中铁一局集团办公室工作指南

1办公室工作指南中国中铁一局办公室二〇一三年四月2目录一、办公室主要业务流程及标准（一）会议流程（二）公文流程（三）接待流程（四）印鉴流程（五）资产管理流程（六）档案管理流程（七）信访管理流程（八）督查督办流程（九）信息化流程二、办公室日常工作（一）新到任领导服务工作（二）新到任员工注意事项（三）项目（指挥）部办公室（综合部）工作及注意事项（四）领导动态发布模板（五）办公室政务信息报送模板中国中铁一局办公室3会议流程图中国中铁一局办公室部门名称公司办公室流程名称公司会议管理流程层次2概要会议推进流程及管理标准部门公司领导/分管领导会议承办部门/单位参会部门/单位会议协办单位或部门负责人经办人会议服务视频系统文书处理会议宣传预算审核节点ABCDEFGHI0123456789是101112未完1314公司名称中铁一局集团有限公司密级第（）页共（）页附件会议流程管理标准编制单位司办签发人签发日期经费审批分发会议资料开始资料打印会议策划编制经费预算算发布通知审核准备会议资料会场、食宿、车辆视频会议宣传准备收集、整理会议资料起草通知编制经费预算审批审核否是召开会议整理会议纪要/情况通报审核审批定稿印发督查督办实施情况汇总整理归档档信息发布会议服务会间服务会议拍摄审批审核审批督办成效完结束4会议流程管理标准任务名称节点任务程序及工作重点时限相关资料会议策划C1任务程序：根据公司领导要求对会议进行总体策划。工作重点：议题、目的、时间、地点、人员、费用；并核实策划资源是否保证。一般会议：半个工作日大型会议：2个工作日会议策划模板起草通知C2任务程序：会议有关事项确定后实施。工作重点：明确会议目的、议程、时间、地点、人员以及相关事宜。1个工作日会议通知附件审核通知B2任务程序：由承办部门负责人审核会议通知。工作重点：针对会议通知、标准格式、常见纰漏进行审核。半个工作日经费预算C3任务程序：根据《关于进一步完善集团公司会议制度有关事项的通知》的原则，编制会议费用申请表、送部门领导审核、上报公司分管领导审批(走网上流程)。工作重点：区分会议类别，严格执行会议经费标准。半个工作日关于进一步完善集团公司会议制度有关事项的通知准备汇报资料D4任务程序：按照通知时限上报资料。工作重点：严格符合通知要求，内容充实、思路清晰、言简意赅。依据具体情况而定会议服务E4任务程序：根据会议情况，做好会场布置及食宿安排。工作重点：会标、主席台、休息室、桌签、引导牌、投影音响、餐饮、房间、医疗、保卫、车辆等。与会议同步资料打印I5任务程序：按照会议要求打印资料、桌签、餐签等。工作重点：是否缺页、缺项，保证印刷质量。会前1个工作日分发会议资料C6任务程序：依据会议通知人员，分发。工作重点：避免遗漏。会前1个工作日会间服务F7会议程序：保证会议顺利进行。工作重点：录音、扩音、照明、温度、饮水。与会议同步会议拍摄G7任务程序：全程摄录像。工作重点：会议合影；及时报道。与会议同步5会议流程管理标准说明按类别划分，公司会议种类主要包括：表彰会、职代会、工作会、交班会（月度工作会）、座谈会、茶话会、总经理办公会暨党政联席会、团拜会、签字仪式、典礼（我方举办/领导赴外）、宴会、招聘会、公司级专业会议、视频会议。标准中所选用的会议策划摸板，是最具代表性、实用性和广泛性，并将在实践中不断完善。任务名称节点任务程序及工作重点时限相关资料整理纪要/情况通报C8任务程序：进行会议总结、归纳工作重点：客观反映会议情况。一般会议：1个工作日大型会议：2个工作日纪要、通报模板信息发布G8任务程序：及时发布会议信息。工作重点：主题鲜明，具有时效性。与会议同步督查督办C10任务程序：编发督查督办。工作重点：及时沟通、定期跟踪。与D10同步见《督查督办流程》督办成效C12任务程序：未完事项继续督办工作重点：未完成的事项进行网上公布，并责成有关方限时完成。即时整理归档C13任务程序：整理归档。工作重点：对会议情况通报、纪要、督查督办、督办结果以及相关影像资料整理归档即时6C1:会议策划模板目录C1-会议策划附件8-1大交班会（月度工作会）会议制度C1-会议策划附件8-2“三会”策划方案模板C1-会议策划附件8-3“三会”办公室分工方案C1-会议策划附件8-4视频会议策划模板C1-会议策划附件8-5-1团拜会策划模板C1-会议策划附件8-5-2-团拜会领导致辞（范本）模板C1-会议策划附件8-5-3团拜会来宾致辞（范本）模板C1-会议策划附件8-5-4：团拜会主持辞（范本）模板C1-会议策划附件8-5-5：团拜会祝酒辞模板C1-会议策划附件8-6：总经理办公会策划模板C1-会议策划附件8-7-1通车仪式议程模板C1-会议策划附件8-7-2通车仪式策划方案模板C1-会议策划附件8-8-1局庆60周年庆典实施方案及附件C1-会议策划附件8-8-2局庆60周年庆典会序册7C1-会议策划附件8-1大交班会（月度工作会）会议制度中铁一局集团有限公司月度工作会议制度为进一步提高会议效率，确保政令畅通，充分发挥会议传达、部署、通报、协调、沟通等功能，本着“汇报讲结果、请示讲方案、总结讲流程”的原则，按照讲重点、短汇报、求高效的要求，司办对《中铁一局集团有限公司月度工作会议制度》进行了修订，现印发给你们，请遵照执行。原《关于印发＜中铁一局集团有限公司月度工作会议制度＞的通知》（中铁一办[2011]277号）文件同时废止。第一章总则1为进一步完善月度工作会议内容、创新会议形式，充分发挥会议传达、部署、通报、协调、沟通等功能，结合集团公司实际，特制定本制度。2月度工作会议既是集团公司领导传达上级重要会议和重要精神，与各部门了解集团公司生产经营、企业管理运行情况，安排、部署近期工作的例会，也是各部门汇报重大事项、沟通重要情况、协调解决重点问题的专门会议。会议要求突出重点、阐明问题、有效沟通、提出措施，一般问题由主要领导或会议主持人与分管领导沟通后，会上及时提出对策，指定部门负责人限期解决；重要问题由主要领导会后研究方案，及时解决。第二章会议时间及地点3月度工作会议，一般在每月初召开，具体时间由司办临时通知。会议地点为机关本部400会议室。第三章会议参加人员84集团公司领导、董事会秘书、总法律顾问、副总经理助理、三总师副职、安全总监、本部各部门负责人参加。根据会议内容，主持人可指定相关单位负责人或相关人员参加。5凡按规定应参加会议的人员必须按时到会。会议时间确定后，董办、司办、党办分别落实集团公司领导能否参加会议；司办、党办通过短信平台、电话等形式分别通知行政、党群各部门负责人并落实其他参会人员；对不能参加会议的，应于会前由本人向司办、党办请假说明原因，并委托部门副职参加会议；对未履行请假手续，又未参会人员，按无故缺席在会上予以通报。参加会议人员中途不得无故退场，确需离开的，应征得主持人或主管领导的同意。第四章会议内容和程序6月度工作会议由总经理或受其委托的领导班子成员主持。7月度工作会议主要内容7.1通报上月及年累施工生产、市场营销目标完成情况，重点项目进展情况及存在问题。7.2各部门结合所负责各项工作，汇报重要问题和需要领导协调解决的重大事项。就集团公司年度重点工作、总经理办公会部署事项、上月月度工作会议所安排工作、《督查督办》督办事项进展，上月本部门所负责业务计划进展或需向其它部门通报及请示集团公司领导的具体事项进行汇报。每月28日前，各部门将本月重点工作安排、进展，下月重点工作安排及其它需要通报的事项，以月度工作会议部门汇报提纲（附件1）形式报送司办秘书科。7.3主持人和分管领导就会议听取的有关情况及今后的工作提出意见和要求。98各部门汇报应突出重点，简明扼要。施技部、经开中心汇报时间原则上各控制在20分钟以内，其它部门汇报时间原则上控制在5分钟以内。9会议程序9.1各部门通报上月工作进展情况及本月工作安排。汇报顺序依次为：施技部、经开中心、海外事业部、水务事业部、投融资中心、发展部、项目中心、物设部、技术中心、社保部、安质部、财务部、人力部、审计部、法律部、正方公司、保卫处、纪委监察部、组织部、宣传部、工会、团委、社服中心、董办、司办、党办。9.2董事会秘书、总法律顾问、副总经理助理、三总师副职、安全总监通报情况。9.3集团公司领导安排部署工作。第五章其它事项10司办负责通知、记录、发布督查督办等工作，负责督办会议决定的事项，并视需要向未能参加会议的领导汇报情况。11司办将根据企业发展情况和管理重点动态调整各部门重点通报事项目录，并将调整后的目录提前两日发各部门；会议督办事项完成后，各主责部门要及时以《督查督办回执单》（附件2）形式向司办反馈。12各部门会前将汇报内容（包括上月重点工作安排及进展情况、督查督办事项完成情况、本月工作计划等）报司办秘书科，如因会议紧急召开未准备材料或会上临时补充的汇报，请于会后一个工作日内将汇报内容定稿报送司办秘书科。第六章附则1013本制度由司办负责解释。14本制度自发布之日起生效。附件：1、月度工作会议部门汇报提纲2、督查督办回执单3、签到表11附件1：月度工作会议部门汇报提纲日期部门汇报内容XXXX年X月上月重点工作事项进展XX部1.2.3.1.2.3.督查督办事项1.2.3.1.2.3.本月工作计划1.2.3.12附件2：集团公司督查督办事项回执单《督查督办》XXXX年第XX期督办序号:XX督查督办事项督查督办工作事项的名称，督查督办上已明确。主责领导集团公司分管领导主责部门（单位）机关本部各部门或集团公司各单位参与部门（单位）督查督办上已指定的配合部门（单位）工作要求及完成时限督查督办上已经规定好的工作要求、完成时间等工作进展此为回执的核心内容！请以简练的语言，实事求是地描述督查督办工作事项的进展状态或完成情况。工作联系人熟知督查督办事项进展状态或完成情况的具体工作人员联系电话工作电话部门（单位）负责人意见机关本部各部门（单位）负责人签署意见督办部门意见当期督查督办发布部门或督办人审核是否符合要求集团公司分管领导意见分管该主责部门（单位）或主责该督查督办事项的集团公司领导签署意见回执时间向司办报送《集团公司督查督办事项回执单》的时间请主责部门仔细阅读填写说明（表格中红色字体部分），准确无误地填写该回执单，同时附上所完成督办任务的书面资料，以证明是否按期完成，或准确界定工作进展状态，司办将以此为依据据实通报。13附件3：签到表日期：签到人：序号部门姓名电话实际参会1公司领导孙永刚2和民锁3张为和4曹根子5郭民龙6范恒秀7马海民8王恩华9崔科宇10张亚君11党继勇12朱卫东13李冬立14郭炜15赵怀利16副总经理助理李小林于艳辉李晓峰张丛峰刘战宏王兴忠17总法律顾问翟建明18董事会秘书翟建明19三副总师李永鹏苟彪符昭星李：13892099156苟：13909297730符：187103520761420安全总监樊家临手机：[phone]办公室：8786456921董办李连强手机：[phone]办公室：8786415922党办张瑞生手机：[phone]办公室：8786405923司办杨维刚手机：[phone]办公室：8786401024工会李晓平手机：1375995897125工会综合办朱怀勇手机：[phone]办公室：8786475926社服中心邱成手机：[phone]办公室：8786488827发展部宋彦岭手机：[phone]办公室：8786465228海外事业部刘战宏手机：[phone]办公室：8786405129水务事业部盖芸手机：[phone]办公室：8786451430投融资中心朱洲顺手机：[phone]办公室：8786467731经开中心王兴忠手机：[phone]办公室：8786491132项目中心杨博手机：[phone]办公室：8786471733物设部耿继敏手机：[phone]办公室：8786416634施技部张金夫手机：[phone]办公室：8