修改后的档案管理办法

质量管理体系作业文件科技档案管理办法文件编号：QMS/C01-2010现行版本：B受控状态：受控号：持有人：2010年3月10日发布2010年3月15日实施北京中瑞电子系统工程设计院QMS/C01—2010科技档案管理办法版本/修改码：A/01科技档案管理办法1．目的为了加强工程设计、工程咨询文件的管理，明确归档范围、归档程序和各部门的职责，制订本办法。2．适用范围本管理办法适用于本院在项目中所形成的文件的归档及保管。3．职责3．1资料档案室3．1．1负责对已归档的设计文件及技术资料按院档案管理办法进行整理、编目、保管及提供检索；3．1．2负责对审核已归档设计文件的标识，若发现有误之处，及时通知项目负责人或设计文件形成者予以纠正；3．1．3负责定期对设计文件归档不齐的项目向项目负责人、总工及有关专业发出归档清单；3．2经营计划部3．2．1负责全院签订的工程设计、工程咨询合同的汇总、归档。3．2．2项目负责人、总设计师负责该工程中形成的设计文件及有关技术资料的收集、整理，并在项目完工后或按阶段将设计文件及有关技术资料归档。3．2．3负责每月向资料档案室提交一份设计计划表及生产任务完成情况表，以便资料档案室催收完成项目应归档的设计文件及有关资料。3．3各专业室各专业室负责设计过程中本专业所完成的设计文件及有关资料的汇总，并交项目负责人、总工。3．4综合管理部综合管理部负责设计过程中有长期保存和利用价值的项目质量控制文件的收集、整理和归档。4设计文件归档范围设计文件归档范围包括经营文件、建设依据性文件、可行性研究文件、方案设计、初步设计、施工图设计（含设计修改图）、工程设计质量控制文件、工地问题处理等设QMS/C01—2010科技档案管理办法版本/修改码：A/02计后期服务，详细归档范围及要求见附表。5设计文件的归档程序5．1工程项目设计、咨询合同（包括协议），由经营计划部每年元月下旬将上一年度合同原件和合同评审原始资料汇总后存档。5．2招标、投标等标书及文件，无论其中标与否，均由经营计划部在项目投标工作结束后汇总、整理后归档。5．3建设依据性文件及设计前期原始资料由各专业负责人汇总后，交给总工室统一送交资料档案室归档。5．4可行性研究报告、设计方案、初步设计等由项目负责人或总工填写用印申请单，盖章发行后，由发行室将1份打印件装订后送交资料档案室存档。5．5施工图底图按子项填写文件归档单，送交资料档案室归档。资料档案室底图工作人员应先清点图纸、全签齐全后再填写发行单送交晒图发行。在半月之内将1份施工图蓝图装订好；送交资料档案室存档。5．6各专业计算书原稿及电算稿由总工或委托设计人员，在施工图发行前与施工图底图一并归档。5．7施工阶段工地处理文件，如设计修改通知单、修改图、技术交底纪要、及用户意见等由工地工作办公室按项目汇总，待工程竣工后整理归档。5．8各级设计验证记录，由总工汇总后工程管理部保存，每年质量体系监督检查后由技术质量部送资料档案室存档。5．9设计回访报告、设计总结、工程设计评优申报材料及获奖证明材料由经营计划部汇总，填写文件归档单后送交资料档案室归档。5．10工程验收资料由参加工程验收、竣工人员回院后送交资料档案室归档。5．11工程设计过程中的质量控制文件，由总工汇总，一律先交经营计划部保存。其中有长期保存和利用价值的质量控制文件，送交资料档案室存档，其它质量控制文件保存在经营计划部。5．12设计文件归档时，归档部门应填写文件归档单，一式二份，一份随归档文件由资料档案室保存，另一份由归档部门保存。5．13资料档案室档案工作人员在接收各部门归档的档案材料时，应根据归档清单逐项核对、清点、检查归档材料的案卷质量、签字手续等，若发现问题立即解决。QMS/C01—2010科技档案管理办法版本/修改码：A/03６设计文件归档份数设计文件归档份数见附表。7工程设计档案的管理7.1底图管理a)工程设计档案底图归档后，一律不得外借；b)工程设计文件需修改时，一律不得在已归档的底图上进行修改；c）设计文件更改时，若将更改后的新底图取代原底图，档案工作人员必须在已作废的底图上加盖“作废”印章，放在原案卷最后，防止以后加晒图纸时误抽。若修改后的新底图只对原底图进行部分修改，此时档案工作人员应将新底图附在原底图后，一并保存；ｄ）凡需增晒或补晒已归档的底图时，必须持有经工程管理部批准的抽晒单才能抽图复制。７．２工程设计文字档案材料的管理ａ）凡是归档２份的工程设计及文件，一份供外借使用。另一份不外借，必要时可查阅；b)凡是独本档案材料（除蓝图外），一律不外借，只供查阅；c)凡不外借的档案材料，档案工作人员必须在档案材料的二封面、背脊、借阅卡和检索卡上加盖“不外借”或“独本”印章；ｄ）已归档入库的设计文件，如项目建议书、可行性研究报告、初步设计等，若因种种原因有修改变动时，新归档的设计文件按档案管理办法重新编号，原归档的设计文件仍保留，供参考用。７．３蓝图的管理ａ）工程设计蓝图可供借阅；ｂ）设计文件更改时，若更改后的图纸取代原图纸，档案工作人员必须在已归档的蓝图案卷中将原图纸加盖“作废”印章后撤出，换上更新后的新图纸，若新图纸只对原图纸进行部分修改或是原设计图纸的补充图，此时，档案工作人员应将新图纸附在原案卷后，一并组卷。每次设计更改或补充后，档案工作人员均应在卷内更改记录上注明更改张号、标记、文件（图）名号、日期等事项；ｃ）任何人不得随意涂改、乱划、撕毁或丢失任何档案。QMS/C01—2010科技档案管理办法版本/修改码：A/04７．4作废工程设计档案的鉴定与销毁资料档案室每年年底应将作废的工程设计档案（不包括底图）造册，提交总工程师鉴定和审核，经批准后按规定程序予以销毁。8附表1．工程设计、咨询归档范围及要求C01-01QMS/C01—2010科技档案管理办法版本/修改码：A/05工程设计、咨询归档范围及要求版本：AC01-01序号归档范围归档时间归档份数保管部门保管期限备注11．11．21．31．41．5经营文件设计、咨询合同和/或协议分承包合同合同标书评审资料招标、投标等文件资料中标文件合同执行后同上同上投标后中标后11111档档档档档永久永久永久长期长期合同及评审资料原件每年由经营处汇总后交资料档案室归档，经营处保留一份复制件22．12．22．3建设依据性文件项目建议书项目建议书批复设计项目有关的决议、决定等指导性文件发行时收文后收文后111档档档长期长期长期33．13．23．33．4可行性研究文件可行性研究报告可行性研究报告批文环境影响评估报告设计任务批文发行时收文后发行时收文后1121档档档档长期长期长期永久44．14．24．34．4设计原始资料工程地质、水文勘测报告水文、气象、地震等资料工程选址、评估及审批文件规划建筑绒线图、坐标图等随施工图随初步设计发行时或收文后收文后1111档档档档永久永久长期长期55．15．25．35．45．55．65．7设计文件设计方案（包括渲染图、鸟瞰图、模型照片及设计说明书和图纸）初步设计专业概算施工图设计（含设计修改图）设计计算书（各专业）总体规划设计设计评价及审批文件提供顾客或投标时发行时发行时发行时随施工图发行时发行时或收文后1111211档档档档档档档永久永久长期长期永久永久永久手算、电算各1份QMS/C01—2010科技档案管理办法版本/修改码：A/06工程设计、咨询文件归档范围及要求（续）版本：AC01-01序号归档范围归档时间归档份数保管部门保管期限备注66．16．26．3质量控制文件设计大纲各级设计验证、设计评审等质量记录专业协作条件送交审核后同上同上111工档处长期永久短期77．17．27．37．47．5工地处理文件技术交底纪要、用户意见设计修改通知单、修改图纸工程质量事故处理意见一般工地处理文件，包括技术问题来往信函、传真等工地信息反馈意见项目竣工后同上同上同上同上档档档档档长期永久永久长期短期工地处理文件先由工地工作办公室统一管理，待项目竣工后汇总送交技术信息档案室归档88．18．28．38．48．5其它设计回访报告设计总结工程验收资料工程设计评优申报材料工程获奖证明材料厂发行时发行时工程验收后申报后获奖后11111档档档档档长期长期长期永久永久99．19．29．39．49．59．6与外方合作项目文件谈判记录、合作协议等会谈记要、备忘录、等合同及附件设计联络纪要技术问题来往信函、传真等外方提供的技术资料签字后签字后签字后段文件项目设计完工后同上222121档档档档档档中外文本各一份同上同上中外文本各一份注：1）档：即资料档案室2）工：工程管理部QMS/C01—2010科技档案管理办法版本/修改码：A/0=============================附加说明：本规定由院工程管理部归口管理本规定编制人：朱京本规定审核人：赵都海本规定批准人：