Excel中快速输入数据的技巧

Excel中快速输入数据的技巧学习2010-05-0911:17:10阅读16评论0字号：大中小订阅在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。一、输入文本Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。二、输入分数几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“01/2”。如果在单元格中输入“81/2”，则在单元格中显示“81/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。三、输入负数在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“-88”。四、输入小数在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。五、输入货币值Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。六、输入日期Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。七、输入时间在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38，而用12小时制输入时间格式为：2:30:38p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。一、求字符串中某字符出现的次数：例：求A1单元格中字符a出现的次数：=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,a,))二、如何在不同工作薄之间复制宏：1、打开含有宏的工作薄，点“工具/宏(M)…”，选中你的宏，点“编辑”，这样就调出了VB编辑器界面。2、点“文件/导出文件”，在“文件名”框中输入一个文件名（也可用默认的文件名），注意扩展名为“.bas”，点“保存”。3、将扩展名为“.bas”的文件拷贝到另一台电脑，打开EXCEL，点“工具/宏/VB编辑器”，调出VB编辑器界面，点“文件/导入文件”，找到你拷贝过来的文件，点“打开”，退出VB编辑器，你的宏已经复制过来了。三、如何在EXCEL中设置单元格编辑权限(保护部分单元格)1、先选定所有单元格,点格式-单元格-保护,取消锁定前面的√。2、再选定你要保护的单元格,点格式-单元格-保护,在锁定前面打上√。3、点工具-保护-保护工作表,输入两次密码,点两次确定即可。四、excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色比如：A1〉1时，C1显示红色0A11时，C1显示绿色A10时，C1显示黄色方法如下：1、单元击C1单元格，点“格式”“条件格式”，条件1设为：公式=A1=12、点“格式”-“字体”-“颜色”，点击红色后点“确定”。条件2设为：公式=AND(A10,A11)3、点“格式”-“字体”-“颜色”，点击绿色后点“确定”。条件3设为：公式=A10点“格式”-“字体”-“颜色”，点击黄色后点“确定”。4、三个条件设定好后，点“确定”即出。五、EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入1、用数据有效性定义数据长度。用鼠标选定你要输入的数据范围，点数据-有效性-设置，有效性条件设成允许文本长度等于5（具体条件可根据你的需要改变）。还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点确定。2、用条件格式避免重复。选定A列，点格式-条件格式，将条件设成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)1”，点格式-字体-颜色，选定红色后点两次确定。这样设定好后你输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。六、在EXCEL中如何把B列与A列不同之处标识出来？（一）、如果是要求A、B两列的同一行数据相比较：假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”-“条件格式”，将条件设为:“单元格数值”“不等于”=B2点“格式”-“字体”-“颜色”，选中红色，点两次“确定”。用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。B列可参照此方法设置。（二）、如果是A列与B列整体比较（即相同数据不在同一行）：假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”-“条件格式”，将条件设为:“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0点“格式”-“字体”-“颜色”，选中红色，点两次“确定”。用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。B列可参照此方法设置。按以上方法设置后，AB列均有的数据不着色，A列有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。七、在EXCEL中建立下拉列表按钮选定你要设置下拉列表的单元格，点“数据”-“有效性”-“设置”，在“允许”下面选择“序列”，在“来源”框中输入你的下拉列表内容，各项之间用半角逗号隔开，如：A,B,C,D选中“提供下拉前头”，点“确定”。八、阿拉伯数字转换为大写金额(最新收集)假定你要在B1输入阿拉佰数字,C1转换成中文大写金额(含元角分),请在C1单元格输入如下公式:=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(B1),IF(B10负)&TEXT(INT(ABS(B1)+0.5%),[dbnum2]G/通用格式元;;)&TEXT(RIGHT(RMB(B1,2),2),[dbnum2]0角0分;;整),),零角,IF(B1^21,,零)),零分,整)九、EXCEL中怎样批量地处理按行排序假定有大量的数据(数值)，需要将每一行按从大到小排序，如何操作？由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字,主关键字相同时才能按次关键字排序。所以，这一问题不能用排序来解决。解决方法如下：1、假定你的数据在A至E列，请在F1单元格输入公式：=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1))用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。你原有数据将按行从大到小排序出现在F至J列。如有需要可用“选择性粘贴/数值”复制到其他地方。注：第1步的公式可根据你的实际情况（数据范围）作相应的修改。如果要从小到大排序,公式改为:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1))十、巧用函数组合进行多条件的计数统计例：第一行为表头，A列是“姓名”，B列是“班级”，C列是“语文成绩”，D列是“录取结果”，现在要统计“班级”为“二”，“语文成绩”大于等于104，“录取结果”为“重本”的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。公式如下：=SUM(IF((B2:B9999=二)*(C2:C9999=104)*(D2:D9999=重本),1,0))输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号{}。十一、EXCEL中某个单元格内文字行间距调整方法。当某个单元格内有大量文字时，很多人都觉得很难将其行间距按自己的要求进行调整。现介绍一种方法可以让你任意调整单元格内文字的行间距：右击单元格,点设置单元格格式-对齐,将水平对齐选择靠左,将垂直对齐选择分散对齐,选中自动换行，点“确定”。你再用鼠标将行高根据你要求的行距调整到适当高度即可。注：绿色内容为关键点，很多人就是这一点设置不对而无法调整行间距。十二、如何在EXCEL中引用当前工作表名如果你的工作薄已经保存,下面公式可以得到单元格所在工作表名:=RIGHT(CELL(filename),LEN(CELL(filename))-FIND(],CELL(filename)))十三、相同格式多工作表汇总求和方法假定同一工作薄有SHEET1至SHEET100共100个相同格式的工作表需要汇总求和，结果放在SHEET101工作表中，请在SHEET101的A1单元格输入：=SUM(单击SHEET1标签，按住Shift键并单击SHEET100标签，单击A1单元格，再输入：）此时公式看上去内容如下：=SUM('SHEET1:SHEET100'!A1)按回车后公式变为=SUM(SHEET1:SHEET100!A1)所以，最简单快捷的方法就是在SHEET101的A1单元格直接输入公式：=SUM('SHEET1:SHEET100'!A1)然后按回车。十四、如何判断单元格里是否包含指定文本？假定对A1单元格进行判断有无指定文本,以下任一公式均可:=IF(COUNTIF(A1,*&指定文本&*)=1,有,无)=IF(ISERROR(FIND(指定文本,A1,1)),无,有)十五、如何替换EXCEL中的通配符“?”和“*”？在EXECL中查找和替换时，?代表任意单个字符，*代表任意多个字符。如果要将工作表中的?和*替换成其他字符，就只能在查找框中输入~?~和~*~才能正确替换。另外如果要替换~本身,在查找框中要输入~~才行。十六、EXCEL中排名次的两种方法：（一）、用RANK()函数：假定E列为成绩，F列为名次，F2单元格公式如下：=RANK(E2,E:E)这种方法，分数相同时名次相同，随后的名次将空缺。例如：两个人99分，并列第2名，则第3名空缺，接下来是第4名。（二）、用公式排序(中国式排名)：假定成绩在E列,请在F2输入公式：=SUM(IF(E$2:E$1000E2,1/COUNTIF(E$2:E$1000,E$2:E$1000)))+1公式以Ctrl+Shift+Enter三键结束。第二种方法分