供应协同平台设计方案

供应商协同管理平台设计方案供应部二0一二年九月文档历史日期版本作者批准人描述201209创建目录1平台构建背景2平台应用具体目的3系统框架3.1系统目标3.2业务框架图3.3系统设计架构3.4系统主要功能与用户角色设计4基础管理5信息发布管理6供应商用户管理7供应商管理7.1供应商档案信息管理7.1.1供应商基本信息录入7.1.2供应商档案信息查询及维护7.1.2.1供应商档案信息查询7.1.2.2供应商信息维护7.1.3供货清单管理7.1.3.1供货清单录入维护7.1.3.2供货清单查询7.2供应商考评7.2.1考评项维护7.2.2供应商考评7.2.3生成绩评估报告7.2.4考评结果发布7.2.5考评结果查询7.2.6数据统计及分析7.3供应往来管理7.3.1对账单发布7.3.2对账单确认7.3.3往来账查询7.3.4往来账统计分析8采购管理8.1样品计划管理8.2询报价管理8.2.1询价管理8.2.2报价管理8.2.3询报价单查询8.2.4核价单管理8.3合同管理8.3.1合同主要条款维护8.3.2合同签订8.3.3合同确认8.3.4合同信息创建与维护8.3.5合同信息查询8.4订单管理8.4.1订单管理业务流程8.4.2订单创建及发布8.4.3订单确认8.4.4订单状态维护8.4.5订单信息查询8.5送货单管理8.6质量跟踪8.6.1质检信息发布8.6.2质检信息查询8.6.3整改意见反馈8.6.4不合格品管理8.6.4.1发布不合格品信息8.6.4.2不合格品处罚信息维护8.6.4.3不合格品信息查询8.7发票管理8.7.1发票管理业务流程8.7.2相关数据8.7.3系统功能8.8供应商库存管理8.8.1供应商库存查询8.8.2供应商成品库存维护1平台构建背景目前，供应部信息分散、没有统一的信息发布窗口，信息数据无法实现共享，大量的数据统计、分析都只能靠部门人员手工完成，效率低下，不能准确、及时、有效满足数据统计及管理要求。随着公司上市步伐的加快，及整个供应链信息化时代的到来，运用信息化手段制定科学的采购战略成为当前紧迫任务之一。供应商协同管理平台是供应链中采购工作的技术支撑，他通过提高部门管理的信息化、流程化和系统化水平，来降低采购成本、规范部门管理、提高管理效率。因此，供应商协同管理平台的建设工作已迫在眉睫。2012年9月，供应部开始着手供应商协同管理平台的构建工作，计划通过加强“供应商协同管理平台”建设工作的契机，转变观念，改革创新，适应发展，提高水平。2平台应用具体目的（1）通过平台建立完善的供应商管理体系。实现准入评估，供应商档案管理，供应商开发阶段、合作阶段全阶段跟踪与考核。（2）通过平台“交互功能”，向供应商传达公司最新动态，未来需求订单信息，质量要求及其他公告等各种信息。（3）供应商能及时了解订单信息执行情况、预警信息、并能在平台上录入备货、发货情况；通过平台进行订单变更，发货情况变更等各种变更信息进行沟通与回复。实现采购电子化，从而降低沟通成本，提高作业效率。（4）实现产品询价、定价管理。（5）实现对账管理，降低对账难度、并使对账有据可循。（6）规范质量文档，图纸等文件信息的管理。通过文件版次、订单变更历史查询等工具，帮助供应商提升管理能力，避免发生错误。3系统框架3.1系统目标内部：将部门三项工作进行有效整合、实现资源共享。外部：建立与供应商的信息交流平台，及时发布采购订单。总体提供了信息互动、实现自动催办、跟踪、统计、存档、供应环节的管理成本降低等作用。3.2业务框架图供应商管理系统采购管理系统供应商档案信息管理供应商考评供应往来管理样品计划管理询报价管理合同管理订单管理送货管理质量跟踪3.3系统设计架构系统主要采用（客户端/服务器）应用模式，前台和后台用防火墙进行隔离，所有数据和文档资料全部提交保存在服务器端，通过权限的设置进行访问，从而保证数据的安全性。3.4系统的主要功能与用户角色设计系统主要功能包括采购管理、仓库管理、供应商管理、信息发布和系统管理。系统共设计六类用户角色：领导用户、采购员用户、供应商管理员用户、仓库管理员用户、供应商用户和系统管理员用户。领导用户主要执行信息浏览、采购业务查询、采购过程审批与监控等功能。采购员用户主要执行采购业务处理各环节的操作和信息浏览。供应商管理员用户主要执行供应商档案信息维护和评估、在线对账等操作和信息浏览。仓库管理员用户主要执行仓库业务处理各环节的操作和信息浏览。供应商用户主要指中博供应商协同管理平台用户。主要执行平台报价、订单确认、物料配送报表录入等操作。系统管理员主要执行信息发布、上网机构与用户设置等系统管理与维护操作。4基础管理企业公告：向系统中所有的供应商或相关供应商发布相关通告信息（包括制度和流程变更通知、结算方式变更通知、会议通知等）。用户工作台：包括供应部指定相关用户以及供应商，处理属于自己范围内的订单及其他业务信息，可以作为自己的工作日志进行记录、同时可以追踪并结案相关业务。系统可以自动提醒并进行分类（待处理、已处理、结案）。5信息发布管理在平台上发布相关的信息，包括：通知、通报、公告、申请等消息类别。可以自定义消息类别，系统发布消息灵活。信息发布人员填写消息后提交系统管发票管理供应商库存管理理员审核，审核通过发布消息时，指定消息的类别，消息将自动出现在相应的类别模块中；审核不通过，打回至消息发布人员重新填写消息；信息发布界面：消息类别（可选）标题关键字内容6供应商用户管理功能描述：创建和修改供应商的系统登陆账号信息，设置供应商登陆账号密码。同时为新厂商提供统一登录注册界面。业务功能详细说明：操作员可以通过此功能为指定的供应商分配系统的登陆账号，并为其设置密码。供应商可以登陆到系统对自已的信息进行完善，关键信息不允许修改。新厂商可根据系统提示在新应商登记表中登记注册，保存后提交系统，此时系统提示“审核中”。审核通过后，系统会将用户名和登录密码发到新供应商邮箱。相关发布人员选择添加附件提交重置发布时间7供应商管理7.1供应商档案信息管理7.1.1供应商基本信息录入系统功能：系统提供标准模版，录入供应商一些基本信息，将供应商信息规范管理。业务功能描述：操作人员登录后供应商管理模块，选择供应商信息录入，系统显示供应商信息录入界面，用户录入供应商相关信息后提交保存。供应商基本信息录入界面：供应商名称供应商简称供应商编码供应商级别供应商类型可搜索企业性质可搜索通讯地址邮政编码公司网址工商注册地国税号税务登记证有效期注册国别/省份可搜索税务资质可搜索银行信用等级注册资金（万元）营业执照号营业执照有效期经营范围法定代表人电话传真E-mail销售负责人电话传真E-mail联系人电话手机号（重传真要）职工总数管理人员总数技术人员总数质检人员总公司名称分类是否外贸ISO是否主力是否战略开户银行录入主要证书录入相关流程图、产品清单录入授权签约人录入证书名称（相对应扫描件）1、图片要求：原件扫描。2、资质要求：有期限要求，必须3、在有效期内。4、格式要求：扫描图片大小适中，清晰可辨、图片一律放正。上传扫描件或文件姓名、身份证号码、允许签订合同的权限和范围供应商简介不少于300字的企业简介及主要产品信息，另配公司相关图片（扫描件浏览）附主要证书录入及维护界面：序号选择类型编码证书名称备注证书预览12首页上一页（1）（2）（3）下一页最后一页每页条/共条记录跳转页公司图片新增证书删除证书返回GO保存保存提交返回证书名称可选证书扫描文件上传（必须是jpg格式图片，文件不得大于300K）备注7.1.2供应商档案信息查询和维护7.1.2.1供应商档案信息查询功能描述：提供供应商档案信息查询的功能。业务描述：操作员登陆系统后，通过供应商代码、名称、联系人、建立日期范围等参数查询相关供应商档案信息。供应商登陆系统后，输入用户名和密码，可查看自己的档案信息。供应商信息查询界面：关键字：查询序号供应商代码供应商名称地址联系人电话手机供货清单建立日期供应商级别备注全部导出打印首页上一页（1）（2）（3）下一页最后一页每页条/共条记录跳转页7.1.2.2供应商信息维护功能描述：提供添加、修改、停用、删除供应商信息的功能。业务功能详细说明：操作员通过此功能添加、修改、删除供应商信息。添加供应商后，系统默认为潜在供应商。当供应商升级为基础供应商时，将公司赋予的基础供应商编号维护到协同平台相对的潜在供应商中，平台中的潜在供应商升级为正式供应商。供应商可通过此功能对自己的档案进行维护。供应商信息包括：一般信息（供应商业务联系人、销售负责人、通讯地址、联系电话和有效证书图片等），可由供应商自行维护。关键信息（供应商名称、税号、开户行及账号、供应商类型及企业性质等），供应商需提交变更申请。关键信息变更申请界面：选择审批单位变更原因变更中单位名称变更后税号变更后供应商类型搜索保存提交返回关键信息变更申请关键信息变更查询可选可选GO变更后企业性质工商行政管理局变更核准书要求：原件扫描上传备注提示：名称或税号变更，必须上传加盖公章的变更确认函、变更后营业执照、税务登记证（原件），否则不予审批。关键信息查询界面：序号变更编号审核状态变更原因填写申请时间备注首页上一页（1）（2）（3）下一页最后一页每页条/共条记录跳转页7.1.3供货清单管理7.1.3.1供货清单录入、维护功能描述：该功能提供对每个供应商供应的物料进行维护，对供应物料统一管理。业务功能详细说明：操作员选择物料供应商录入，系统显示物料录入界面，用户选择供应商后，系统弹出供应商物料录入界面，用户录入其供应物料编号、物料名称、规格及型号、单价、供货周期、订货提前期等信息后提交保存。浏览关键信息变更申请关键信息变更查询GO附供货清单录入及维护界面：序号选择物料类别物料编码物料名称规格及型号包装规格单价（元）产地供货周期订货提前期采购人员备注12首页上一页（1）（2）（3）下一页最后一页每页条/共条记录跳转页7.1.3.2供货清单查询功能描述：该功能提供可查询供应商供应物料基本信息，可将供应商提供物料按不同方式排序进行对比，利于成本控制。业务功能描述：操作员选择供货清单查询，系统显示供货清单查询界面，用户可通过选择不同查询参数进行组合查询。系统提供的查询参数主要有：供应商代码、供应商名称、物料代码、物料名称、物料大中小分类等。排序可通过供应商名称、单价、供货周期、订货提前期等。新增产品删除产品返回GO保存供货清单查询相关页面：关键字：序号物料分类物料号物料名称规格及型号单价产地供货周期订货提前期供应商代码供应商名称采购人员备注首页上一页（1）（2）（3）下一页最后一页每页条/共条记录跳转页7.2供应商考评7.2.1考评项维护功能描述：维护供应商考评项信息。业务功能详细说明：供应部负责规范、定期制定、修改和维护考评项，操作员可以对系统中的考评项增加、修改和删除。现有考评项信息：序号评估项权重评估要素计分标准实际得分评估得分主要依据主要评估责任人评估时间备注1质量40%抽检合格率10质量故障次数和性质10书面质量投诉5包装和外观32价格15%价格表现6新材料价格反应5GO3交货30%交货准确性12交货及时性124服务与配合7%技术支持响应3问题反应及处理45持续改进5%改进计划制定和提交2改进计划执行36单据文件3%单据文件准确性2单据文件完整性1考评项维护界面：关键字：序号评估项评估要素计分标准评估项权重1质量抽检合格1040%2质量质量故障次数和性质103质量书面质量投诉104质量包装和外观4首页上一页（1）（2）（3）下一页最后一页每页条/共条记录跳转页评估项查询添加修改GO保存考评规范界面：关键字：序号评估要素要素释义评估方法评估标准评估信息来源备注说明计分标准1抽检合格在评估周期内，抽检方式，用“抽检批次合格率”衡量；抽检批次合格率=抽检合格批数/总送货批数；扣分法，扣分封顶；加分法，加分封顶；抽检批次，合格率达100%，得10（15）分；每降低0.5个百分点扣1分，扣完为止；质检部统计数据质检部每月将供应商送检情况具