XX单位档案管理暂行办法

XX单位档案管理暂行办法第一章总则现根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《山东省档案条例》、《机关档案工作条例》，结合XX单位工作实际，制定本办法。第一条实现本单位单位档案的科学管理，提高档案工作水平，维护档案的完整和安全。第二条本办法所称档案，是指本单位在工作中直接形成的有保存价值的各种文字、声像等不同形式的历史记录。第三条本单位档案工作坚持“统一领导，分级负责，综合管理”的原则，本单位档案室分散保管统一管理各门类或载体的档案。第二章档案管理体制第四条本单位设立档案室，归属单位办公室管理。设档案员一人，业务上受县档案局监督、指导；其他各单位均相对固定一内勤人员负责日常档案资料收集工作，实现本单位档案管理网络化。第五条档案工作人员应忠于职守，保守机密，钻研业务，努力提高自身政治和业务素质。第六条本单位档案室的主要职责是：（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，建立健全本单位档案工作各项规章制度，加强档案工作管理，不断提高科学管理水平。（二）统一管理，集中保管、接受、整理和统计本单位全部档案，确保档案的完整与安全。（三）组织各单位人员进行档案管理法规学习，并按时组织有关人员对超过保管期限和失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。（四）按规定向县档案馆移交档案。（五）积极做好档案利用工作，努力开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。第三章文件材料的形成与归档第七条文件材料的运转要遵循管理程序和文书处理程序，任何单位或个人均不得将公务活动中形成的文件材料据为己有。第八条立卷归档文件材料范围：凡反映本单位工作主要活动情况，具有参考和利用价值的文件均应立卷归档，主要包括：（一）上级机关颁发的属于本单位工作密切相关的文件材料（含会议文件材料）。（二）本单位印发的正式文件和非正式文件（包括会议记录、计划、总结、处罚决定、批复、通报等）。（三）平行机关的录属关系颁发的与本单位工作密切相关文件材料。第九条各类文件材料的归档要求（一）归档文件材料必须齐全、完整，能准确反映本乡各项工作活动内容的历史面貌。（二）凡归档文件材料，必须用纸书写规范，做到文件材料整齐美观，字迹工整清晰，公文用纸采用184MMⅹ260MM或210MMⅹ297MM标准，禁止用蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹拟文、审批、编写等，对不规则或破损的归档文件材料应予以裱糊或复制。（三）归档文件材料，必须科学分类，合理组卷，立卷材料组成保管理，正件与附什、印件与底稿、请示与批复、转发件与原件，重大问题的历次修改稿不得分开，应合一立卷。（四）凡归档文件材料必须准确划分保管期限，做到卷内文件排列有序，准确填写卷内目录，案卷封面、备考表，编号正确，规范拟制案卷题名，案卷装订整齐、美观、牢固。案卷排列上架科学合理。（五）归档文件材料一式二份。一份随底稿归档保存，一份按文号顺序排列组成发文资料汇编，以便备查使用。（六）归档的声像资料，应载明时间、地点、中心内容和责任者，并连同底片一起归档。第四章档案管理与利用第十条本单位档案室接受各单位文件材料时，应当详细清点，及时登记。第十一条本单位在工作活动中形成的各种档案为一个全宗，本单位档案室应分门别类、科学管理、建立全宗卷，将有关全宗历史发展情况的文件材料集中立卷保管。第十二条档案室必须安全坚固，并注意“十防”工作，即防火、防水、防鼠、防光、防潮、防虫、防盗、防高温、防污染，具有永久、长期保存价值的档案，如有破损或字迹失真的，应及时修补或复制。第十三条本单位档案室对保存的档案应根据需要，定期进行清查核对，做到帐物相符，发现问题，及时报告，及时解决。第十四条档案工作人员调动工作时，应办理交接手续。第十五条档案鉴定与销毁（一）根据档案行政管理部门规定和本乡实际，编制本单位机关档案保管期限表，作为鉴定档案的依据，并报县档案局备案。（二）成立档案销毁鉴定小组。销毁档案时，鉴定小组进行鉴定，写出鉴定报告，制定两人以上进行监销，监销，监销人员应在销毁清册上签字，在原目录备考栏内注明“ⅹⅹ年销毁”字样，并在目录备考表作出总的移出说明。第十六条建立登记、统计制度。档案收进、移出、销毁必须及时进行登记，建立各门类档案台帐，对保管、利用情况进行登记，建立各门类档案台帐，对保管、利用情况定期进行统计。第十七条档案人员认真执行《保密法》，制定保密制度，正确划分保密范围，使之符合定秘解密规定。第十八条档案利用（一）档案人员必须熟悉本单位历史及室藏档案情况，编制检索工具，汇编参考资料，积极提供利用，为本单位工作服务。（二）档案室保存的各类档案，一般只供本单位人员使用，外单位查阅档案必须经分管部门领导同意，由办公室主任批准借阅。（三）利用档案，必须严格遵守档案利用制度，做好档案借阅登记，填写利用效果。第五章档案管理岗位责任制第十九条档案现代化管理是机关现代化管理的组成部分，要纳入本单位自动化的整体规划，积极创造条件，逐步采用微机管理档案。第二十条分管档案工作的本单位领导职责。一、负责组织本单位干部和档案管理人员，开展学习，及时了解掌握上级关于档案工作的新要求、新规定。二、加强对本单位档案工作的领导，把档案工作纳入本单位整体发展规律规划，并列入本单位领导议事日程，督促分管部门按档案行政管理部门和本单位综合档案室要求做好应做的工作。三、关心档案工作和综合档案室的建设和发展，从人力、财力、物力给予支持，及时解决工作与本单位各项工作协调发展。第二十一条分管档案工作的办公室主任职一、组织办公室人员学习档案法规，执法档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位议事日程。二、做好文秘人员和兼职档案人员的工作，提出具体要求，帮助他们解决工作中的实际问题。第二十二条本单位专职档案员职责一、档案员必须坚持四项基本原则，贯彻执行国家档案工作的法律法规，建立健全各项规章制度。二、档案员应为档案利用者提供方便，做到热情、周到、及时、准确。三、集中统一管理本机关各门类、载体的档案，及时做好本机关精力资料和其它资料的收集、整理、编目、立卷、归档工作，并按期向县档案局移交档案。四、对乡内设单位档案工作进行业务指导。五、积极开展档案编研工作，为领导决策和机关工作提供有效的档案信息。六、加强对库房的管理，熟悉库藏情况，严格执行各项制度，经常检查“十防”工作的实际情况，发现问题及时汇报，并采取措施，确保档案安全。第二十三条兼职档案员职责一、坚持平时立卷。根据本部门不同种类文件材料形成的特征，编写案卷目录，合理分类存放，便于利用和立卷归档。二、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。三、归档案卷做到合理，编写页码准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。四、主动接受上级综合档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向本单位综合档案室归档。五、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。六、注意文件材料的安全保密工作。第二十四条奖惩措施一、单位主要领导和有关单位负责人，应支持档案工作，将此工作列入评先的条件之一和岗位目标考核范围，年终作为评先的一项内容和条件。二、各单位确定兼职档案员收信、整理、保管本单位属于归要范围的文件材料，按时移交综合档案室。对文件材料收集、整理、保护、利用工作成绩突出者给予表彰、奖惩。三、按照《档案法》及有关规定，对本单位有下列行为之一的人员，视情节轻重，给予批评、教育直至行政处分。1、应当归档的文件材料（含声像）据为己有，拒绝向本单位档案室移交的；2、借阅档案室资料屡催不还的；3、未经同意，私自将档案带出档案室的；4、涂改、伪造档案的；5、档案人员玩忽职守造成档案损失的。第六章附则第二十五条本办法由本单位办公室负责解释。第二十六条本办法自2008年1月1日起施行。