的数据进行作账，随着计算机会计的发展，常规的这种会计同其他生产、技术管理系统，销售，财务分析的界限已经不存在，他们的数据采集，业务处理互相融合，相互支持，形成了一个信息共享，有机结合的全方位管理模块。现在的会计又有向网络化发展的趋势，比如跨国企业，其下属的各国部门每天的数据，一天业务结束后，就输送到总部去，总部从而能很快的知道其整个集团的整个财务状况，以便进行相关的决策。二、会计电算化的概念是以电子计算机为主的当代电子信息处理技术应用到会计工作中的简称，使用电子计算机代替手工建账、记账、算账、报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的全过程。三、会计电算化的作用1.减轻劳动强度，提高劳动效率；2.全面、及时、准确地提供会计信息；3.提高会计人员素质，促进会计工作规范化；4.促进会计职能的转变；5.促进会计理论和技术的发展，促进会计管理制度的改革；6.推动企业管理现代化。第二节会计电算化信息系统一、会计信息系统基本概念1．数字：又称数值，有多种数制，十进制，二进制，八进制，十六进制2.数据和会计数据数据：是反映客观世界的符号，对客观事物的描述，任何一种用来反映客观事物性质属性的字符、数字、声音、图像和动画，都可以称为数据，也就是说，数据是数字化了的文字、声音、图形和图像。数据是信息的表现形式，必须是记录下来的。例如：一组数字300200500950一组数据某厂一车间一季度产品产量数据可以是字符型、数值型、日期型、逻辑性。。。。。。例如：2004年5月职工徐俊领到1200元。其中：2004年5月日期型数据职工徐俊字符型数据1200数值型数据的如“白色”，“200米”等，该信息可能有用，也可能无用；会计数据：会计工作中的各种原始会计资料，如凭证；3.信息和会计信息2信息：是客观世界各种事务变化和特征的反映。数据经过加工的结果，该结果能对人们的决策的行为产生影响。即信息是有用的数据；如行驶中汽车上的里程表，显示的是数据，而不是信息。只有当司机观察到里程表上的数据，作出加速或减速决定时，才成为信息。会计信息：在会计核算和管理中需要的各项数据，包括资产信息，负债信息，生产费用和成本信息，收入信息以及有关利润实现和分配的信息。如会计分录，对财务部门来说是信息，而对厂长来说是数据。信息至少由实体、属性、数值三个元素组成如：李明借款1200元。这条信息中，李明是实体1200是数值元是属性。3.会计信息系统是一个组织处理会计业务，并为企业管理者，投资人，债权人，政府部门提供财务信息，分析信息和决策信息的实体。二、会计电算化信息系统1.会计电算化中的会计数据输入方式（1）直接输入：通过键盘输入（2）间接输入：先将会计数据录制在磁盘中，然后在转换到计算机中。（3）自动输入：由计算机自动编制凭证，并保存在计算机的文件中，以这种方式形成的凭证叫机制凭证。也既由计算机自动编制的凭证才叫机制凭证。机制凭证的形成途径：（1）各业务子系统处理业务后自动编制的机制凭证，会计电算化中整个系统是由各个子系统组成，如固定资产子系统主管与固定资产有关的业务，工资核算子系统主管与工资有关的业务；自固定资产系统中，当增加了一项固定资产后，该子系统会生成一张凭证：借：固定资产贷：银行存款该凭证会转到账务系统中；（2）账务子系统自身自动生成的机制凭证如期末结转损益，设置好了自动转账平整后，选择该菜单，账务系统会自动生成一张凭证。2.数据审核方式为保证凭证输入的准确性，平整必须审核后才能真正存入凭证文件中，审核时，审核人同凭证输入人员不能是同一人，两个人要准确性高一些。（1）静态审核：将凭证打印出来，审核（2）屏幕审核：直接在屏幕上进行的审核；（3）二次录入校验：同意帐凭证，由不同的人输入两遍。3.会计数据处理（1）成批处理；定期收集会计数据，按组或按批处理，如成批审核，成批签字，成批过账等；（2）即时处理：计算机快速的立即改变原来的情况，最典型的是原材料的增减，没发生一笔有关原材料的业务，计算机中的原材料库存数据就同时改变。4.会计信息输出（1）显示输出：在屏幕上显示出来；（2）打印输出：3（3）软盘输入：5.会计数据存储输入计算机的资料都保存在各种文件中，还可保存在各种磁性介质中。三、会计电算化信息系统的构成会计电算化系统是一个人机相结合的系统，主要包括：1.计算机硬件即进行会计数据的输入、处理、存储及输出的各种电子设备，如：键盘，光电扫描仪，打印机；数据处理设备：计算机主机等；存储设备：磁盘机，光盘机；输出设备：打印机，显示器，2.计算机硬件指的是系统软件和应用软件，系统软件：操作系统，数据库管理系统是保证会计信息系统能正常运行的基础软件应用软件：主要指专门用于会计核算和会计管理的软件，是会计信息的一种重要组成部分。没有会计软件的信息系统就不能称之为会计信息系统，拥有会计软件是会计信息系统区别于其他信息系统的主要因素。3.人员是指会计电算化信息系统的使用人员和管理人员。主要有：会计主管，系统开发人员，系统维护人员，平整录入人员，凭证审核人员，会计档案保管人员等，这也是会计电算化系统的主要组成，如果没有一支素质高的会计人员和系统管理人员，硬件、软件再好，也难以稳定的、正常的运行。4.会计规范保证会计电算化信息系统正常运行的各种制度和控制程序，如硬件管理制度，数据管理制度，会计制度等。四、会计电算化信息系统的新特征1.数据准确性明显提高；2.数据处理速度明显提高3.提供信息的系统性，全面性，共享性大大增加第三节会计电算化同手工系统的异同一、相同点1.数据处理步骤相似凭证--------账簿-----------报表2.目标一致都是为提供会计，参与经营决策，提高经济效益4.遵守的会计法规和会计准则相同二、区别1.数据处理方式（1）手工：通过计算机或算盘，信息载体是纸张，导致信息转抄困难，但具有很强的证据性，这是其一大优点；（2）会计电算化：使用计算机，会计人员只需输入数据和必要的操作，计4算机会自动形成。存放信息的是硬盘或软盘，由于所有数据都由计算机集中处理，而原始数据又必须由人工输入计算机，这样，一旦存在人工操作错误，将会导致一系列错误的发生。2.数据处理流程手工：填制和审核凭证登记帐簿编制会计报表会计电算化：输入凭证计算机集中处理计算机根据需要输出数据3.人员构成手工：只需专业会计人员，按工作内容不同而分成各组，各专业组通过信息资料传递，交换建立联系，相互监督牵制；会计电算化：除专业人员外，还需计算机操作人员和系统维护人员，所有系统内工作人员除硬件维护人员外都需具有一定的会计和计算机知识。4.内部控制方式手工：为保证信息准确性，通过制单，审核等不同岗位分工相互促进，监督，钱、账、物分管，并通过账账、账实、账证核对；会计电算化：原来手工的内控原则如：明确的职责分工，钱、账、物分管仍是系统内部控制的基本原则，还须保证软件的安全，设立一些密码，口令能以保证资料的保密。第四节会计电算化信息系统的划分及其关系一、会计电算化信息系统的划分账务处理子系统工资核算子系统固定资产核算子系统材料核算子系统会计电算化信息系统往来核算子系统销售核算子系统成本核算子系统报表子系统财务分析子系统51.账务处理子系统凭证管理，记账，结账，出纳管理，系统服务，数据管理2.工资核算子系统企业职工管理，工资计算，工资费用的汇总和分配，计算个人所得税，编制工资表3.固定资产子系统固定资产的管理：增减变动，折旧计提和分配，登记固定资产明细帐；4.材料核算子系统材料采购，材料计价，库存材料的收、发、存核算，编制材料费用分配凭证，计算材料成本差异，5.往来帐款核算子系统登记应收账款、应付账款和核销，计提坏账准备，管理客户和供应商；6.销售核算子系统完成产成品的收、发、存合算；销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算7.成本核算子系统生产企业进行产品成本的计算8.报表子系统生成各种报表9.财务分析子系统利用会计核算数据，进行会计管理和分析第二章系统管理一、账务处理系统分析（1）账务处理系统的主要任务手工下的会计核算有设置帐户、复式记账、填制会计凭证、登记帐簿、成本计算、财产清查、编织会计报表七种方法组成，这些方法密切联系、互相贯通，形成了会计核算的联系，把设置帐户、复式记账、填制和审核凭证、账簿管理统称为账务处理。（2）手工方式下的账务处理流程6（3）会计电算化下的账务处理程序（4）两种方式下数据处理流程的对比a.改变了现金日记账、银行日记账及明细账的输出方式；b.明细账和总账之间的核对工作不复存在；c.直接根据记账凭证登记总帐；（5）账务处理系统主要模块结构原始凭证编制记账凭证收款凭证付款凭证转帐凭证现金银行日记账总账明细账会计报表手工凭证机制凭证输入凭证临时文件更新科目余额文件记账凭证文件输出总账明细账日记账会计报表7一、建立新账套账套：以电子数据库的形式存放在计算机中的一套完整的会计资料，包括企业所有的会计信息。即，建立一个账套就是建立一套新账。首次使用账务处理系统时，需要确定核算单位名称，所属行业性质、级长、记账本位币、起用日期、会计日期等账套参数，这些参数决定了系统数据的输入、处理、输出的内容和形式，因此设置账套参数至关重要。账套参数一旦设置好后，一般不允许改变，否则会引起账套数据错误。系统服务/系统管理/注册系统管理员/账套/建立新账套，进入建账向导中初始数据账务处理系统初始化建新账套财务分工凭证类别结算方式货币类别辅助项目会计科目试算平衡启用账套日常处理凭证录入凭证查询凭证审核过账期末处理期末调汇结转损益自动结账期末结账8注意：a.账套号：不能重合b.账套名称：是计算机进行管理的文件名，不一定要属实。c.企业名称：该名称会在企业输出的凭证、报表等资料中出现，一定要属实。d.启用会计期：企业开始使用财务软件的日期；e.所属行业：新会计制度f.分类编码方案：最好在此设置，否则有部分一旦出错无法修改。二、财务分工陈明（账套主管）：选中账套“阳光公司”，选中账套主管；马方（会计）：工资、固定资产、应收系统、应付系统，总账中扣除“审核凭证”，“出纳权限”马方（会计）：工资、固定资产、应收系统、应付系统，总账中扣除“审核凭证”，“出纳权限”王晶（出纳）：负责现金、银行账管理第三章总账管理第一节系统概述总帐管理系统是财务及企业管理软件的核心系统，适合于各行各业进行账务核算及管理工作，因此又称为账务处理系统。总帐系统既可独立运行，也可同其他系统协同运作。总帐管理系统的主要功能包括：基本设置、凭证管理、出纳管理、账簿管理、辅助核算管理、期末处理等。第二节总账管理系统初始设置一、设置基础档案1.部门档案：注意先输入一级科目，再输入下级科目2.职员档案3.客户分类：注意先后顺序；4.供应商分类：5.地区分类6.付款条件7.客户档案：编码，客户名称，客户简称必须输入，其他可略写；8.供应商档案：要求同上；9.开户银行二、套参数设置系统控制台/总账/参数设置三、基础数据1.外币及汇率系统初始化/外汇设置2.凭证类别收款凭证：借方必有“现金”“银行存款”科目；付款凭证：贷方必有“现金”“银行存款”科目；9转账凭证：凭证必无“现金”“银行存款”科目；3.结算方式注意：支票结算标志4.项目目录项目大类：生产成本，在建工程核算项目：选中所属科目项目分类：项目名称5.会计科目增加会计科目：系统初始化/会计科目/增加修改会计科目：系统初始化/会计科目/修改删除会计科目：系统初始化/会计科目/删除注意：（1）最好不要删除会计科目（2）注意辅助选项6.指定出纳科目系统初始化/会计科目/编辑/指定科目7.初始余额录入要细心，一定要保证试算平衡，否则不能过账，结账。****在此时阳光公司的帐套一定要求备份一份，并保存在教师机中，以便后面“应收应付款”“购销存系统”使用。补充