XX公司人事档案管理办法

XX公司人事档案管理办法第一条：目的为了更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本办法。第二条：适用范围适用于全体员工个人档案。第三条：人事档案内容公司在入职当天为每个新员工建立个人档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的当月月底放入员工档案。个人档案应包含以下各完整有效的文件：1、应聘表及面试评估表（应聘表要填写完整，下方一定要本人签字。评估表上一定要把工资标准写上）2、人员资料卡（紧急联系人姓名及其电话一定要有，下方一定要本人缺人签字）3、身份证、学历证书、户口本复印件（保证复印件的清晰度）4、员工转正申请（要著名转正工资）5、述职报告、工作总结7、劳动合同8、岗位变动记录9、保险缴纳记录10、与公司签订的其它合同、协议11、辞职申请第四条：管理权限人力资源部由专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证档案资料齐全完整，并做好档案的安全、保密、保护工作。第五条：人事档案管理相关规定（一）基础管理1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。3、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。4、员工离职档案每月清查，另外存档，高管及核心技术人员可以作为以后的人才储备。（二）人事档案利1、查阅。查阅人事档案的人员应填写《人事档案利用申请表》，经过人事部的审核，确定申请表与利用人一致，并且手续齐备，方可查阅。2、借出使用。用于因特殊需要必须借用人事档案的情况，借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。人事档案借出使用时，应填写《人事档案利用申请表》，借用单位要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅和转借他人。归还后及时在外借登记上注销。3、出具证明材料。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复印件。材料提取人应填写《人事档案利用申请表》，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。4、查阅、借用档案的单位或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复印档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管人事档案部门同意，经批准后方可摘抄、复印。5、各部门利用人事档案应严格履行登记手续。第六条：制定、修订、废除与颁布实施本办法经核准后，由人力资源部公告实施；修订或废止亦同1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。第七条：附件附件一：人事档案利用申请表附件二：人事档案利用登记表人事档案利用申请表人事档案利用方式查阅□借出使用□出具证明材料□借阅人部门职务借阅日期归还日期经手人借阅目的借阅内容人事档案借阅登记表档案号利用内容利用人利用时间用途归还时间经手人备注沈阳市就业和人才服务局档案管理服务个人档案转出根据中组部、人事部［1996］118号文件规定：流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位及个人不得擅自管理流动人员人事档案。因此您转出档案时，请按如下程序办理：流动人员及毕业生档案转出：1、若您想办理退休或4050等相关业务??请您到办理相关业务的县、区人社局或户口所在地街道办事处（须盖公章）开具调档介绍信；2、若您考取了公务员或被事业单位录用??请到录取您的机关事业单位开具调档介绍信；3、若您被本地有党委建制的单位录用??请你到该单位开具调档介绍信，介绍信上加盖公章和党委章；4、若您升学深造??请您到就读院校开具调档介绍信；5、若您被个体、民营、三资企业等无党委建制的单位录用??请您到该单位委托的存档机构（如省、县、区流动人员档案管理部门）开调档介绍信；6、若您的工作或户口调往外地需调档??请您到拟调城市的人社局或人才中心开具调档函；7、若你是毕业两年内的毕业生，报到证派遣到外地的，持报到证原件及复印件提取本人档案。注：1、请根据以上内容开具调档函，另需携带本人身份证原件办理档案转出，并结清档案管理费；2、免费存档毕业生也根据上述内容开具调函，还需提供本人身份证原件；3、若需其他人代办，另需携带代办人身份证原件及存档人身份证复印件，请存档人在其身份证复印件上写好委托书并存档人签字按手印。沈阳市就业和人才服务局档案管理服务个人档案接收存档服务对象1、辞职或被辞退（开除、自动离职）的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员；2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员；3、毕业离校未就业的大中专院校毕业生；4、自费出国留学人员；5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员；6、外国企业常驻代表机构的中方雇员；7、军队和武警部队聘用的文职人员；8、自谋职业人员以及其它由单位或个人自愿委托管理人事档案的人员。注：以上人员应为沈阳户口，或在我市有正规有效劳动合同。存档服务程序1、申请存档人员需携带如下材料先到我中心开具调档函：①户口、档案均在本市的人员，持身份证、户口本、离职证明原件及180元，开具调档函；②户口在本市、档案在外市人才中心的人员（档案不在外市人才中心的先调到外市人才中心），持身份证、户口本及180元，开具调档函；③户口、档案均在外市（档案应先存放于外市人才中心）并在沈阳有工作单位的人员，持身份证、正规劳动合同、外市人才中心出具的同意调出函（干部身份证明或复印报到证和转正定级表）及180元，开具调档函；④本市生源现户口在外地，以投靠父母形式落户的人员，持身份证、准迁证（准迁原因必须是投奔父母）或户口本（无迁出页的到派出所出具迁出证明）及180元，开具调档函；注：○1档案在省内的，只需要提供身份证、户口本（或正规劳动合同）即可，不需要出具同意调出函（相关干部身份证明）；○2如本人不能亲来的，另需提供本人身份证复印件及签字按手印的委托书和代办人身份证；2、凭调档函到原单位调取档案，档案经密封盖章后，移交到我局，并将干部介绍信、工资证明信或解除合同证明、辞（退）职证明等一并转来；3、档案管理人员对档案进行查阅、审核，经确认合格后，方可办理存档手续。人事档案材料必须真实、完整，其他开封、复印、缺少主要材料的人事档案等均不能办理存档手续；4、由存档人员填写存档人员登记表，并办理存档、缴费手续。注：1、普通高校毕业生，经确认档案已由毕业学校转入我局的，沈阳户籍的须持身份证、户口本到我局办理档案转存手续；非沈阳户籍的须持身份证、与沈阳单位签订的正规劳动合同到我局办理档案转存手续；2、若需他人代办，请携带代办人身份证原件及存档人身份证复印件，请存档人在其身份证复印件上写好委托书并由本人签字按手印。个人档案转出流动人员及毕业生档案转出：1、若您想办理退休或4050等相关业务——请您到办理相关业务的县、区人社局或户口所在地街道办事处（须盖公章）开具调档介绍信；2、若您考取了公务员或被事业单位录用——请到录取您的机关事业单位开具调档介绍信；3、若您被本地有党委建制的单位录用——请你到该单位开具调档介绍信，介绍信上加盖公章和党委章；4、若您升学深造——请您到就读院校开具调档介绍信；5、若您被个体、民营、三资企业等无党委建制的单位录用——请您到该单位委托的存档机构（如省、县、区流动人员档案管理部门）开调档介绍信；6、若您的工作或户口调往外地需调档——请您到拟调城市的人社局或人才中心开具调档函；7、若你是毕业两年内的毕业生，报到证派遣到外地的，持报到证原件及复印件提取本人档案。注：1、请根据以上内容开具调档函，另需携带本人身份证原件办理档案转出，并结清档案管理费；2、免费存档毕业生也根据上述内容开具调函，还需提供本人身份证原件；3、若需其他人代办，另需携带代办人身份证原件及存档人身份证复印件，请存档人在其身份证复印件上写好委托书并存档人签字按手印单位集体存档开户凡在国家工商行政管理部门领取了营业执照的本市各类企业；国家有关部门批准成立的本市事业单位；民政部门批准的本市审社团组织；在本市工商行政管理等机构登记注册的外省驻沈机构，均可在我局申请办理集体存档“开户”手续。集体开户手续1、单位出具申请开户介绍信；2、出具本单位营业执照副本或上级批文原件，并提交复印件一份（B5纸复印）；3、出具经办人身份证原件，并提交复印件一份（B5纸复印）；4、材料备齐后，与我局签订委托存档协议（加盖单位公章），并履行相应开户手续；5、单位出具拟存入档案人员名单，我局负责开具调档函办理转档及存档手续。集体开户要求1、凡在我局集体“开户”的单位，应确定一名人事主管，负责与我中心进行联系；2、单位存档人员录用、解聘时，单位应出具《员工档案转出（转入）通知单》（加盖单位公章），通知我局办理档案转入、转出事宜；3、存档“开户”单位，要积极配合我局做好存档人员相关人事管理工作（包括大中专毕业生见习期考核、职称申报等工作）；4、存档开户“单位”如遇迁址、变更电话、变更法人、变更公司名称、撤消、合并等情况，应及时通知我局，以便为您提供高效、便捷地服务。单位集体档案接转档案接收程序1、凡存入的人事档案，须持单位开具的《员工档案转出（转入）通知单》（选择“档案转入”项目填写），到沈阳市就业和人才服务局办理存档手续；2、人事档案在外单位的人员，由单位开具《单位人事档案托管服务通知单》，到我局开具档案商调函，原单位将档案密封后转至我局；3、档案经查阅、审核无误后，方可办理存档手续。人事档案材料必须真实、完整，其他开封、复印、缺少主要材料的人事档案等均不能办理存档手续；4、档案已在我局个人户存档的人员，须持单位开具的《员工档案转出（转入）通知单》（选择“档案转入”项目填写），方可办理档案转入手续；5、档案已在我局其它集体户存档的人员，须持原单位开具的《员工档案转出（转入）通知单》（选择“档案转出”项目填写）、现单位开具的《员工档案转出（转入）通知单》（选择“档案转入”项目填写），方可办理档案转入手续。档案转出程序一、档案由单位存档转为个人存档1、须持单位开具的《员工档案转出（转入）通知单》（选择“档案转出”项目填写）；2、须携带个人身份证原件来办理，并结清档案管理费；3、律师办理此项手续时，须持本律师事务所介绍信，并在介绍信上加盖沈阳市司法局律师管理处公章（须经办人签字），携带本人身份证原件，并结清档案管理费。二、档案由单位存档转出沈阳市就业和人才服务局1、须持单位开具的《员工档案转出（转入）通知单》（选择“档案转出”项目填写）；2、须持有档案保管权单位开具的调档介绍信（例：机关事业单位、国有企业、市区人才中心、市区劳动局、街道办事处等开具介绍信均为有效，民营、私营、合资、独资、股份制企业及社区委员会介绍信不能办理转出手续。）；3、须携带个人身份证前来来办理，并结清档案管理费。4、若本人不能前来办理另需提供本人签字按手印的委托书及代办人身份证。三、单位集体转档及“销户”办法1、单位集体转档及撤销集体户时，应持“单位委托管理员工人事档案协议书”、“撤销集体户介绍信”及有档案保管权接收单位调档函，办理转档及销户手续，同时交回我局提供的员工转入、转出通知单、登记表等资料；2、办理档案集体转出时,须结清档案管理费。一、流动人员人事