二建竣工整理

QG/SHEJZC09-2015《工程档案管理办法》工程档案管理办法2015-01-27批准2015-01-27实施上海建工二建集团有限公司发布QG/SHEJZC09-2015《工程档案管理办法》1工程档案管理办法第一章总则第一条为规范上海建工二建集团有限公司（以下简称“二建集团”）的工程档案管理，如实反映二建集团工程建设过程和建设成果，妥善保管工程档案，特制订本办法。第二条本办法适用于二建集团承建的建设工程。第三条规范性文件引用DA/T28-2002《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》术语沪建建管（2003)第177号《上海市建筑安装工程质量竣工资料》沪市政（2004)266号《上海市市政工程施工质量保证资料（电子版）》第四条二建集团工程档案管理实行“集中统一”的管理原则，由二建集团总裁事务部（档案室）归口管理。第五条职责（一）二建集团总裁事务部（档案室）负责二建集团施工项目的工程档案的管理，包括施工总承包项目、专业分包项目（含外省市工程项目）工程档案的管理，对工程项目文件资料整理归档工作进行统一指导、监督与管理，以确保工程项目档案的完整、准确和安全，并便于查询、利用和保管。（二）各工程公司、分公司（以下简称“基层单位”）1、各基层单位应将工程项目文件资料的收集、积累、整理、归档工作列入基层档案人员的岗位职责，负责按施工阶段对施工过程中形成的工程资料分阶段进行检查；2、各基层单位应督促协助工程项目部做好工程项目文件资料的整理归档工作，传递与工程档案管理相关的信息与要求，并根据需要提出业务培训需求；QG/SHEJZC09-2015《工程档案管理办法》23、负责对竣工工程归档资料、停工工程寄放资料的检验，会同工程项目部资料员或项目工程师将竣工工程资料或停工工程资料送交二建集团总裁事务部（档案室）。（三）工程项目部工程项目部负责收集、积累从开工到竣工的所有工程项目文件资料，工程竣工时，应及时进行整理、立卷、归档，做到资料齐全、准确。1、项目经理是工程项目部工程资料管理工作的第一责任人。负责落实工程项目部工程资料管理责任制，确保工程项目部的归档工程资料满足本规定、相关的法律法规及其他要求；2、项目工程师主管工程资料管理工作，根据工程项目特点，明确工程资料管理要求，确保必要的资源提供。指导、监督工程项目部资料员的管理工作，确保工程项目资料收集、整理、归档工作质量。对工程资料的形成过程实施控制，按施工阶段划分对工程资料的形成进行监督检查。负责对竣工工程资料的审核工作，确保资料的准确、完整；3、项目资料员负责收集、积累、整理工程项目施工过程中不断形成的工程资料，做到及时、准确、清楚、完整。对施工过程中形成的工程资料，要及时进行预立卷并妥善保存。负责对分包工程资料的指导、检查、收集、整理、存档工作，并做好记录。工程竣工后负责竣工资料的立卷、装订、移交工作。负责收集、整理停工工程资料，并将整理后的资料会同基层单位档案员一起送交二建集团总裁事务部（档案室）寄存保管。第二章管理要求第六条竣工工程资料管理要求（一）工程项目部1、工程项目部在工程开工前根据档案管理的有关规定和合同条款中对资料的载体、书写材料、份数的规定，明确工程资料的收集、积累、整理、归档工作职责与要求，包括各个施工阶段所应形成的资料份数、资料形成的主要人员、收集的时间等。2、工程项目部资料员按施工流程及时收集施工过程中形成的工程资料，资料收集的进程应与施工进度同步，工程竣工时，资料收集应同步完成。及时建立台帐，并填写相关资料汇总表，作为日后竣工资料移交、归档的依据。QG/SHEJZC09-2015《工程档案管理办法》33、工程项目部资料员对收集的工程资料依照分部、专业进行分类并预立卷。4、项目资料员完成预立卷后提请基层单位档案员、二建集团总裁事务部（档案室）进行验收，确认无误后，将竣工资料立卷、编目、装订。完毕后，工程项目部资料员将移交的竣工资料编制《文件资料档案移交清单》（附件三），会同基层单位档案员、二建集团总裁事务部（档案室）一起办理交接手续，三方当事人在移交清单上签字、二建集团总裁事务部（档案室）盖档案室章，基层单位盖技质部门章（或基层单位行政公章）、工程项目部盖工程项目部章。二建集团总裁事务部（档案室）、基层单位、工程项目部各留存一份清单。（二）基层单位基层单位档案员对在施工过程中形成的工程归档资料进行监督、检查。检查内容主要包括：1、己形成的工程资料是否齐全；2、工程资料填写是否规范、正确，签署手续是否完备；3、应归档的原件能否满足各方要求；4、网上资料上传与工程实际是否同步；5、是否按规定进行预立卷；6、是否按规定进行竣工图修改，竣工图是否完整。（三）工程档案应于工程竣工验收后三个月之内向二建集团总裁事务部（档案室）移交归档，移交档案包括纸质和光盘（声像档案）各一套。（四）项目工程师对整理完毕的竣工归档资料进行审核，由其对竣工资料的真实性、完整性、及其价值提出审核意见，并在《文件资料归档审核意见表》（附件四）上签字。然后由基层单位档案员会同工程项目部资料员向二建集团总裁事务部（档案室）进行移交。（五）二建集团总裁事务部（档案室）工程档案管理人员对工程项目部移交的竣工档案按《文件资料档案移交清单》的内容逐项进行验收，如有缺项、漏页或该归原件而未归原件的开出整改单，要求补齐或更换，对不符二建集团归档要求的工程档案退回基层单位，由基层单位档案员督促项目资料员整改完毕后，重新提请二建集团总裁事务部（档案室）进行验收，验收无误后，由三方一起办理交接手续。二建集团总裁事务部（档案室）、基层单位、工程项目部各留存一份清单。（六）二建集团总裁事务部（档案室）工程档案管理人员对装订好的竣工资料进行排架。QG/SHEJZC09-2015《工程档案管理办法》4第七条停工工程资料管理要求（一）工程项目部资料员应以项目停工通知书为依据，对停工前形成的施工资料进行收集整理，编制移交清单。（二）基层单位档案员对停工工程资料进行检验，确认无误后，会同工程项目部资料员将停工工程资料移交二建集团总裁事务部（档案室）寄存，并办理寄存手续。（三）二建集团总裁事务部（档案室）工程档案管理人员对寄存的停工工程资料按照基层单位编制的寄存清单进行验收，确认无误后，接收保管。（四）停工工程复工后，由基层单位或工程项目部资料员凭“取还停工工程资料”的证明，办理停工工程资料的取还手续。第八条工程资料归档范围、内容和保管期限（一）凡是二建集团《建安工程项目计划》中作为单位工程列入计划的施工总承包项目、专业承包项目都属归档范围。（二）工程档案的归档内容、归档范围、归档要求和保管期限详见《建筑安装工程档案归档范围及保管期限》（附件一）和《市政工程档案归档内容及保管期限》（附件二）。（三）所有工程项目都要归竣工图。（四）建筑面积在500平方米以下的资料只需归开、竣工报告、工程资料保修书及D册资料。工程资料未及时归档的竣工工程及工程归档资料不符合归档文件质量要求的，二建集团总裁事务部（档案室）可向上级主管部门申请对项目经理、项目工程师给予批评教育。第九条整理（一）整理工作原则遵循工程项目文件资料的自然形成规律，保持卷内文件资料之间的有机联系，便于利用和保管。（二）分类方法1、建筑安装工程项目文件资料按单项工程、单位工程划分，然后再按A,B,C,D四册组卷。2、市政工程项目文件材料按道路工程、排水管渠工程、桥梁工程、隧道工程、污水构筑物工程分为五大部分，再按单位工程划分，然后按施工管理文件、测量文件、桩基文件、施工材料质量保证文件、隐蔽工程检查（验收）记录（如无隐蔽工程验收QG/SHEJZC09-2015《工程档案管理办法》5单可由检验批中反应隐蔽工程内容的资料替代）、施工记录、设计变更依据文件、竣工验收文件、竣工图、声像、电子文件等顺序组卷。施工管理文件包括：施工组织设计、开竣工报告、技术交底、质量事故及处理记录等。（三）卷内文件排列一般文字在前、图样在后；批复在前、请示在后；译文在前、原文在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后。（四）编目方法1、页号卷内文件单面的在右下角编写页号；正反面都有内容的均应编写页号，正面在右下角、反面在左下角。2、卷内目录序号，以文件为单位；——文件编号，应填写文件文号或图号；——责任者，应填写文件形成单位或主要责任者，两个责任者以上的只要填写两个主要的责任者；——文件题名，应填写文件标题全称（首行填写还应由项目名称十单位工程名称＋资料名称）；——日期，应填写文件形成的起止日期；——页号，应填写文件起号，最后一份文件填写起止号。3、卷内备考表卷内备考表主要标明卷内文件件数、页数和组卷情况。4、案卷封面——案卷题名，由项目名称、结构、阶段和文件名称组成；——编制单位，应填写组卷单位；——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；——档号，按建工集团企业档案分类方法。5、装订方法(1)案卷装订采用线装法，钻三孔，孔与孔之间相隔7.5CM;(2)案卷内不应有金属物。QG/SHEJZC09-2015《工程档案管理办法》66、案卷装具按GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。7、声像材料整理(1)工程照片照片须装照片档案册，附工程项目简介，每张照片应注明拍摄的时间、地点、内容等。(2)工程录像资料应有简要说明，包括工程名称、内容、录制人、审核人等。第十条归档文件的质量要求（一）工程项目文件资料必须经过系统整理，所有文件、各种资料、图纸内容齐全，力求完整。（二）工程项目文件资料应真实、准确，与工程实际相符合，具备原件和能够反映原貌的要素。（三）工程项目文件资料书写应符合规定要求，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，保存的文件应采用不易褪色的永久性的书写材料。（四）二建集团总承包并由所属基层单位施工形成的工程项目的竣工资料必须原件归档。（五）其它由二建集团实施总承包管理的工程项目归竣工资料时，应尽可能归原件。无法归档原件的，允许归复印件，但复印件必须具备“复印三要素”（即原件存放单位、复印单位专用章、复印人）。（六）二建集团以专业分包形式完成的工程项目归档竣工程资料时，应尽量归档原件，无法归档原件的，允许归档复印件。复印件的要求同上条。（七）归档的特殊载体应保证载体的有效性。第十一条工程档案的借阅管理（一）凡各部门、工程公司、分公司、工程设计院向档案室借阅档案，需事先办理借阅手续。工程公司、专业公司外借档案，须凭单位介绍信。无特殊情况，一般不跨部门、基层单位、项目借阅档案，特殊情况另行申请，须由二建集团相关部门领导审批方可借阅。借阅时间以两周为限，特殊情况须办理续借手续或向档案管理人员说明原因，外借档案用必须及时归还。（二）外单位来查阅档案时，需对口部门有关人员引见，凭介绍信所列内容在档案室查阅，一般不外借。如有特殊情况确需借阅时，须经二建集团分管领导批准后方QG/SHEJZC09-2015《工程档案管理办法》7可借出。（三）借阅者查阅档案后，须填写档案利用登记表。（四）查阅、借阅者必须严守机密，妥善保管，保证档案完好整洁。严禁随便撕毁、涂改和擅自翻印、抽取、拆散、转借，违者必须追究责任。第三章附则第十二条本办法的附件有：1、《建筑安装工程档案归档范围及保管期限》（附件一）2、《市政工程档案归档内容及保管期限》（附件二）第十三条本办法形成的记录有：1、《文件资料档案移交清单》（附件三）2、《文件资料归档审核意见表》（附件四）第十四条本办法由二建集团总裁事务部（档案室）负责解释。第十五条本办法自发布之日起施行。QG/SHEJZC09-2015《工程档案管理办法》8附件一建筑安装工程档案归档范围及保管期限序号归档内容书写材料要求保管期限一建筑安装工程项目档案归档范围A册A-1施工组织设计、质量计划（含审批表）原件30年A-2施工方案（含审批表）原件30年B册B-1建筑工程施工图审查备案证