中伦推荐法务与律师之间的任务边界和责任划分

法务与律师之间的任务边界和责任划分企业一旦与律师事务所签订正式的聘用协议，就应考虑如何对律师的工作进行管理和控制。法务部负责人应制定相应的政策，促使律师的行动与企业目标一致，划分内部法务人员与外部律师的各自工作任务，并明确各自责任。任务边界对于大多数企业法律事务，法务人员与外部律师均有能力处理。但对于有些特殊的企业法律事务，法务人员与外部律师的处理成本与效益是不一样的。这就要求对法务人员与外部律师进行合理分工，以便发挥各自优势，从整体上节约企业成本，提高企业收益。（一）根据前人总结，适合法务人员处理的任务有如下几个特点：1、任务要求对企业的运营及人员有全面的认知，而这些信息从企业外部无法轻易获得。这种情况下，不管是出于信息再披露的成本因素，还是出于反馈速度，由法务人员处理相关事务显然优于外包。2、任务重复出现。如企业常规采购合同审核这种工作任务，交由经培训的法务人员承担，其成本肯定会比外包要低。3、从地理位置来说，任务可以在法务部附近完成。这也是外部律师无法替代法务人员的原因之一。尽管现在法律服务越来越依赖于互联网技术，但有些事，当面沟通起到的效果是邮件沟通永远无法达到的。法务人员与业务人员在一处办公，有事即可召开会议讨论，而如果是外部律师，是不可能随时随刻召开会议讨论的。4、任务涉及预防性法律工作。如企业法律风险管理中的风险识别工作，它需要从企业业务流程与制度中找到可能存在法律风险的地方，其前提是要熟悉企业及企业各岗位的职责。这方面的工作，显然也是由法务人员来做会比较合适。5、任务涉及非法律工作，而由企业内部支撑人员和服务设施（IT支持、文字处理、证据复印等）来完成这些工作更为有效且花费更少。6、任务可以在企业内部及时有效地得到处理而无须竭尽法务部资源。7、任务可以为企业法务人员带来重要的培训机会。8、任务涉及公司重要的政策因素，由法务人员解决最为有效。9、任务可以在内部完成，无须其他意见。（二）适合外部律师处理的任务有如下几个特点：1、任务涉及的公司运营和人员的信息很容易获得，法务人员处理本类事务无先天的优势。2、任务的性质不是重复出现的，如某集团公司发行公司债券，可能该类法律事务一年或数年内也就出现一回。3、任务要求的专业技能只能从外部律师那里获得。如企业新进行业入领域的并购事项，法务人员对该领域的政策、法规、惯例均不熟悉，那么只能借助外部律师的力量。4、任务所在的地理位置对法务部来说相对不方便，对外部律师来说很便利。5、任务量太大，仅由内部资源无法在相应时间内完成。6、任务涉及敏感问题，在第三方眼里，更为独立的外部律师处理显得比较可靠客观。7、交易的第三方、监管部门等要求使用外部律师，如IPO上市、发起设立金融机构等，法律或法规明确规定该类事务必须有律师事务所出具的《法律意见书》。8、任务需要第三方对法务意见的再判断。内部法务虽能处理，但公司管理层认为有必要多方核实确认，因此会再行委托外部律师出具独立意见。法务人员与外部律师的任务边界只是相对而言的。具体情况不同，具体任务不同，可能选择的结果也会不同。多数情况下，即便交给外部律师办理的法律事务，法务总监作为企业的法务负责人，仍须就该事务的处理结果向企业管理层承担起责任。责任划分法务总监统一安排法务人员与外部律师的任务分工，并最后由法务总监向企业承担责任，这一点是无疑的。但毕竟外部律师是职业人士，有权根据自身职业判断，对受托事务独立作出决定。这样就会导致法务总监在进行外部律师管理时产生冲突。一方面须对全部法律事务处理行为承担责任，不管是内部法务人员作出的，还是外部律师作出的；另一方面，如由外部律师作出，法务总监对其的掌控却是有限的。因此，在一件委托事项当中，法务总监有必要对内部法务人员（包括法务总监自己）及外部律师各自的角色、职责作出划分，以协调和解决可能产生的冲突。包括法务总监在内的企业法务人员，在委托事项中的责任至少包括：★1、确定在此次代理或委托事项中所要达到的目标；★2、详细列出外部律师的角色和职责；★3、为预期外部法律费用高昂的事件制定策略和预算；★4、监控策略执行情况和开支状况，审批策略和预算的重大变化；★5、让外边律师及时了解公司内部进展；★6、向管理层报告事件的进展；★7、协调公司内部人员与外部律师之间的联络；★8、及时完成法务人员的分内工作。外部律师在委托事项中的责任至少包括：★1、要求法务部明确界定要达成的目标；★2、对自身的角色有清晰的理解；★3、参与企业法务部所要求的关于策略或预算的研究；★4、将重大进展及时告知企业法务；★5、有权核实研究结果，尤其当需要提供法律意见时；★6、按企业财务的要求提供收款凭证及遵守企业内部付款流程。法务人员与外部律师之间责任划分是必要的，但不是最终目的。通过内部法务人员与外部律师的合理分工，以最低的成本寻求企业法律事务的最佳解决方案，才是最终目标。为达到这个目标，法务总监会对外部律师提出一些要求，会指示外部律师以其最高的职业与道德标准提供最适合的法律服务，会确定一些明显可归于外部律师的工作范围。如同任务边界不是固定的一样，责任划分也不是一成不变的。只有从具体的委托事项的商业目的及商业形势出发，我们才能看出这件委托事项是交由谁承担是更有效益的，最后责任应归属于哪个主体方才是合理的。