XXXX中国汽车流通行业年会方案XXXX-0901

2013中国汽车流通行业年会方案2013.8博达泓翼项目背景Background时间:2013年11月9日-11月11日地点:成都参会人员：汽车厂商、协会领导、媒体参会人数:1400人基本信息项目背景Background活动目的中国汽车流通协会以此次活动为平台，让汽车行业的各个代表们集思广益、群策群力、积极研究促进政策，努力创造公平竞争的市场环境，推动汽车流通业不断发展壮大，为进一步扩大汽车消费需求，促进国民经济平稳较快的发展提供有力的支持。项目背景Background活动日程Day1•接机•入住及签到•自助午餐•常委会议•欢迎晚宴Day2•行业大会•自助午餐•行业大会•颁奖晚宴Day3•分组会议•自助餐•退房及送机项目背景Background活动日程日期时间项目参加人员备注11月9日全天签到入住全体会员会员先行办理入住，后前往签到区进行签到13:30-17:30四届四次理事会（扩大）会议常委会议VIP会议（2—3）11月10日全天2013中国汽车流通行业发展高峰论坛全体会员全体会议11月11日09:00-12:00汽车零部件市场分会年会全体会员分组会议有形市场发展和品牌建设论坛国际高峰论坛下午送机、返程—————视觉设计VisualDesign主视觉阐述作为会议举办地，在主视觉中能够体现成都特色的标志性建筑，突出举办地特点。视觉设计VisualDesign主视觉阐述路代表了流通与连接，同时与汽车有着密不可分的联系，抽象的道路设计元素便于体现行业特性和活动意义视觉设计VisualDesign主视觉阐述视觉设计应符合理解年会蓝色为主的整体调性，同时有简洁的光线感视觉设计VisualDesign主视觉设计-1视觉设计VisualDesign延展物视觉设计VisualDesign延展物视觉设计VisualDesign延展物视觉设计VisualDesign延展物视觉设计VisualDesign延展物视觉设计VisualDesign主视觉阐述流通协会作为一个平台，汇集了世界各国的知名汽车厂商，每一家厂商都是一点光视觉设计VisualDesign主视觉阐述看似微弱的光源，汇集在流通协会这个平台上，就能形成璀璨的光海，象征这集体的智慧和融合的力量视觉设计VisualDesign主视觉设计-2视觉设计VisualDesign延展物视觉设计VisualDesign延展物视觉设计VisualDesign延展物视觉设计VisualDesign延展物视觉设计VisualDesign延展物空间设计Space签到处空间设计Space11111主会场空间设计Space11111主会场空间设计Space分会场空间设计Space分会场空间设计Space主会场平面图空间设计Space晚宴平面图活动场地Venue成都世纪城天堂洲际大饭店酒店位于成都市城南高新技术开发区，毗邻成都新国际会展中心，与时尚天堂购物街区及成都市政府仅咫尺之遥。酒店每间客房配有互联网接口、语音信箱、小酒吧、尊宝，洗浴用品属法国欧苏丹品牌。•机场距酒店16公里、车程20分钟•火车后距酒店19公里、车程30分钟成都火车站成都双流机场世纪城洲际酒店活动场地Venue成都世纪城假日酒店属于洲际酒店集团管理，拥有一流的设施和服务，让宾客感受到悉心的个性化服务。酒店配有舒适的客房，配备数据接口、互联网宽带接口、语音信箱、新闻频道、英文报纸等。机场距酒店16公里、车程20分钟火车后距酒店19公里、车程30分钟成都双流机场世纪城洲际酒店成都火车站活动场地Venue成都世纪城新国际会展中心西临人民南路延线天府大道,北靠外环线,东面有蜿蜒而来的锦江河水,北侧紧临世纪公园,东部及西部为河滨绿地;此外,规划建设中的红星路南延线、地铁也将直达此地,交通条件十分优越。两酒店距离会议中心500米左右汽车行业企业洲际酒店假日酒店会议中心环节Process日期时间内容地点第一天13:30-15:30理事会一会议中心X层X厅13:30-15:30理事会二会议中心X层X厅13:30-15:30理事会三会议中心X层X厅第二天09:30-12:002013中国汽车流通行业发展高峰论坛会议中心X层X厅14:00-18:002013中国汽车流通行业发展高峰论坛会议中心X层X厅第三天09:30-12:00汽车零部件市场分会年会会议中心X层X厅09:30-12:00有形市场发展和品牌建设论坛会议中心X层X厅09:30-12:00国际高峰论坛会议中心X层X厅环节Process接送服务•提前收集及确认来宾航班信息•接送专车在机场等候•工作人员在机场手持接机牌等候嘉宾到来•由礼仪人员引领嘉宾至等候车辆处•饮料,毛巾和当日报纸等在车上准备好•返程，提前确认来宾的返程航班，安排相应车辆，车内准备饮料可供来宾在路途中饮用环节Process在酒店设置活动接待台。摆放来宾胸卡、房卡，并放置行程安排指示。“每日信息”（带有此次活动主形象的A4纸）可包含次日的天气情况、会议安排及温馨提示。信息卡可于前一日整理房间时一同放入来宾房间。对于VVIP来宾，可在接机前将房间号填写在行李牌上，到达酒店后，行李员可直接按照其上面的房间号送行李。在酒店安装一部内线分机作为此次活动的咨询热线；此分机号可放置在“每日信息”中。签到入住环节Process签到入住房间放置印有本次活动主形象的欢迎卡并以锦绣小袋盛放环节Process签到入住VIP房间防打搅卡更换为活动专属设计环节Process会议签到会前电子签到主会场/分会场/就餐数据统计及报告现场会后短信通知提醒专属WiFi接入（可选）默认手机应用首页感谢信及内容分享手机应用（可选）大会动态/有奖互动/微博社交/干货内容/通知推送/持续关注派发电子门票SMS/EDM环节Process会议签到收到短信(含二维码链接及校验码)点击链接显示二维码可将二维码存至手机本地图片打印电子邮件从手机照片中打开二维码图片扫描完成签到或者直接报手机号/姓名快速查询签到出示打印电子门票扫描完成签到SMSEDM二维码扫描器环节Process会议签到临时登记台有电子门票扫描签到Walk-in1.填写白卡或提交名片3.发放电子胸卡3.完成扫描签到电子签到管理系统3.验证身份，录入临时来宾信息监控签到数据发放电子胸卡签到通道签到台环节Process会议签到提供全面详实的数据追踪/统计/报告功能，帮助活动组织者监控活动进程总结活动成效挖掘潜在客户追踪数据(可根据客户要求进行定制数据采集)签到数据统计报告专题网站访问情况手机应用访问情况时序统计分模块统计（反应功能关注度）注册/登录用户信息管理及行为追踪用户设备平台分布互动数据统计（如挑战答题等）社会化推广数据（如企业微博新增粉丝、微博分享数据）更多……可视化统计图表环节Process会议签到如何使签到更高效•将所参会来宾分为4个大区（东区、西区、南区、北区）每个区域开设2条通道的签到窗口进行签到。•嘉宾在显示屏上输入自己的注册号或者进行二维码扫描，电脑显示嘉宾信息，并现场打印嘉宾胸卡。•开设2-3个应急备用签到区。•如嘉宾丢失注册号或二维码，可以到应急签到区进行相关信息输入，核对信息后获取胸卡。环节Process开场视频屏幕出现由文字汇集成的道路，不断流动。白色成都建筑为立体结构，不是屏幕上的画面汇集成道路的文字为本次会议的核心关键词：调整、分享、共赢的中英文。环节Process开场视频视频中出现一束强光，从屏幕右侧至左侧贯穿。此时，由电脑染色等将城市立体结构进行染色，变为和主视觉上面相同的蓝色。环节Process开场视频在流动的文字中，跳脱出一个个关键词，并在屏幕右侧进行关键词诠释，配合各厂商及协会领导采访画面窗口。以此形式，分别阐述调整、分享、共赢的含义，同时利用城市立体雕塑、和主视觉元素的动态化技术，将主视觉画面立体化、动态化。不再是只存在与屏幕上的静止画面。安格宝马中国区总裁环节Process开场视频每次屏幕右侧的采访内容结束，所有画面和文字都会重新回归到屏幕左侧上方的由文字组成的流动的“道路”中，并重新有新的关键词跳脱出来。环节Process开场视频所有关键词配合厂商及协会领导的采访内容全部结束，右侧文字组成的道路停止流动，同时出现主视觉最后的元素——活动主题。由此，主视觉全部出现并定格。环节Process主视觉的动态运用主会屏幕上采用的主视觉与用于印刷的主视觉有所区别。在开场视频中，KV中的建筑其实是由屏幕前的立体结构组成，同时在开场视频时，主视觉元素皆为动态并通过视频内容的设计逐渐引出完整主视觉，这是不同于以往的一种主视觉的延展应用。屏幕主视觉平面主视觉环节Process颁奖晚宴颁奖仪式——在颁奖仪式上奖励一年中在中国汽车行业做出贡献的单位和个人18:00-18:20茶艺互动18:20-19:00颁奖仪式川茶壶艺.互动——用肢体语言表达各种文化内涵，营造了茶馆的文化氛围和民俗气息，嘉宾参与互动体验倒茶、品茶的乐趣（个人）环节Process颁奖晚宴领导上台，以竹制酒杯向来宾敬酒，并在祝酒后颂李白的祝酒诗祝酒诗李白天若不爱酒,天应无酒仙;地若不爱酒,地应无酒泉;天地既爱酒,爱酒不愧天!三杯通大道,一斗合自然.但得此中趣,勿与醒者传.环节Process颁奖晚宴晚宴穿插互动游戏饮酒对诗、接龙赛跑、川菜报菜名、吃辣椒比赛活动管理EventMgt.8月-11月9日•提交方案及报价•确认并执行方案•协助协会方确认来宾出席情况•安排搭建及项目各方面顺利进行•活动搭建管理•接机服务•入住及胸卡发放•来宾签到•会议流程管理•场地管理•VIP接待•酒店沟通•餐饮管理•送机服务前期Pre-event现场Onsite11月9日-11月11日后期PostEvent11月11日-11月20日•项目结算•提供结算文件•提供发票•提供会后报告PPT•提供会议视频剪辑•提供会议相片相册•提供会议嘉宾出席情况信息活动管理EventMgt.流程组朱晨牧王鹏活动流程总控王子炎项目负责张晨AV、摄影高强场地搭建张亚军场地搭建及视频音频组焦少飞崔北物料组丁亚丽接待组张芃接待后勤组栗新栗新三方管理邢洋焦少飞平面／3D王娜创意组张凌张洋喇庆娟王鹏团队人员活动管理EventMgt.现场流程管理由礼仪提前引导发言嘉宾就位，并指引方向安保人员确保现场人员不随意走动，影响活动流程对活动流程提前准备物料及通知相关人员，确保流程顺利进行应急预案恶略天气：活动前10天开始向工作人员做滚动的活动日场地天气预报，并在活动现场准备足量的雨伞电力供应：活动前对现场用电进行测试，并做好备电箱准备及其测试工作，如在活动中突遇停电，将立即启动备电箱，确保活动正常进行设置紧急情况联络人，每位工作人员持有活动联通表，其中包含活动中各个第三方、部门的联系人及方式，以应对紧急情况发生活动管理EventMgt.场地管理会议地点说明会议中心5层，水晶厅活动管理EventMgt.场地管理12345分会场会议地点说明会议中心3层5个分会场活动管理EventMgt.场地管理晚宴地点说明会展中心1层，局部活动管理EventMgt.现场流程管理前期沟通会议场地详细信息入场搭建流程手续电路需求酒店内物料运输路线场地座位摆放形式餐饮茶歇安排（如需要）VIP休息室安排物料存储地点现场沟通保证现场情况符合按前期沟通与酒店各部门人员（宴会、保洁、安保、电气等）配合保证会议顺利进行处理现场突发事件（如人员增加需要临时增加座位等）活动管理EventMgt.现场流程管理2013年11月7日，搭建物料进场至水晶厅的5楼某大房间；2013年11月8日，上个会议，21:00完成撤场；2013年11月8日，21:00开始进场搭建，（需要场地电工支持）34小时后；2013年11月10日07:00，灯光音响调试，1.5小时，09:00整；2013年11月10日09:30，嘉宾开始入场。备注：请您知晓我们的工作进度，事先与场地方沟通，谢谢！以上时间为精确计算的搭建时间，所有制作物在搭建前制作完成，搭建过程中无法修改。活动管理EventMgt.演讲嘉宾管理所讲课题及内容何时确认管理员负责向讲师收集课题名称及内容