会议管理制度

会议管理制度文件名称：会议管理制度主责部门：行政人事部版本：1.1关联部门：公司各部门发布时间：优化记录：1.目的本制度明确规定公司会议种类、组织及会务管理等工作相关内容，确保会议召开的质量和效率，推动对会议决议的执行。2.范围本制度适用于公司、各项目部召开的各项会议的组织与管理。3.权责3.1公司行政人事部（以下简称行人部）协助公司管理层确定公司会议的种类，组织会议进行、以及制定、发布和推行会务管理相关制度；3.2会议主办部门负责各项会议的会议申请、通知、组织、记录及会议决议催办落实完成工作。4.会议类型4.1公司级会议：主要包括公司管理周例会、公司月度经营分析会、公司半年工作总结会、公司年度工作计划会、公司年度工作总结会；4.2例会:各公司、项目部周例会、月度例会；4.3专项会议：项目方案研讨会、销售市场研讨会、成本研讨会、流程研讨会等等。5、会议周期及时间安排会议管理制度6、会议准备及组织6.1会议通知由行政人事部发布，行政专员进行会议前期安排。6.2据会议需要提前半小时检查会议室卫生情况，并做好通风及做好会议名称会议内容会议时间会议召集会议主持参会人员会议记录输出结果周例会①上周例会确定工作检查②本周工作计划及需协调问题原则上每周一下午2:30点，具体安排视情况而定公司总经理行政人事经理公司各层管理人员及相关项目人员行政人事主管周例会会议纪要月度经营分析会①上月重点工作及经营情况检核②本月重点工作布置及注意事项每月初第一周周一公司总经理行政人事经理公司中层以上管理人员及项目负责人行政人事经理月度经营分析会会议纪要半年工作总结会①上半年工作及经营情况检核②下半年工作布置及思路调整7月份初公司总经理行政人事经理公司各层管理人员及相关项目人员行政人事主管半年工作总结会会议纪要年度工作计划会①公司经营战略研讨②公司下一年度经营目标与年度计划研讨12月份公司总经理行政人事经理公司高层管理人员行政人事经理年度工作会会议纪要年度工作总结会①上年重点工作及经营情况检核②本年经营目标及重点工作布置③年度先进表彰④员工年度联欢春节前一周公司总经理公司行政副总全体员工人力资源管理中心指定各公司、项目部周例会①本周工作检核②下周工作安排③阶段性注意事项自行确定部门负责人部门负责人部门全体员工部门指定周例会会议纪要各类专题会不定期发起人或发起人部门负责人发起人或发起人部门负责人相关人员发起人指定专题会会议纪要会议管理制度会议用水服务，做好会议设备、物资物料准备。6.5会议结束后由前台文员将会议室做简单的收整，并同时通知保洁员对会议室做整体清洁。6.6前台文员应对会议室的一切设备做好日常检查。6.7行政主管负责对前台文员会议室的相关工作进行监督。6.8各部门须按照事先规定的会议时间、与会人员、会议报告内容等做好充分准备。6.9会议通知：会议通知须提前24小时以文字发出或电话告知，各部门自行安排的小范围会议可自行安排。6.10如召开须上级部门参与的不定期会议，由会议主办单位根据工作需要和会议内容，向上一级单位提出会议申请。经上级单位审批，如批准开会，会前准备相关事宜由会议主办单位负责，同时参照本程序执行。6.11会议筹备工作：根据会议内容，由会议主办部门负责组织，会议相关部门配合完成具体工作的筹备与落实（包括：领导讲话、会场布置、横幅标识、背景音乐、音响、会议通知、会议方案等）。6.12大型会议（半年工作总结会、年度工作总结会等）在会议正式开始前，需提前15分钟播放公司确定的背景音乐。7、会议的召开7.1若没有特殊的原因，整个会议召开必须严格按照会议的议程和时间表来进行。7.2任何正式会议的参加者，都必须在会前准备好正式的书面材料或会议管理制度其他电子形式的报告文件和材料，以便于分发、阅读和演示汇报。7.3思考议题或讨论解决问题应该遵循的基本逻辑顺序是：7.4会议主持人是会议的管理人，承担管理会议进程、维持会场秩序和控制会议氛围的责任，在执行会议议程和规定的同时应适度把握规则的尺度，并以如何更好地发现、解决问题和达成一致的结果为最高原则。7.5会议主持人对发言内容跑题、发言人的言行或情绪表现破坏会议的进程和规则等情况有权终止发言人的发言。7.6所有发言人应紧扣主题并将发言时间控制在规定的时间内，发言时不可长篇大论，滔滔不绝，不得随意超时（原则上以3分钟为限）。7.7在会议结束前，由召集人或主持人总结并布置任务，重申要采取的行动及措施，明确决议执行落实的跟进人员，以保证参会人员对会议决议的理解和贯彻落实。7.8所有会议结束后，必须由专人遵循统一的格式并按要求和标准撰写会议纪要（原生态的会议记录）。除总经理办公会议和公司级会议外，其他会议纪要经内部发文审核后在OA上发布。8、会议要求及纪律8.1会议接待由会议主办部门负责，会议召开前15分钟进行签到，须准确统计会议人数并留存档案资料。做什么（确定需解决的问题）怎么做（提出解决的方法,识别可能的风险和障碍）谁做（明确主要负责人并做出其他相关的工作分配）制定计划（目标、任务、时间、责任人、跟进、检查、评估和考核）为什么（问题分析）会议管理制度8.2会议相关部门负责在会前将与会议相关的参阅资料及时、准确分发至与会人员。8.3会议记录由会议主办部门负责记录。8.4与会人员应做到不迟到，不早退，因故不能参加会议应提前向主办会议部门请假；有事离开会场需向会议组织者请假；会议期间应关闭或将手机等通讯工具调整至静音，保持会场安静，不做与会议主题无关的事。如果在开会期间手机铃声响起，或者在会场内接听电话，一次扣款50元。8.5会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。8.6大型会议（月度经营分析会、半年工作总结会、年度计划会、年度工作总结会）需着正装出席，未着正装者，一次扣款50元。8.7行政部将于会议召开后对会议纪律执行情况（包括会议出勤、请假制度履行情况及会风会纪情况）在全公司范围内通报。各部门负责人要重视对会议纪律的执行，以身作则，促进良好会风的形成。9、会后工作跟进9.1各种会议纪要的规范要求：9.1.1发文时间要求：周例会在24小时内发出，月例会在72小时内发出，公司年度大型会议在5个工作日内发出。9.1.2发文范围要求：参加会议的管理人员、公司领导、公司行政管理部。9.1.3发文的审签过程：周例会的纪要由会议记录人员将会议纪要按行文要求拟草后报本部门负责人审签后发放；月例会纪要由记录员草会议管理制度拟，报行政管理部负责人审核，然后送公司总经理审签后发放。9.1.4会议纪要原则上以电子文档发放，各级领导应该在纸质文件上审签，审签文件的原件应由行政管理部编号存档。各部门会议纪要在通过电子邮件发送时，应该在发送给公司领导的同时抄送给行政管理部。9.2会议纪要的落实和检查9.2.1行政管理部指定专人收阅各类纪要并汇总，负责每周检查一次纪要工作的落实情况，同时做好记录。9.2.2总经理秘书负责在每周星期六将本周纪要工作的完成情况通过检查、汇总后，于第2周的星期一上午以书面形式向公司总经理汇报。9.2.3月度会议纪要的检查落实，要求战略发展部每周进行一次工作进展情况的检查，并于每周一上午将公司会议纪要工作的实施情况用书面形式向公司总经理汇报。9.2.4战略发展部按照公司总经理的指示，对各会议纪要的工作进行督察和追踪落实。9.2.5对在月度例会和公司管理周例会上确定的重点工作未能按时完成的，对总字级责任人处以1000元的罚款，对中层管理者处以200元的罚款。10、会议室使用管理办法10.1管理归口10.1.1行政部（项目综合部）负责会议室的统筹管理和协调安排使用。会议管理制度10.1.2日常管理具体：会议室内财产的保管、卫生保洁、门窗及电器的关闭、使用交接手续办理、钥匙交接等。10.1.3所有会议室的灯光、音响、多媒体投影等的操控工作、日常调试及报修工作均由行政部或综合部指定专人负责。10.2使用范围及预约程序10.2.1按照《会议管理制度》之规定，列入会议计划的会议优先编排使用会议室；各部门如需使用会议室一般要提前1天向行政部（项目综合部）申请预约，以便统筹安排使用。若各部门拟预约的会议室使用时间与每周列入会议计划或已预定的会议室与临时性重要会议发生冲突时，以重要会议为先。10.2.2外部租赁会议室主要用于全公司的大型活动及重要会议等，如有特殊活动需要，需经公司总经理批准，方可执行租用安排。10.2.3申请使用会议室需要填写OA申请表，要求要逐项填写申请单中各项内容，经OA批准后方可使用；严禁擅自使用会议室。10.3使用规定10.3.1按照“谁使用谁负责”的原则，使用部门须派专人负责本部门活动期间的清洁、管理及安全工作。10.3.2会议期间非与会人员不得随意进入会议室。10.3.3凡进入会议室的人员必须自觉遵守会议室使用管理规定。讲卫生，不得喧哗、不得损坏公物、不得损坏公用设施。对于违反本规定的人员，行政部（项目综合部）或指定管理人员有权制止、教育、直至给予行政处罚。会议管理制度10.3.4会议室使用结束后，使用部门必须负责关闭电源、还原设施，做好卫生保洁。如发现公用设施损坏等情况要及时主动报告行政部（项目综合部），以便安排及时修复，对因使用不当造成设施损坏和发现问题不及时申报的，一经发现查实，追究当事人和部门领导的责任。10.3.5对于不按规定要求使用会议室的部门，行政部（项目综合部）有权提出批评，并在其再次申请使用会议室时提出明确要求。11、其他凡事违反会议纪律及会议室使用规定的，依照公司《奖惩管理制度》和《考勤与休假管理制度》有关规定给予处罚。