供电局常规工作规范化建设的探索与实践

1供电局常规工作规范化建设的探索与实践临沧供电局前言：临沧供电局是云南电网公司下属分公司，截至目前，全局在册职工338人，直供直管35千伏—500千伏变电站14座，主变压器20台，总变装容量68.73万千伏安。其中：500千伏变电站1座；220千伏变电站2座；110千伏变电站9座；35千伏变电站2座。35千伏及以上输电线路1309.317千米。基本形成了以500千伏博尚变为核心，220千伏临沧变和新云变为枢纽，110千伏电网覆盖临翔、云县、凤庆、双江、耿马一区四县的电网格局，随着“云电送粤”500千伏南通道的建成投运，临沧供电局管辖的电网又迈上了一个新的台阶。为临沧市经济发展和社会进步提供了强有力的电力支撑。为了进一步强化各级人员的责任意识、执行意识、到位意识，促进全局各项日常管理工作规范化、标准化，减少重复错误发生，为提升管理水平提供工具和平台，临沧供电局从2009年6月开始进行常规工作规范化建设，对日常常规工作从部门及员工层面，按照时间周期进行梳理，在常规工作规范的过程中取得了很多好的经验和成果，此文及时对常规工作建设的阐述和总结。关键词：常规工作规范建设2一、成果实施背景（一）云南电网公司战略实施工作的推进中，标准化管理体系的建设作为战略实施工程的基础部分的来推进，标准化建设的开展和推广是一个系统的工程，但是在推进中发现，纷繁复杂的制度或规定、优秀的工作流程有一部分在日常工作中并未得到有效的执行。究其原因，有执行力方面的原因，同时也因为规章制度一般都在局层面制定，对整体工作的管理较全面，但与各部门及个人实际工作有效契合不够，部门及个人在工作时缺乏有效的工具，存在学制度时学制度，干工作时干工作的“两张皮”的现象。同时，生产作业大部分工作都有作业指导书给予规范，但在职能部分或一些日常常规工作中并未有明确的工作规范或流程，工作的随意性和区别性较大。（二）在日常管理中，发现员工经常会出现一些低级的工作失误，如漏报每月报表，未按时交各种报告等，这些问题很大程度上并不在于人员专业素质水平的限制，经常是由于未养成好的工作习惯，工作条理不清晰，导致工作被遗忘。（三）在部门岗位人员调换过程中发现，不同的人员对待常规工作均有不同的做法和流程，一些较好的工作方法在工作交接后被遗弃不用，新的工作人员由于对工作不熟悉，上手较慢，起步阶段较混乱。为了进一步强化各级人员的责任意识、执行意识、到位意3识，促进全局各项日常管理工作规范化、标准化建设，开展“常规工作规范化”建设工作。二、常规工作规范化建设取得内涵和做法成果内涵常规工作规范化主要针对的对象是日常的常规工作，按照层层梳理的原则，从岗位职责出发，按照周、月、季度、半年、年度的时间阶段，对工作内容、工作基本流程等进行梳理。形成岗位、部门的常规工作规范，用于指导员工日常工作，便于管理人员进行管理，并可与组织绩效管理体系相结合，全面提高工作人员的工作效率和工作水平，改善工作习惯，便于管理者进行全局统筹管理。主要做法（一）编制部门（单位）层面与个人层面工作规范1.部门（单位）层面规范要求清晰明了、完整、连续、职责分明，做到定时间、定内容、定要求。2.各部门（单位）员工根据审定的工作规范要求，结合岗位职责进行梳理编制每一个岗位的常规工作规范，确保编制的工作规范全面、具体、可操作，做到“即便换一个陌生的新手到该岗位，都能够在工作标准的指导下将该岗位的常规工作正常开展好”。对梳理出的常规工作规范需召开部门（单位）会议集体讨论通过，并将个人及部门（单位）常规工作及其规范按照规定格式（见附件）在规定时间内分别报企业管理部。4时间：2个月。责任人：各部门（单位）负责人组织全体干部员工完成。（二）审定各部门（单位）工作规范编制审核完毕后，按部门层面、岗位层面统一装订一式二份后报送企业管理部汇总，企业管理部组织标准化委员会人员进行审定，提出修改意见，返回各部门（单位）限期修改。时间：1个月。责任人：企业管理部牵头，相关人员配合。(三)运行与修正常规工作规范常规工作规范编制完毕后，要切实运用于全局各部门（单位）和各岗位的日常规范管理工作中，对常规工作发挥标准化管理的作用，并且在实践工作中不断进行修正及补充，企业管理部将不定期检查执行情况及常规工作规范的运行完善情况。时间：1年。责任人：各部门（单位）负责人组织全体干部员工完成。（四）固化并印制《云南电网公司临沧供电局常规工作规范》在经过一年的运行与修正之后，对全局常规工作规范进行汇编、审核、成册，正式颁布发行。使《云南电网公司临沧供电局常规工作规范》成为指导全局各类各岗位日常管理工作，成为管理方面的“作业指导书”。上述每一阶段工作结束前，各部门（单位）都要将汇总结5果交企业管理部审核、集中处理。三、常规工作规范化建设取得的主要效果通过常规工作规范化的建设，各部门均按照要求组织对常规工作进行了分级的梳理。通过常规工作规范化的实施，明确了工作职责，提升了部门的基础管理水平，大大减少了重复性工作错误，优化了工作流程，工作效率、工作质量和执行力得到提高。作为流程优化试点的生技部、营销部、调度中心3个部门，从2009年9月份开始进行试点工作，在各级领导和员工的推动下，取得了很好的成绩。生技部结合生产作业管理，开展生产管理规范化工作，编制了作业指导书102册；营销部清理和汇总了客户服务中心的常规工作117项，编写了34个常规工作指导书和工作流程，形成了《常规工作手册》和《客户服务手册》；调度中心补充了UPS检查流程，主站和分站用户接入流程，针对核心业务进行工作标准的完善，建立AB角工作制。三个部门各有特点，均取得了明显效果。（一）增强工作的大局意识、推广流程化作业在部门层面和员工层面分别进行常规工作规范化建设有着不同的效果和作用，对部门职能进行了补充，使各部门职责更为清晰，使部门与部门之间，部门内部各岗位之间的协作关系更加清晰，对制度流程上存在的问题进行梳理、优化和固化作6业标准。部门常规工作梳理是部门的工作得以固化，督促落实功能加强，部门人员之间的工作代理可操作性强。常规工作规范的制定，对各岗位的应做事项，到位标准进行了明确的规定，使原有基础资料缺失，原始资料断层等现象得到遏制，推进精细化管理，杜绝随意性，为培养优秀的企业文化搭建平台。（二）推进精细化管理，提高基础管理水平。制定常规工作规范，对工作的一些基本环节进行规范，也有利于提高工作效率，如在调研中发现，在本局内流程的各种报表，每月都有20份左右，经常会出现迟报、漏报的现象。因此，在局层面统一制作了日常报表的工作规范，统一报送时间、报送人员、报送内容，施行后，报表的差错率大大减少。（三）促进流程优化在日常工作的管理上，每一个人对同一份工作可能都有不同的工作方式和方法，当岗位发生变更后，往往很多好的工作方法并未保留下来，新来的人员往往又新创自己的一套工作方式，制定常规工作规范后，首先是将好的工作方式和方法固定下来，给新的人员一个基本的工作方法和思路，同时，也有利于新的人员对原有的工作流程进行分析，为提升和优化工作流程提供了媒介。7（四）有效管理时间，提升工作前瞻性。通过常规工作规范化，使必做工作清晰，有利于员工对自己的工作时间进行有效管理，培养良好的工作习惯，超前思考，有效的避免了工作积压，工作的计划性得到大幅提升，有利于提高对自己工作的整体认知，对整体工作任务的把握，员工根据常规工作规范，可以更好的预计工作时间，更好的安排自己的工作时间和工作顺序，增强工作条理性和计划性。结束语：经过历时一年多的持续改进，临沧供电局的常规工作规范化建设已取得了一定成效，但在工作细化程度、应用领域等方面还有很多需要完善和提升的地方，我们将不断思考和探索，结合实际努力创新。我们相信，作为一个标准化管理工具，常规工作规范化的建设必定可以为改进工作方法、提高工作效率和管理水平发挥更大的作用，为战略实施工程的推进提供更大的助力！8附件一局综合报表规范（规范性附录）序号报送内容报送时间报送部门报送专责备注一、每周定期报送：1周管理情况通报及落实情况表周五16：00前企管部法律专责二、每月定期报送：1考勤登记表和相关出差审批单和各种请假单。每月1日前人事部劳动工资兼计划统计专责2出差费用统计表每月1日前财务部成本管理专责3县公司经营班子月绩效工资考核（奖励）表每月3日前农电部计划管理专责4成本预算执行情况分析报告和成本预算执行情况分析表每月3日前财务部成本管理专责5绩效考核分配表每月8日前人事部劳动工资兼计划统计专责6绩效工资考核（奖励）表每月8日前企管部企业专责7上报政务信息每月12日、27日前办公室每月2条8办公物资采购计划每月20日前办公室文书档案9月度工作计划表每月27日前监审部督察督办专责10OA未办结文件检查情况登记表和系统错误报告单每月27日前办公室文书11信访数据统计表每月27日前办公室文书912不良记录登记表每月27日前办公室文书档案13诚信档案记录表每月28日前监审部纪检监察员14月度会议审批登记表每月28日前办公室秘书15月度预算申请表每月30日前财务部成本管理专责16职工教育培训登记表每月30日前人事部教培专责17月工作计划完成情况表每月最后一天监审部督察督办专责18大事记每月最后一天办公室秘书19办公会各部门需协调解决事项表每月最后一天监审部督察督办专责20教育培训信息每月最后一天人事部教培专责三、每季度定期报送：1云南电网公司和我局年度工作任务分解落实完成情况季度末最后一天监审部督察督办专责附件二：部分常规工作示例每天常规工作1.签到。上午、下午上班按时到考勤管理员处签到。人事部全体成员2.人员到位检查。检查部门成员到位情况,对不按规定到位者落实原因，提出处理意见。人事部部门负责人3.阅览公文和邮件，作出批示。1.时间：每天8：40至9：10；2.地点：办公室或能与OA系统正常通信的地方。3.处理要求：（1）总体把握，突出重点，分清轻重缓急；（2）随收随办、急事急办、特事特办，不延时、不误事；（3）正确领会文件精神，认真按照领导批示办理，做到件件有着落、事事有回音；（4）文风即工作作风，批示要明确、肯定，不拖泥带水、模棱两可；对有多人配合办理的工作要明确牵头人。（5）对问题提出基本思路，恰当授权各专责，提出解决问题的具体方式、方法；（6）按要求、快速、高效完成各项工作任务。人事部部门负责人4.急特工作安排与跟踪。1.安排急特工作、需要优先办理的临时、常规外工作，并提出办理时限。2．跟踪已经安排的急特工作、需要优先办理的临时、常规外工作执行情况，必要时提出处理意见或建议。3.办理要求：随收随办、急事急办、特事特办，不延时、不误事，做到件件有着落、事事有回音。人事部部门负责人5.处理公文及优先处理领导安排工作。1.阅览OA公文和邮件，按领导批示、各项工作管理标准进行处理。2.办理要求：优先处理急特工作、以及需要优先办理的临时、常规外工作，按各工作管理标准在规定时限内快速、高效办理，及时汇报办理进度，将办理结果报部门领导或相关局领导。人事部全体成员6.假期管理按规定作好各员工年休、探亲假审批手续，作好相关台账登记、痕迹管理工作。人事部薪酬绩效管理专责7.撰写工作日志。及时撰写当天个人工作日志。人事部全体成员10每周常规工作1.人事部部门周例会1.时间：每周周一10：30至12：00；2.地点：401办公室3.参加人员：人事部全体人员4.会议主要流程：（1）传达局领导的指示精神；检查局领导安排布置工作开展的进展或完成情况；——部门负责人（2）检查每周管理情况周通报会上人事部通报内容的落实情况；检查人事部下周周通报管理会的上会资料；——部门负责人（3）各成员通报上周工作完成情况和本周计划；——各专责通报顺序：干管专责、教培专责、教培助责、劳动组织、薪酬绩效专责、社保专责。（4）进行上周绩效考核；月未提出部门绩效分配意见。——部门负责人（5）安排布置本周重点工作。——部门负责人（6）部门成员提出需要协调的事项。——各专责（7）部门认为需要上会讨论的其他事宜。——主任、各专责5.会议召集与记录要求：会议由主任主持，由兼职综合员