上包变更管理细则

项目执行手册第2版附件16-a1/4文件名称：上包变更管理细则(讨论稿)文件编号：正文页数发行日期：2015年月日抄送：公司领导发：各项目部、各事业单元职能部室拟稿部门：商务部营销中心、项目管理部批准：审核：拟稿：1.指导思想由商务主导推进，规范上包变更的标准动作；明确业务单元总经理项目分管副总对上包变更亏损的关注度，从源头进行变更策划，提升项目盈利水平。2.适用范围公司范围内的所有工程类项目（中电凯尔除外）3.流程项目经理组织前期变更策划会商务工程师编制拟定变更申请一览表商务工程师编制变更签证单提交变更报价及相关资料商务工程师主导完成变更谈判工作项目经理确认最终变更项目变更台账登记营销中心备案项目初期变更策划及执行项目经理审核停止变更是否亏损报项目分管副总审批是不同意否同意项目执行手册第2版附件16-a2/4商务工程师发起停止项目执行过程变更流程专业主责工程师编制技术方案项目总工审核技术方案提交业主确认项目经理审核提交变更签证单及相关资料商务工程师主导变更谈判工作项目经理确认最终变更价格营销中心备案项目变更台账登记变更是否亏损否报项目分管副总审批是同意不同意商务工程师编制变更签证单4.细则（参考上包变更管理流程）4.1.项目经理组织前期变更策划会议分析可能的变更来源：上包合同条款/招标答疑研究，对矛盾/不清晰/灰色部分研究：对上包合同条款、开办项目、图纸目录、上包管理规定、中标通知书、往来信函、标前澄清、标后澄清等逐一进行梳理，对矛盾/不清晰/灰色部分进行研究，并列表标明演变过程及应对预案；上包合同技术要求（SPEC)梳理，策划材料设备变更：项目商务工程师、专业主责工程师、采购工程师研究设备材料技术要求方面的特殊要求，策划材料设备变更计划；梳理往来信函、业主澄清及公司回复承诺等文件对材料品牌的要求；将材料（设备）市场价格与历史采购数据及横向品牌进行对比，结合上包合同条款相关规定，提出材料品牌更换策划；策划设备材料技术规格优化时需充分考虑优化风险（参考公司发文“优化设计管理制度”）；仔细研究施工图纸，分析可能的设计方案优化、空间管理优化或其他设计参数优化（参考公司发文“优化设计管理制度”）；对比合约图纸和施工图纸的差异，计算工程量偏差，并分析原因，发现可能的变更点；商务工程师在项目策划阶段，系统梳理可能的变更点，编制《变更策划一览表》，并及时更新进展状态；依据《变更策划一览表》进行变更策划，根据需要对上包发出澄清（RFI），要项目执行手册第2版附件16-a3/4求予以明确，对于产生造价变化的，及时发出变更申请或索赔；4.2.项目执行过程中变更管理商务工程师应当建立一套适应本项目上包管理流程的收发文制度，文档管理员对本项目所有收发文件进行统一管理（具体要求参照公司发文“项目文档管理办法”）；商务工程师必须分析项目所有文档，对涉及费用变化的，及时组织相关人员跟进；项目所有对外文件由项目经理签发，商务工程师会签。商务工程师必须清楚什么文件会引起对上下包合同履约的变化，可能产生费用，并跟进相关工作；上包合同外工作，非我方原因均应签订变更洽商记录单，原则上经过上包确认后方可进行施工；确定统一的上包变更窗口为项目商务工程师，组织编制变更签证单：专业工程师编制技术方案，经项目总工审核后提交上包确认；专业工程师依据上包变更指令和上包确认的技术方案计算工程量，制作工程量计算书；专业工程师负责变更资料的收集，包括变更前后的图纸、现场影像资料等，与工程量计算书一并提交给商务工程师；上包合同外的设备材料由商务工程师提交采购工程师进行询价；商务工程师依据专业工程师变更资料、上包合同及采购工程师询价资料进行工程量复核及组价，并进行成本分析；商务工程师将完整的变更报价提交给项目经理审核；依据项目经理意见进行调整确认后，由项目文档提交上包商务相关部门；上包变更报价工作需在上包合同规定的变更管理期限内完成，项目商务工程师负责变更报价进度控制；商务工程师主导上包变更的谈判工作：跟踪上包变更申请单的审批进展状况；组织与上包单位进行过程谈判澄清，最终价格认定需项目经理批准；由于特殊原因导致上包变更价格不能满足实际变更费用，需由项目经理上报业务单元总经理项目分管副总，待领导批示后继续后续工作安排。4.3.特殊变更即时备案制度（满足下列条件之一即时将原件发送商务部营销中心备案）单项上包索赔/罚款大于等于10万工期变更/索赔文件项目执行手册第2版附件16-a4/44.4.对于上包在变更签证单上的批复意见，要仔细斟酌，批复意见必须是结果认定类，基本上后续可以拿到实际的费用，有的如批复意见属于模棱两可类，必须同上包方沟通，下发明确批复意见。如果没有引起重视，未进行进一步的跟踪，则在结算时不一定能得到相应的费用补偿