Excel办公自动化教程

办公自动化1.1VBA是什么直到90年代早期,使应用程序自动化还是充满挑战性的领域.对每个需要自动化的应用程序,人们不得不学习一种不同的自动化语言.例如:可以用excel的宏语言来使excel自动化,使用wordBASIC使word自动化,等等.微软决定让它开发出来的应用程序共享一种通用的自动化语言--------VisualBasicForApplication(VBA),可以认为VBA是非常流行的应用程序开发语言VASUALBASIC的子集.实际上VBA是寄生于VB应用程序的版本.VBA和VB的区别包括如下几个方面:1.VB是设计用于创建标准的应用程序,而VBA是使已有的应用程序(excel等)自动化2.VB具有自己的开发环境,而VBA必须寄生于已有的应用程序.3.要运行VB开发的应用程序,用户不必安装VB,因为VB开发出的应用程序是可执行文件(*.EXE),而VBA开发的程序必须依赖于它的父应用程序,例如excel.尽管存在这些不同,VBA和VB在结构上仍然十分相似.事实上,如果你已经了解了VB,会发现学习VBA非常快.相应的,学完VBA会给学习VB打下坚实的基础.而且,当学会在excel中用VBA创建解决方案后,即已具备在wordaccessOUTLOOKFOXPROPROWERPOINT中用VBA创建解决方案的大部分知识.*VBA一个关键特征是你所学的知识在微软的一些产品中可以相互转化.*VBA可以称作excel的“遥控器”.VBA究竟是什么?更确切地讲,它是一种自动化语言,它可以使常用的程序自动化,可以创建自定义的解决方案.此外,如果你愿意,还可以将excel用做开发平台实现应用程序.1.2excel环境中基于应用程序自动化的优点也许你想知道VBA可以干什么?使用VBA可以实现的功能包括:1.使重复的任务自动化.2.自定义excel工具栏,菜单和界面.3.简化模板的使用.4.自定义excel,使其成为开发平台.5.创建报表.6.对数据进行复杂的操作和分析.用excel作为开发平台有如下原因:1.excel本身功能强大,包括打印,文件处理,格式化和文本编辑.2.excel内置大量函数.3.excel界面熟悉.4.可连接到多种数据库.用其他语言开发应用程序,一半的工作是编写一些基本功能的模块,包括文件的打开和保存,打印,复制等.而用excel作为开发平台,则由于excel已经具备这些基本功能,你要做的只是使用它.1.3录制简单的宏在介绍学习VBA之前，应该花几分钟录制一个宏。新术语：“宏”，指一系列excel能够执行的VBA语句。以下将要录制的宏非常简单，只是改变单元格颜色。请完成如下步骤：1)打开新工作簿，确认其他工作簿已经关闭。2)选择A1单元格。调出“常用”工具栏。3)选择“工具”—“宏”—“录制新宏”。4)输入“改变颜色”作为宏名替换默认宏名，单击确定,注意，此时状态栏中显示“录制”，特别是“停止录制”工具栏也显示出来。替换默认宏名主要是便于分别这些宏。★宏名最多可为255个字符，并且必须以字母开始。其中可用的字符包括：字母、数字和下划线。宏名中不允许出现空格。通常用下划线代表空格。5)选择“格式”的“单元格”，选择“图案”选项中的红色,单击“确定”。6)单击“停止录制”工具栏按钮，结束宏录制过程。※如果“停止录制”工具栏开始并未出现，请选择“工具”—“宏”—“停止录制”。录制完一个宏后就可以执行它了。1.4执行宏当执行一个宏时，excel按照宏语句执行的情况就像VBA代码在对excel进行“遥控”。但VBA的“遥控”不仅能使操作变得简便，还能使你获得一些使用excel标准命令所无法实现的功能。而且，一旦熟悉了excel的“遥控”，你都会奇怪自己在没有这些“遥控”的情况下，到底是怎么熬过来的。要执行刚才录制的宏，可以按以下步骤进行：1）选择任何一个单元格，比如A3。2）选择“工具”—“宏”—“宏”，显示“宏”对话框。3）选择“改变颜色”，选择“执行”，则A3单元格的颜色变为红色。试着选择其它单元格和几个单元格组成的区域，然后再执行宏，以便加深印象。1.5查看录制的代码到底是什么在控制excel的运行呢?你可能有些疑惑.好,让我们看看VBA的语句吧.1）选择“工具”—“宏”—“宏”，显示“宏”对话框。2）单击列表中的“改变颜色”,选择“编辑”按钮。此时，会打开VBA的编辑器窗口（VBE）。关于该编辑器，以后再详细说明，先将注意力集中到显示的代码上。代码如下：（日期和姓名会有不同）Sub改变颜色()’’改变颜色Macro’xw记录的宏2000-6-10’’WithSelection.Interior.ColorIndex=3.Pattern=xlSolid.PatternColorIndex=xlAutomaticEndWithEndSub将来会十分熟悉这种代码，虽然现在它们看上去像一种奇怪的外语。学习VBA或编程语言在某种程度上比较像在学习一种外语。Sub改变颜色():这是宏的名称。中间的以“’”开头的五行称为“注释”，它在录制宏时自动产生。以With开头到EndWith结束的结构是With结构语句，这段语句是宏的主要部分。注意单词“selection”，它代表“突出显示的区域”（即：选定区域）。WithSelection.Interior：它读作“选择区域的的内部”.这整段语句设置该区域内部的一些“属性”。其中：.ColorIndex=3:将该内部设为红色。注意：有一小圆点，它的作用在于简化语句，小圆点代替出现在With后的词,它是With结构的一部分。另外：红色被数字化为3.(红色警戒是否可称作：3号警戒，嗯？)有兴趣的话，你将3改为其他数字试试看。.Pattern=xlSolid：设置该区域的内部图案。由于是录制宏，所以，虽然你并未设置这一项，宏仍然将其记录下来(因为在“图案”选项中有此一项，只是你为曾设置而已）。xlSolid表示纯色。.PatternColorIndex=xlAutomatic：表示内部图案底纹颜色为自动配色。EndWith:结束With语句。EndSub:整个宏的结束语1.6编辑录制的代码在上一节，我们录制了一个宏并查看了代码，代码中有两句实际上并不起作用。哪两句？现在，在宏中作一个修改，删除多余行，直到和下面代码相同：Sub改变颜色()’’改变颜色Macro’xw记录的宏2000-6-10’’WithSelection.Interior.ColorIndex=3EndWithEndSub完成后，在工作表中试验一下。你会发现结果和修改前的状况一样。在With语句前加入一行:Range(A5).Select试着运行该宏,则无论开始选择哪个单元格,宏运行结果都是使A5单元格变红.现在可以看到，编辑录制的宏同样非常简单。需要编辑宏是因为以下三个方面的原因。一：在录制中出错而不得不修改。二：录制的宏中有多余的语句需要删除，提高宏的运行速度。三：希望增加宏的功能。比如：加入判断或循环等无法录制的语句。1.7录制宏的局限性希望自动化的许多excel过程大多都可以用录制宏来完成.但是宏记录器存在以下局限性.通过宏记录器无法完成的工作有:1)录制的宏无判断或循环能力.2)人机交互能力差,即用户无法进行输入,计算机无法给出提示.3)无法显示excel对话框.4)无法显示自定义窗体.1.8小结本学时中,你已经掌握了VBA的一些基础知识,你会录制宏、编辑宏而且了解了录制宏的局限性.你很努力.并且已经为将来学习VBA甚至VB等编程语言打下了基础.关键是你已经了解了一个谜底,就是说,你了解了什么是编程.下面是些小练习,做完后才可以去玩哟.思考:1)VBA只能用于excel吗?2)VBA是基于哪种语言?3)说说excel和VBA的关系.4)为什么要用宏?原文发表时间：未知[dvnews_page=(2):处理录制的宏]2.1为宏指定快捷键你也许希望为经常使用的宏指定快捷键。快捷键是指键的组合，当其按下时执行一条命令。例如：CTRL+C在许多程序中代表“复制”命令。当给宏指定了快捷键后，就可以用快捷键来执行宏，而不必通过“工具”菜单。注意：当包含宏的工作簿打开时间，为宏指定快捷键会覆盖excel默认的快捷键。例如：把CTRL+C指定给某个宏，那么CTRL+C就不再执行复制命令。用以下方法可以打印出excel的快捷键清单（用A4纸打印共有24页之多）：1）打开excel帮助文件并选择“目录”选项。2）从“使用快捷键”文件夹中选择“”快捷键“标题。3）右击该标题，从快捷菜单中选择“打印”。4）选择“打印所选标题和所有子主题”，单击“确定”。可以在创建宏时指定快捷键，也可以在创建后再指定。要在创建（录制）宏时指定快捷键，只须在录制宏时在输入宏名后，在“快捷键”文本框中输入相应的键。录制宏后指定快捷键也很简单，只需选择“工具”“宏”，显示“宏”对话框，选择要指定快捷键的宏，再单击“选项”按钮，通过“选项”对话框进行设置。2.2决定宏保存的位置宏可保存在三种可能的位置：1）当前工作簿。（只有该工作簿打开时，该宏才可用。）2）新工作簿。3）个人宏工作簿。2.3个人宏工作簿个人宏工作簿，是为宏而设计的一种特殊的具有自动隐藏特性的工作簿。第一次将宏创建到个人宏工作簿时，会创建名为“PERSONAL.XLS的新文件。如果该文件存在，则每当excel启动时会自动将此文件打开并隐藏在活动工作簿后面（在“窗口”菜单中选择“取消隐藏”后，可以很方便地发现它的存在。）如果你要让某个宏在多个工作簿都能使用，那么就应当创建个人宏工作簿，并将宏保存于其中。个人宏工作簿保存在“XLSTART”文件夹中。具体路径为：C:\WINDOWS\Profiles\ApplicationData\Microsoft\excel\XLSTART。可以以单词“XLSTART”查询。注意：如果存在个人宏工作簿，则每当excel启动时会自动将此文件打开并隐藏。因为它存放在XLSTART文件夹内。2.3.1保存宏到个人宏工作簿本练习,将保存一个简单的宏到个人宏工作簿,该宏为文本加下划线并改为斜体,步骤如下:1)建立一个名为“HOUR2”的工作簿，选择工具-宏-录制新宏,显示录制新宏对话框.2)输入格式化文本作为宏名.3)从保存在下拉框中选择个人宏工作簿.4)单击确定按钮.现在进入录制模式.5)单击斜体工具栏按钮.一段时间内,鼠标出现沙漏,特别是在第一次创建个人宏工作簿时,因为excel在创建该工作簿.6)单击下划线按钮.7)停止录制.2.3.2使用并编辑个人宏工作簿中的宏刚才已经保存了一个宏到个人宏工作簿,现在可以在任何工作簿中使用该宏.可按如下步骤操作:1)关闭所有excel工作簿.2)任意打开一个excel文件.(excel自动将个人宏工作簿同时打开并隐藏.)3).在A3中输入你的名字4)选择工具-宏,显示宏对话框.现在可以在宏列表中看到格式化文本这个宏.5)选择格式化文本宏,并执行.现在A3单元格中,你的名字变为斜体字还带有下划线.选择窗口-取消隐藏,可以将PERSONAL.XLS显示出来,其中没有任何文字,但通过VBA编辑器可以在其中的模块中找到格式化文本这个宏.在VBA编辑器中可以对该宏进行直接编辑或者删除.如果PERSONAL.XLS中一个宏都没有,在启动excel时仍会打开PERSONAL.XLS,这也许是excel存在的一个小毛病.2.4将宏指定给按钮即使通过快捷键可以是宏的执行变快,但是一旦宏的数量多了也难于记忆,而且,如果宏是由其他人来使用,难道你要他们也记住那么多的快捷键吗?作为excel开发者,一个主要的目标是为自动化提供一个易于操作的界面.按钮是最常见的界面组成元素之一.通过使用“窗体”工具栏，可以为工作簿中的工作表添加按钮。在创建完一个按钮后，可以为它指定宏，然后你的用户就可以通过单击按钮来执行宏。在本练习中，将创建一个按钮，并为它指定一个宏，然后用该按钮来执行宏。具体步骤如下：1）打开“HOUR2”工作簿。2）调出”窗体“