会展场馆经营与管理

1.会展场馆建设期的管理截止2005年，中国国内展览项目数为3800个，出国展览项目为950个。中国经国际展览业协会认证的的国际性品牌展览会已达58个，国际性展览会认证数量仅次于德国和俄罗斯，位居世界第三。截止2003年底，到2005年底全国展览场馆总数已超过240个，场馆可供展览面积322万M2.我国的展览场馆数量已居世界第三位，仅略少于美国和英国，展览场馆的总面积也居世界前列。中国会展场馆布局存在的问题1.大型会展场馆偏少。2.配套设施不足。3.智能化水平低发展趋势1.会展场馆建筑规模大型化2.会展场馆功能综合化3.注重会展场馆的智能化4.规划与设计更加人性化5.政府仍将加大对会展场馆建设的投入会展场馆对城市会展业发展的作用会展业的发展，能够改善城市的产业结构，提升城市的形象，是构成城市竞争力的重要组成部分。会展场馆对声调会展业发展所起的作用主要体现在以下几个方面：1.能够大力推进会展产业的发展2.能够积极培育城市的会展品牌3.能够提高会展业的市场化程度4.能够适度调控会展业的市场动作5.能够大力培养会展业人才6.能够强化城市的服务职能会展场馆的规划会展场馆服务的对象是社会公众，它不仅要满足公众参会、参观的需要，而且要满足公众物质和精神生活方面的多种需要，特别是要满足观众和参展商相互之间的交流与交往活动的需要，这是会展建筑与其他建筑的显著区别。会展中心的规划管理工作主要包括以下内容：1.会场选择规划管理国外许多现代化会展中心的场址一般都选在城郊结合部，并将交通条件、环境条件以及地形条件作为选址的三大要素进行论证，做到选址和市政、交通规划相结合。国外新建的及尚在建设中的会展中均将交通条件列为选址的首要条件。会议场馆或者会议中心一般应该规划在交通条件使便利的地区，使与会者能够方便地到达机场、地铁站、码头、客运站等地方。2.预留发展规划3.内部布局规划在会展中心的内部规划中最重要的是人车分流的场内交通系统，该系统要求完善并符合人性化的要求。4.展厅要素规划展厅的要素规划主要包括以下内容：4.1展厅外观4.2展厅面积通常展厅面积约为展示净面积的两倍，还要加上主办单位的工作场地或服务区等空间面积。国外现代化的展览中心的展厅较多都是单层、单体，单体建筑1万M2左右的展厅，最好呈长方形，观众不容易迷失方向，有长宽比例。4.3展厅的高度一般来说，展厅的每层高度在10-15M是基于一般展台设计的要求，比较适中。4.4地面条件很多细节问题要仔细考虑，如出入口、卫生间、通道宽度等。要根据人流量设置足够多的人员出入口，根据物流量设置足够的通往卸货区的出入口。在展览期间一定要保证通道的畅通，不允许展品、废弃物品胡乱堆放在通道上。5.布展空间规划功能定位与平面布局功能定位会展市场的发展有其自然的规律，它受到经济发展水平、产业基础、经济总量等的制约。目前，国内有些新建成的会展场馆建设规模大、豪华气派，不愧是标志性建筑但使用率不高，长时间闲置，远没有达到预期的经营目标，效益较差。主要原因是脱离当地的实际情况，盲目建馆，片面追求面积大、装修档次高，贪大求洋、贪大求贵造成的后果。这不仅造成使用率低下、资源严重浪费，同时也增加了协调会展市场的难度。因此，一味追求会展场馆的建设规模与豪华皆非明智之举，国外的许多会展场馆建筑设计特别注重技术性、功能性和实用性的经验值得学习和借鉴。发达国家的主要城市展馆面积较大，一般超过10万M2,而多数受经济容量和辐射的限制一般在4-5万M2以内，并突出会展及相关的配套服务功能，确保使用率和经济效益。通常展厅的建筑面积应占整个展览建筑面积的40%以上。平面布局会展场馆的种类1，单体式结构，单体式结构是指展览场所和会议场所及其他功能区合为一体的建设体结构，我国绝大多数的会展场馆都是单体式建筑。如琶洲展馆是目前亚洲最大的会展中心，属单体式结构展馆。厦门国际会议展览中心也是单体建筑结构的会展场馆。2，分体式结构，分体式结构是指同一个会展中心或会展场馆中的不同场馆相对独立建设、可分可合，展览场所和会议场所分开，一般都是以展览为主要功能的场馆或会展中心。如北京中国国际展览中心、广东现代国际展览中心等。我国20世纪90年代以前建设的会展场馆有些是分体式结构，但现在这种结构越来越少，一是分体式结构占用土地多，二是现在会议和展览的关系日益密切，展中有会，会中有展。展览建筑的布局模式1.集中对称布局：把展览建筑的各个部分集中在一幢紧密连接的大楼之内，其主体部分位于中轴线上，各群体建筑中轴线左右对称排列。这种模式面积集中，节省用地，建筑主次分明，空间序列有较强导向性和纵深感，形式感比较端庄严谨、紧凑整齐。新中国成立后第一代展览馆和博物馆较多采用这种布局，其不足是缺少变化。2.并行式：各展厅相对独立并行布置于主要人流通道的两侧，装卸货部分位于展厅外侧或展厅之间，总体布局成鱼骨状。其特点是交通流线简洁，便于两侧展厅单独或联合使用，尤其实用于规模较大的会展中心。3.环绕式：各展厅围绕中心庭院布置，中心庭院可作为室外展场或者休息区，或把会议服务部分设置在这里为所有展厅服务，装卸货部分在展厅外侧。其特点是整体布局紧凑，人行距短。但各展厅分别使用时灵活性小，易产生人流干拢，识别性相对较差。4.串联式：各展厅顺次相连，人流通道位于展厅一侧。其特点是扩建比较灵活，分期建设对展馆的运营影响小，但人流路线长且复杂，需要增加入口和服务设施数量。5.集中均衡式布局：展览建筑的各部分仍采取集中设置的方式，主体部分也位于中轴线上，但各群体部分不按中轴线做左右对称式排列，而是在中轴线两侧做不等量、不等距的排列，追求感觉上的效果。此布局突破了对称布局的僵硬感觉，增添了变化和生气。6.分散对称式布局：展览建筑的各个部分分别独立设置，不直接相连。其主体建筑仍安排在中轴线上，其余建筑在两侧做等距、等量的排列。这种布局方式分区明确，互不干扰，还可以安排较多的绿地、庭院和活动空间，同时还有利于自然采光和通风。7.分散均衡式布局：这种布局方法与分散对称式布局不同之处布置群体建筑时不做等距、等量排列，而是做远近、大小、高低等不同变化的安排，求得感觉上的平衡。它在布局上较对称式布局有更大的灵活性。8.分散自由式布局：不遵循一定中轴线的自由灵活的平面布局。大型博览会、展览会，因规模大、占地广，受地形地貌限制较多，而且这类大型公共建筑，人流量很大，也不便过分集中设置。这就需要把整个展览按功能不同分若干区域，使各区内的建筑保持相对的独立，组成一个灵活多变、活泼自由、疏密有致的总体布局。这种布局方式，可以巧妙地结合自然环境因地制宜地进行安排，在造型和体量上也可以高低错落，自由变化，形成丰富多变的建筑空间序列，给人以亲切舒畅的感觉。上海新国际博览中心大量使用钢结构与玻璃幕墙，没有过多的装饰，既经济实用双满足了各项功能需求，被业内称为实用型的会展场馆。2.会展场馆组织管理场馆投资模式多元化以各级政府为主投资主体建设会展场馆是我国迄今为止采取的基本模式。与此同时，场馆的经营管理也在逐步走向市场化，并形成了场馆经营多样化的管理模式。1.国建国营模式目前全国大部分的场馆属于这种模式。2.国建民营模式如宁波国际会展中心3.民建民营模式如成都新国际会展中心、杭州和平国际会展中心4.外商投资外方经营模式如上海浦东新国际博览中心会展场馆经营管理模式我国会展场馆的经营管理模式主要有4种：1.政府机构直接管理如北京展览馆、全国农业展览馆2.当地企业管理如廊坊国际会议展览中心，宁波国际会议展览中心3，合资合作经营管理如上海新国际博览中心，中国国际贸易中心4，委托外地或国外企业管理会展企业管理体制类型及特点1.计划管理体制2.市场管理体制3.混合管理体制混合管理体制存在于混合经济体制中，它吸收了计划管理体制下政府部门的宏观调控优势和市场管理体制下企业的主体运作优势。在这种体制下，政府成为行业管理的主体，其职责主要是协调引导，保证行业信息畅通，促进经济活跃，而不插手企业的经营活动企业自主经营，自负盈亏，一切内部事宜均应自己做主，包括企业自身的动力机制、权力分配、协调机制等。对于会展行业来说，政府和行业管理部门的具体职责有：企业办展资格认证行业法规制定基础设施建设行业信息系统建设等混合管理体制以其独特优势成为当今世界绝大部分国家会展业管理的理想模式，包括以市场经济著称的西方发达资本主义国家，亦在不断地完善国家的宏观调控职能，寻求计划与市场管理体制的最佳结合点。从以上情况看，我国会展场馆管理体制有以下几个特点：1.会展场馆的不同管理体制，基本上符合我国社会分工和客观的要求。2.会展场馆为两个文明建设服务，是本身的根本任务。3.会展经营受着价值法则和经济规律的制约。4.实行独立核算、自负盈亏的企业性会展场馆，上级管理部门给予自主权要多一些，指令性任务也少一些，因此，这些场馆的自控制和发展能力较强，经营活动也灵活多样。会展场馆的组织结构是表现企业组织内各部门排列顺序、空间位置、聚集状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式，是执行管理任务的体制，在整个会展场馆管理系统中起到框架的作用。会展场馆的组织管理会展场馆最基本的组织结构方式主要有直线制和直线职能制。直线制，顾名思义是按直线垂直领导的组织形式。直线制组织形式适合规模较小、业务较单纯的场馆。直线职能制，会展场馆的组织形式目前较多的是采用直线职能制，这一形式也称“业务区域制”。其特点是把场馆所有的机构和部门分为两大类：一类称业务部门，这类部门可以独立存在，有自身特定的业务内容。另一类称职能部门，这类部门不能独立存在，它为业务部门服务。会展场馆经营运行机制会展场馆经营运行机制内容包括：1.搜集经营运行的输入、输出信息，以检查是否达到预定的各项技术经济指标。2.经营运行决策，根据经营运行评价和预期的目标，通过定性分析和定量计算，从不同的经营运行方案中找出最优秀的方案。3.经营运行计划，即实现最优方案的具体安排。4.经营运行控制。2003年7月由上海国际会展中心与宁波新上海物业管理有限公司共同投资组建的宁波国际会展中心管理有限公司，是国内有民营背景的公司首次入主管理国有大型展览场馆。会展场馆的社会化合作项目合作项目和形式大致有以下几种：1.合作公司2.外包项目3.合作经营项目4.委托项目代理5.设立驻外地办事处会展场馆的公关对象1.所属领导关系2.职工关系3.顾客关系4.区域关系5.传媒关系6.同行关系企业型会展场馆内的公关机制1.咨询建议2.传播沟通3.搜集信息4.社会交际5.教育引导6.协调关系会展公关工作主要有两个目的：一是扩大会议展览的影响，吸引更多的单位参展参会二是建立关系，与参展参会企业建立和发展关系。会展场馆的涉外活动管理展会前工外包括：1.展会场地的确定，内事服从外事原则2.业务洽谈，对外洽谈要两人以上参加3.开拓相关业务4.签订合同5.业务联系6.内部协调，在进馆前15-20天内对有关部门进行一次全面检查和督促。展会中工作1.进馆交接2.现场服务展会后工作1.退馆事宜2.展会后总结总之，涉外活动政策性很强，影响较大，须慎重对待，既要热情待客，又要不卑亢。3.会展场馆经营战略与目标管理会展场馆经营观念与目标会展场馆开展经营活动的基本观念，是以最佳的多功能服务，满足人民群众物质与文化生活的需求，为社会主义两个文明建设做出贡献，以搞好展览服务为目标，以提高服务质量求生存，以完善服务设施、开拓服务领域求发展，以合理的成本求效益。需要强调的有以下4点：1.市场观望2.竞争观念3.开发观念4.效益观念经营目标包括对国家和社会的贡献目标、展览市场占目标、场馆发展目标和效益目标4个方面。会展场馆的市场定位1.按照规模予以市场分类按照会展的规模来进行经营定位分工是较为可行的方式，因为会展场馆的规模就决定了举办会展活动的规模大小。会展场馆在经营时按照自身的规模确定发展战略，这与会展场馆硬件本身有直接联系，因此操作起来同样有效。2.按照行业予以市场分类按照行业领域来划分会展场馆的目标市场也是较为常见的方式，但是由于会展场馆在大体功能上较为相似，因此，一般具有一定规模和设施的会展