Excel2003讲义

中文电子表格——Excel2003简介第一章Excel应用基础Excel的启动与退出Excel用户界面单元格工作簿的基本操作Excel的“帮助”功能一、Excel的启动与退出1．启动Excel2003。⑴双击桌面上的Excel2003图标。⑵利用“开始”菜单。⑶利用“新建Office文档”。⑷利用“打开Office文档”。2．退出Excel2003。⑴单击Excel窗口右上角“关闭”按钮。⑵双击Excel窗口左上角控制菜单图标。⑶单击Excel窗口左上角控制菜单图标中的“关闭”命令。⑷选择“文件”菜单的“退出”命令。二、Excel用户界面Excel的用户界面由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、状态栏、Excel文档窗口（Excel工作区）和任务窗格组成。1．标题栏。控制菜单图标、应用软件名称、当前使用的工作簿名称、控制按钮。2．菜单栏。由9个下拉式菜单组成，每个下拉式菜单都包含一组命令。⑴用户可以用鼠标选择并单击命令(Alt+带下划线字母）来执行命令。⑵有的命令之后带有“…”，表示执行命令后还有对话框要求用户回答。⑶有的命令之后带有“►”，表示此命令后还有子菜单。⑷有的命令之前带有“√”，表示此命令被选定。⑸有的命令之前有一个形象化的图标，表示此命令可以利用“常用”工具栏中的按钮。⑹在下拉式菜单中，有的命令呈灰色状态，表示此命令在当前状态下无效。3．工具栏。Excel提供了多种工具栏。在默认情况下，格式工具栏、常用工具栏、绘图工具栏显示在界面上，其他工具栏用到时再调出来。选择“视图”菜单的“工具栏”命令，或用鼠标右击菜单栏（工具栏）。我们也可以按需设置工具栏，各工具栏添加/删除按钮。选择“工具”菜单的“自定义”命令。4．编辑栏。显示当前单元格的名字和内容。左边是单元格名称框，显示当前单元格或单元格区域的名称：中间的“×”表示取消输入，“√”表示确认输入，“fx”表示插入函数；右边是编辑区，输入或编辑所选单元格的数据和公式。选择“视图”菜单的“编辑栏”命令，显示/隐藏编辑栏。5．状态栏。显示当前操作的各种状态。它也可以显示/隐藏。6．任务窗格。Excel2003中有11个任务窗格，它们集中了许多最常用的操作。选择“视图”菜单的“任务窗格”命令（Ctrl+F1)，启动任务窗格。如果启动Excel2003时希望自动显示任务窗格，选择“工具”菜单的“选项”命令，在“视图”标签下选中“启动任务窗格”。7.Excel工作区。由行号、列标、滚动条、工作表标签、标签滚动按钮、工作表区域组成。（1）行号。用数字表示，从1开始，最大65536。⑵列标。用大写英文字母及组合表示，从A开始，到IV，共256列。⑶工作表标签及标签滚动按钮。一个新创建的工作簿默认情况下有3个工作表，工作表标签默认为sheet1、sheet2、sheet3。当工作表标签较多时，利用标签滚动按钮显示所有的工作表标签。拖动标签拆分框可增加水平滚动条或标签框的长度，双击它恢复默认位置。⑷滚动条。水平、垂直。⑸工作表区域。由单元格组成。练习：1．请在窗口中增加“表格和边框”工具栏。2．请显示/隐藏编辑栏。3．请在启动Excel时自动显示任务窗格。三、单元格单元格是组成工作表的最小单位。1．单元格地址。每一个单元格都有一个惟一的地址，由其所在的列标和行号组成，也称单元格引用。当前单元格的名称或引用显示在名称框中。2．选定单元格。在Excel中，很多操作需要首先选定单元格，使其成为当前单元格。⑴用鼠标单击该单元格。⑵单击名称框，出入单元格引用，回车。⑶选择“编辑”菜单的“定位”命令。3．选定行/列。⑴选定一行/一列。⑵选定连续的行/列。⑶选定不连续的行/列。⑷用名称框选定行/列。在名称框中输入要选定的行/列的引用地址，回车。4．选定单元格区域。⑴选定连续区域。①使用鼠标选定矩形区域。②使用键盘选定矩形区域。Shift+光标移动键。③选取较大单元格区域。Shift+单击右下角单元格。④选定工作表的数据部分。先单击数据部分中的任一单元格，然后Ctrl+Shift+8。单击任一单元格，即可取消所选定的区域。⑵选定不连续区域。①先选定一个单元格或单元格区域，按住Ctrl键，再逐个选中要选择的其他的单元格或单元格区域。②先选定一个单元格或单元格区域，按一次Shift+F8，再逐个选中要选择的其他的单元格或单元格区域，选完后再按一次Shift+F8或Ese键。⑶全选。选择“全选”按钮（行号1与列标A交点）或按Ctrl+A即选定整张工作表。5．命名单元格或单元格区域。给单元格或单元格区域起名字。同一个单元格或单元格区域可以有多个名称。练习：1．请快速选取较大单元格区域E6:G19。2．在newbook1的工作表1中，同时选择A1：B3和D2：D8这两个不连续区域。3．在newbook1的工作表1中，选中全部单元格。四、工作簿的基本操作1．建立工作簿。⑴新建空工作簿。启动Excel时会自动新建一个空工作簿。还可以单击“常用”工具栏的“新建”按钮：选择“文件”菜单的“新建”命令。⑵用模板建立工作簿。选择“文件”菜单的“新建”命令，在单击“新建工作簿”任务窗格的“本机上的模板”。⑶建立自己的模版。选择“文件”菜单的“另存为”命令，在“保存类型”中选择“模版”。模板文件的扩展名为“．xlt”。2．保存工作簿。⑴保存未命名的新工作簿。选择“文件”菜单的“保存”命令（单击“常用”工具栏的“保存”按钮），弹出“另存为”对话框，指明路径和文件名，单击“保存”。⑵“另存为”命令。它将当前工作簿更换文件名保存，同时保存源文件和更名后的文件。⑶加密保存。①选取“文件”菜单的“另存为”命令，再单击“工具”下拉按钮，单击“常规选项”命令，在“保存选项”中设置密码。②选取“工具”菜单的“选项”命令，选择“安全性”标签，输入密码。3．打开工作簿。⑴利用“打开”对话框。选择“文件”菜单“的”打开“命令，或单击”常用“工具栏的”打开“按钮，出现“打开”对话框。”视图“、”工具“、”打开“下拉按钮。⑵利用“文件”菜单中的最近使用过的文档清单打开工作簿。单击工作簿名或输入它左边的数字。使用此项功能要选择“工具”菜单的“选项”命令，单击“常规”标签，选中“最近使用的文件列表“，在”项“框中输入希望显示的文件个数，最多9个。4．关闭工作簿。⑴单击工作簿右上角的“关闭”按钮。⑵选择“文件”菜单的“关闭”命令。⑶使用Ctrl+F4或Ctrl+W。练习：1．利用“打开”对话框，打开文件newbook1.xls。2．在C：\保存一个新建且未命名的工作簿，将其命名为newbook1。3．请用模板建立工作簿。五、Excel的“帮助”功能1．Office助手。选择“帮助”菜单的“显示Office助手”命令，显示Office助手。单击Office助手，再单击“选项”按钮，进行设置。2．“帮助”菜单。选择“帮助”菜单的“MicrosoftExcel帮助”命令，或按F1键，打开“Excel帮助”任务窗格。3．对话框中的帮助。单击对话框右上方的“？”，弹出该对话框的帮助窗口。练习：1．设置助手，使其所在处键入字符时，助手能自动移开。2．利用助手查找“如何调整行高列宽”的操作。第二章数据的输入与编辑输入数据插入图形编辑工作表内容一、输入数据输入操作应该首先选择单元格，然后输入数据。数据输入结束后，按回车键确认，当前单元格自动下移（可以选择“工具”菜单的选项“命令，单击”编辑“标签，设定当前单元格移动方向）；单击编辑栏的”√”确认，当前单元格不变；用鼠标单击其他单元格确认。1．输入数值。⑴数值包括0～9组成的数字，及字符+-()/，$¥%．Ee。默认情况下，数值在单元格内靠右对齐。⑵当单元格中显示一串“#”时，表示此格列宽不够。⑶负数由“-”表示，或用“（）”表示。⑷真分数由0+空格引导，假分数在整数部分和分数部分之间加空格。⑸公式中的数值不能有（），＄。2．输入文本。⑴文本是指字符及数字与字符的组合。默认情况下，文本在单元格内靠左对齐。⑵如果文本全部由数字组成，输入时由“‘”引导，再输入数字。⑶单元格文字自动换行。选择好单元格，选择“格式”菜单的“单元格”命令，在对话框中单击“对齐”标签，选中“自动换行”。3．输入日期和时间。⑴日期输入“年/月/日”或“年-月-日”。⑵输入的年份在00～29之间，系统认为2000～2029；输入的年份在30～99之间，系统认为1930～1999。⑶输入时间“时：分：秒”。⑷若采用12小时制，在时间后面输入一个空格和A（或P），表示上下午。⑸默认方式下，日期和时间在单元格靠右对齐。⑹输入的形式不对，或者日期和时间超过了范围，被系统判定为文本，靠左对齐。练习：1．在newbook1的工作表1中，将单元格B3的值设置为－123。2．在newbook1的工作表1中，将单元格B5的值设置为1/2。3．在newbook1的工作表1中，将单元格B7的值设置为日期2008年10月1日。4．输入序列。⑴利用菜单输入等差或等比序列。在起始单元格输入起始值，选中，选择“编辑”菜单的“填充”命令的字命令“序列”。⑵利用菜单输入数字与文本组合序列。在起始单元格输入起始值，选中放置的区域，选择“编辑”菜单的“填充”命令的字命令“序列”，单击“自动填充”。⑶用鼠标自动填充。在起始单元格输入起始值，选中，使用鼠标左键拖动填充柄，横向或纵向自动填充，利用“自动填充选项”下拉列表完成操作。⑷自定义序列。选定已经输入的序列，选择“工具”菜单的“选项”命令，单击“自定义序列”标签，单击“导入”；或者在“输入序列”框中输入文字序列，单击“添加”。练习：1．在newbook1的工作表1中，利用菜单，在该工作表的第一行输入2000年－2008年的年份序列。2．在newbook1的工作表1中，在单元格A3输入“2000年”，利用鼠标左键，在A3：I3区域按年份数字递增顺序进行填充。5．使用批注。（1）插入批注。选中要加批注的单元格，选择“插入”菜单的“批注”命令，在弹出的“批注”框中写入批注。被插入批注的单元格右上角有一个红色的标记。（2）查看批注。选择“视图”菜单的“批注”命令，弹出“审阅”工具栏，显示所有批注。单击“审阅”工具栏的“下一批注”或“前一批注”，按顺序查看批注。（3）编辑批注。选中要编辑批注的单元格，选择“插入”菜单的“编辑批注”命令（或者单击“审阅”工具栏的“编辑批注”按钮），进行批注编辑。然后单击“批注”文本框，选择“格式”菜单的“批注”命令，设置批注文字的格式。(4)删除批注。选中要删除批注的单元格，单击“审阅”工具栏的“删除批注”按钮（或者选择“编辑”菜单的“清除”命令的字命令“批注”。练习：1．请给学生成绩表的单元格D1“计算机基础”成绩添加批注“含上机成绩”。2．请删除对单元格D1“计算机基础”所做的批注。二、插入图形1.插入剪切画。（1）选中要插入剪切画的单元格区域的左上角单元格。（2）选择“插入”菜单的“图片”命令的“剪切画”子命令（或者单击“绘图”工具栏的“插入剪切画”按钮），打开“剪切画”任务窗格。（3）搜索到需要的剪切画后单击即可插入。2．插入图形文件。（1）选中要插入图片的单元格区域的左上角单元格。（2）选择“插入”菜单的“图片”命令的“来自文件”子命令（或者单击“绘图”工具栏的“插入图片”按钮），在对话框中选取要插入的图形文件。（3）单击“插入”。3．插入艺术字。（1）选择“插入”菜单的“图片”命令的“艺术字”子命令（或者单击“绘图”工具栏的“插入艺术字”按钮），在“艺术字库”对话框中选取要插入的艺术字样式。（2）在“编辑‘艺术字’文字”对话框中插入文字，并设置格式，单击“确定”。4.插入文本框。单击“绘图”工具栏中的“文本框”或“竖排文本框”，选好位置插入。三、编辑工作表内容1．清除单元格。（1）选取要清除的单元格或单元格区域。然后选择“编辑”菜单的“清除”命令中的相应的子命令，全部、格式、内容、批注。（2）选取要清除的单元格或单元格区域。然后将鼠标指向填充柄，反向拖拽清除区，使清除区变为灰色阴影，释放鼠标。2.删除