【WORD】《2014年建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编》

江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编1行政管理制度汇编编写说明1、本汇编所包含的任何条文和条款，由公司行政部负责解释。2、本制度汇编一经批准下发，即为公司最高行动准则，公司所属员工必须严格遵守执行。3、本制度汇编在执行中，由于部门工作内容、职责的变化需要修订、增删汇编中相关条款的，经公司领导批准后，由行政部统一进行修正。4、本制度汇编作为内部文件其所有者为本公司，任何人不得以任何方式在公司以外的场合出示。行政部2014年4月18日江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编2目录第一部分行政部职责总则…………………………………………………………………………05第二部分行政管理制度会议管理制度………………………………………………………………07印章管理制度………………………………………………………………10公文管理制度………………………………………………………………12档案管理制度………………………………………………………………15办公区域管理制度…………………………………………………………18资产管理制度………………………………………………………………20采购管理制度………………………………………………………………23车辆管理制度………………………………………………………………25第三部分制度流程图引行政－01会议管理流程…………………………………………………29行政－02印章使用流程…………………………………………………30行政－03公文管理（发文）流程………………………………………31行政－04公文管理（收文）流程………………………………………32行政－05档案借阅管理流程……………………………………………33行政－06专项档案管理流程……………………………………………34行政－07文书档案管理流程……………………………………………35行政－08固定资产采购领用管理流程…………………………………36行政－09办公用品采购领用管理流程…………………………………37行政－10办公用品维修报废管理流程…………………………………38行政－11网络信息管理流程……………………………………………39行政－12秘书日常事务管理流程………………………………………40行政－13车辆管理流程…………………………………………………41江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编3第四部分附件附件1：建裕集团会议记录表附件2：建裕集团会议审核项目表附件3：建裕集团会议使用申请表附件4：建裕集团决议事项确认表附件5：建裕集团决议事项实施表附件6：建裕集团年度会议计划表附件7：建裕集团公章使用审批表附件8：建裕集团合同章使用审批表附件9：建裕集团用印审批表附件10：建裕集团印章管理登记表附件11：建裕集团印章使用登记表附件12：建裕集团印章使用范围表附件13:建裕集团收（发）文登记表附件14：建裕集团文件审批表附件15：建裕集团档案调阅单附件16：建裕集团档案调阅明细表附件17：建裕集团档案名录表附件18：建裕集团档案索引表附件19：建裕集团档案移交签收表附件20：建裕集团资产盘点单附件21：建裕集团固定资产登记表附件22：建裕集团固定资产移交清单附件23：建裕集团资产报废申请单附件24：建裕集团资产领用单附件25：建裕集团资产请购单附件26：建裕集团资产维修申请单附件27：建裕集团物料使用转移登记卡附件28：建裕集团物料移交清册附件29：建裕集团物资保管清单江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编4附件30：建裕集团遗失报告单附件31：建裕集团资产台账登记表附件32：建裕集团资产领用统计表附件33：建裕集团资产入库登记表附件34：建裕集团低值易耗品、办公用品出库汇总表附件35：建裕集团供应商基本情况表附件36：建裕集团安全日报表附件37：建裕集团安全事故报告书附件38：建裕集团安全整改通知书附件39：建裕集团车辆维修保养记录表附件40：建裕集团派车单附件41：建裕集团意外事故报告单日常工作附件：附件42：建裕集团月安全检查报告书附件43：建裕集团出差计划申请表附件44：建裕集团内部工作联络函附件45：建裕集团请假单附件46：建裕集团外部工作联络函附件47：建裕集团办公室来电登记表附件48：建裕集团来宾出入登记表附件49：建裕集团来访人员登记表附件50：建裕集团邮件收发登记表附件51：建裕集团公关工作计划表附件52：建裕集团公关工作计划表会议审核项目表附件53：建裕集团接待用餐申请表江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编5第一部分行政部职责总则1、公司的行政管理工作由行政部具体负责。2、行政部在行政管理上直接向总经理负责，与各部门的关系是协调、指导、服务的关系。一、公司行政管理工作1、制定公司行政管理制度、汇编公司各项制度、监督检查各部门执行的情况，并负责解释公司行政管理制度；2、负责对员工进行遵守劳动纪律的教育工作的管理；3、根据董事会批准的行政费用总额度，每月制定公司行政费用预算，并严格控制行政费用的支出；4、负责公司资产的管理，建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记及定期检查使用情况的制度；5、负责公司文件和档案的管理工作；6、根据公司行政管理制度，做好电话、传真和复印机等设备的维护和使用管理；7、负责公司车辆的管理和调度工作；建立车辆档案，做好车辆的维修、保养工作，定期检查车辆使用情况，加强对司机、非司机的安全教育工作；8、负责公司办公室环境卫生的管理；9、负责公司办公地点安全、保卫、消防工作的管理；10、负责员工食堂工作的管理；11、负责内部招待和对外的接待及票务、住宿、餐饮等工作；12、根据总经理的指示，积极组织好公司级的重大会务活动和日常的办公会议；13、负责公司大事纪工作；江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编614、负责外联接待工作；15、负责办理营业执照、代码证、资质证等的变更和年检工作。江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编7第二部分行政管理制度一、会议管理制度第一条为了规范公司会议管理、提高会议质量、降低会议成本，特制订本制度。第二条本制度对公司内部各种会议和我公司人员参加的外部会议均有约束力。第三条会议通知工作：1、除例会外，其他会议由会议组织部门或行政部通过电子邮件、电话等形式进行通知；2、若会议（含例会）不能按计划召开，应及时通知各相关部门和人员。第四条会议材料的准备：1、若有资料要发放，会议组织部门或行政部应事先将其复印装订好；2、会议组织部门或行政部应准备好会议签到簿。3、会议组织部门或行政部应根据参会人员的数量，布置好会场,准备好会议所需设备（如茶水、麦克风、电脑、投影仪等）。第五条会议的一般进程：1、参会人员在会议签到簿上签到；2、会议组织部门检查、汇报会议出勤情况；3、分发会议所需材料；4、会议开始；5、会议结束。第六条会场纪律：1、参会人员须在会议签到簿上签到（要求字迹清楚）；2、参会人员须提前5分钟到达会场；3、参会人员不得无故缺席，如不能参加会议，需至少在会议开始前一小时向会议组织者请假、并告知会议通知者；4、会议开始后，参会人员应关闭手机等通讯工具（或改为震动），未经会议主持人许可，不得接打电话、发短信；5、参会人员在没有征得主持人或会场管理人员同意的情况下，不得中途江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编8离开会场或随意走动。第七条会议纪要：1、公司级会议的会议纪要：1）、会议组织部门应指定专人负责会议记录，重要会议必须安排两名会议记录人员，准备好录音设备，以保证会议记录质量；2）、会议结束后记录人员应立即将会议记录整理成会议纪要交相关人员进行审核；会议结束后一个工作日内必须确保会议纪要审核完毕下发；3）、记录员必须做好会议纪要中重要内容的保密工作；4）、由会议组织部门将下发的会议纪要发放到会议决议需传达的人员手中；5）、重要讨论会的会议纪要必须由主要参会人员共同签字对会议纪要内容进行确认后下发执行。2、部门级会议的会议纪要会议组织方根据自身情况作适当处理。第八条惩罚办法：1、会议组织部门没有布置好会场或没有准备好会议所需设备，影响会议顺利进行的，对相关责任人处以50元/次的罚款。2、会议组织部门没有认真组织会议材料，致使会议内容不充实的，每次对相关责任人处以50元以上的罚款。3、参会人员有违反第六条中有关条款的，作如下处理：1）、未签到的，对相关责任人处以5元/次的罚款；2）、未请假无故不出席会议的，对相关责任人处以100元/次的罚款；3）、会议迟到的，处罚50元/次（外部会议迟到者，处罚200元/次）；4）、违反其它条款的，对相关责任人处以20元/次的罚款。4、会议纪要中出现内容明显错误的，对会议纪要审核人处以20元/次的罚款；造成不良后果的视情节轻重另行处理。江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编9附件：附件1：建裕集团会议记录表附件2：建裕集团会议审核项目表附件3：建裕集团会议使用申请表附件4：建裕集团决议事项确认表附件5：建裕集团决议事项实施表附件6：建裕集团年度会议计划表江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编10二、印章管理制度第一条本规定所指的印章包括：公章、财务专用章、企业法人印章、合同专用章。技术专用章由工程部另行制定管理规定，各部门印章由各部门制定管理规定，责任人为部门第一负责人。第二条公章、合同专用章、财务专用章、企业法人印章的管理规定1、公章、合同专用章由行政部第一负责人管理和保管、财务专用章由财务第一负责人管理和保管。2、企业法人印章由AAA保管。第三条公章、财务专用章的使用规定1、凡使用公章、合同专用章，必须由使用人按公司相关规定和用章审批单要求，认真、如实填写审批单，并经总经理签批后方可办理盖章和使用手续，由行政部做好登记工作。2、凡使用财务专用章办理存、取款手续，发票、收据手续，各种税、费、报表及银行等其他手续，一律填写审批单，经总监签批后，方可盖章办理，并由财务部做好登记工作。3、凡使用企业法人印章，AAA须严格把关，经总监报总经理批示、且和公章、合同专用章、财务专用章共同使用的，可直接办理。4、公司账户网银USB密钥由出纳掌管，办理相关业务时，需经财务部经理授权。第四条管理人员的责任1、专管人员要熟读和掌握公司的章程，按本规定及公司有关制度要求严格把关、尽职尽责。2、印章保管责任人不得随意放置印章、不得随意交与他人代为保管。3、未按本规定严格执行，或因失职造成擅自使用公章、合同专用章、财务专用章，将由使用方及专管人员承担给企业造成的一切损失，并追求其专管人员的法律及刑事责任。江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编11附件：附件7：建裕集团公章使用审批表附件8：建裕集团合同章使用审批表附件9：建裕集团用印审批表附件10：建裕集团印章管理登记表附件11：建裕集团印章使用登记表附件12：建裕集团印章使用范围表江西建裕投资集团有限公司行政管理制度汇编12三、公文管理制度第一条为保证公司正常的办公秩序，提工作效率，在公司逐步建立起规范的行文程序，现对有关公文的程序和格式作如下统一要求。第二条公文规则1、呈报的公文应一文一事。2、公司机构调整、人事任免、制度出台、财务权授权、经营管理等事项由总经理签发。会议纪要一般不做为公文下发，因工作需要必须下发的，由会议主持人签字后方可下发。3、所有公文一律应用公司全称。第三条公文格式与要求1、公文格式凡正式公文，一律统一格式、统一编号。（1）内部公文的编号统一为（例）：建集董字[2013]第001号（2013为年，001为该文编号）建集薪字[2013]第001号（2013为年，001为该文编号）建集提字[2013]第001号（2013为年，001为该文编号）建集战字[2013]第001号（2013为年，001为该文编号）建集审字[2013]第001号（2013为年，001为该文编号）建集发字[2013]第001号（2013为年，001为该文编号）建集人字[2013]第001号（2013为年，001为该文编号）建集行字[2013]第001号（2013为年，001为该文编号）建集营字[2013]第001