Excel学习攻略

Excel2000工作薄安全攻略当你打开一个Excel2000文档时，你想过没有，你的工作薄安全吗？也许，你的工作薄被他人打开窥探过，甚而至于被非法修改了！难道你不想给自己的工作薄加把锁吗？所幸的是，Excel2000提供了多种方式对用户如何查看或改变工作簿和工作表中的数据进行限定并提供了以下安全保护功能以保护你的工作薄的安全。一、对单元格进行保护单元格是构成Excel2000电子表格的最最基本的元素，对单元格的保护就是对Excel2000工作表的保护。我们可以锁定单元格，当有人企图修改时，Excel2000即会发出警告。步骤如下：1、选定需要锁定的单元格或其集合。2、点击鼠标右键，并从其弹出的快捷菜单中选择设置单元格格式菜单项。3、从弹出的单元格格式中选择保护标签卡，并将锁定的复选框选上。从工具菜单中选择保护命令，再选保护工作表，设置好保护密码后，锁定功能即生效。（具体操作步骤可参考下一项设置单张工作表的访问权限）注：只有在保护工作表的情况下，锁定的单元格才会生效，否则形同虚设。二、设置单张工作表的访问权限通过设置工作表的访问权限，对查看或编辑工作表进行限制，并且通过这种限制，可以非常有效地防止他人非法更改工作表中的内容、查看到隐藏的数据、改变图形对象或更改保存的方案。具体操作如下：1.打开一个欲要实施保护的Excel2000工作表。2.执行工具菜单中的保护命令，然后在其子菜单中选择保护工作表命令，弹出保护工作表对话框。3.选中内容复选框，可以防止改变工作表的单元格中的内容及图表项，防止他人查看隐藏数据；选中对象复选框，可以防止修改工作表或图表中的图形对象，添加或编辑批注；选中方案复选框，可以防止改变工作表中的方案以及查看隐藏的方案。若要防止他人取消工作表保护，则键入密码，再单击确定按钮，然后在确认密码对话框中再次键入同一密码。小心保管并记好你的密码，否则将会无法访问工作表中被保护的数据。三、设置整个工作簿的访问权限通过对整个工作薄的改动进行限制，可以防止他人添加或删除工作薄中的工作表或者查看其中的隐藏工作表，还可以防止他人改变工作薄窗口的大小和位置。1、执行工具菜单的保护命令，从其子菜单中选择保护工作薄命令，弹出保护工作薄对话框。2、选中结构复选框，可以禁止工作薄中的工作表的移动、删除、取消隐藏或重新命名等操作，而且不能插入新的工作表；如果要在每次打开工作薄时保持窗口的固定大小和位置，则选中窗口复选框。最后键入保护密码，按下确定按钮，然后在确认密码对话框中再次键入以便系统确认密码。四、设置共享工作簿的权限对工作薄进行共享设置后，可以由网络上的多位用户访问和修改。若想为工作簿指定一个密码来保护共享，或保护其他工作表或工作簿特性，则可以作如下操作：1.单击工具菜单的保护命令，从其子菜单中选择保护并共享工作薄命令，弹出保护共享工作薄对话框。2.选中以追踪修订方式共享复选框，用这种方式可以共享工作薄且避免丢失修订记录，如果希望其他用户在关闭冲突日志或撤消工作簿共享状态时输入密码，请在密码框中键入密码，然后在出现提示时再次输入以便确认。为工作簿提供共享保护以后，其他用户就不能撤消工作簿共享状态或者关闭冲突日志，除非知晓正确的密码。五、在打开或保存工作簿时提供权限保护在打开或保存工作薄时设置密码，可以对打开和使用工作薄数据的人员进行限制，防止非法修改数据。还可以建议他人以只读方式打开工作薄。操作如下：1、打开一个欲实施密码保护的Excel2000文档。2、单击文件菜单中的另存为命令，随后出现另存为对话框。单击其中的选项按钮，出现保存选项对话框。3、在打开权限密码编辑框中，键入密码，然后单击确定按钮。若要限制他人修改数据，同理，也需在修改权限密码编辑框中键入密码。4、在重新输入密码编辑框中重新键入密码，然后单击确定按钮。5、单击保存按钮。若有回应提示，单击是按钮，以打开的工作簿替换现有工作簿。补充说明：若想以只读方式打开工作薄，在第3步操作时只需将建议只读复选框选上。如果按照只读方式打开设有密码保护的工作簿，在打开和编辑该工作簿时并不需要输入密码。要保存修改的话必须将工作表另存，这丝毫不会影响到原工作薄的数据安全。六、设置宏病毒防护功能假如你从不可靠的网络或Internet节点上下载数据，这时你要注意病毒问题。设置此项功能，可以Excel2000在试图打开包含宏的工作簿时显示警告信息，做到防患于未然。但此项功能并不能真正判断出是否有宏病毒存在，所以在继续操作之前需要自行确定工作簿肯定没有病毒。1、单击工具菜单中的宏命令，选择安全性子命令。2、点击“安全级”标签项，选中高复选框即可。当然，为安全起见，以上几种方法可以综合运用，使你的数据更加安全。向Excel中快速输入相同文本在向Excel中输入数据时，经常要向不同的单元格中输入相同的文本数据，即使使用“Ctrl+C”、“Ctrl+V”来完成输入也很麻烦。其实，在Excel中有很多快捷方法可以实现文本的重复输入。1．利用“填充柄”如果要输入相同文本的单元格是连续的，可先向第一个单元格中输入该文本，然后用鼠标向右或向下拖动“填充柄”，该文本将被复制到其他连续单元格中。2．利用快捷键如果不连续的多个单元格需要输入相同文本，可在按住Ctrl键的同时，用鼠标单击相应的单元格，以选中那些需要输入相同文本的所有单元格，然后输入文本内容，再按下“Ctrl+Enter”，所有选中的单元格中都会自动输入相同的文本。如果要输入的文本和前面的单元格相同，可按下“Ctrl+D”或“Ctrl+R”。其中，“Ctrl+D”是向下面的单元格中输入相同文本，“Ctrl+R”是向右侧输入。3．利用系统提示如果需要输入的文本在同一列的前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会出现提示，这时只需直接按下Enter键就可以把后续文本输入。Excel中自动填充计算表格项利用Excel制作电子表格时，有时需要用到计算填充功能，F列每种元件的价格合计，就是由E列元件单价乘以D列元件数量得来的。通过分析，发现利用Excel97提供的VBA(VisualBasicforApplication)功能，写几行Basic代码即可方便地达到自动填充F列数据的目的，且计算结果为纯数据值，可以自由进行处理。具体实现步骤如下：1.建立Excel工作表，分别填入其它相应的数据，包括E列元件的单价和D列元件数量。2.点击“视图”→“工具栏”→“VisualBasic”→VB控件工具箱。3.在整个工作表的底部或适当的位置放置控制按钮“CommandButton1”。4.双击控制按钮，加入语句：PrivateSubCommandButton1_Click()DimiAsInteger’自动填充的行号DimrandAsString’工作表D列的范围参数DimraneAsString’工作表E列的范围参数DimranfAsString’工作表F列的范围参数Fori=2To12’12为本例中给出的填充结果行号，可由使用者自己设定’该循环主要完成工作表F列计算表格的自动填充rand=″D″＋CStr(i)rane=″E″＋CStr(i)ranf=″F″＋CStr(i)Worksheets(″Sheet1″).Range(ranf)=Worksheets(″Sheet1″).Range(rand)＊Worksheets(″Sheet1″).Range(rane)NextiEndSub5.按执行键，就可达到设计要求的计算表格项的自动填充，且填充结果为纯数据。Excel97提供了VBA功能，使我们可以根据需要对其进行适当的二次开发，仔细研究其用法，会使制作电子表格的工作更加轻松。Excel中单列表格的打印方法用Excel的文件另存与Word的查找替换与排版实现Excel中的单列表格的打印方法。其实利用Excel自身的公式操作，也可轻松实现单列表格文本的合成打印。以横向排列，逐行显示的“学生姓名”列为例，具体操作方法如下：1.先在当前表sheet1的适当位置选择一列作为数据合成列，如F列，并在其下第2个单元格F2中输入公式“=F1&&&&B2”，(公式表示在二个姓名之间空2格)则F2中产生第一个姓名，选择F2，利用向下拖动填充句柄的方法将F2中公式复制到以下单元格中，直到最后一行，则以下单元格的内容将会是当前行以前的所有行中的姓名合成。2.选择sheet2表，在A1单元格中输入公式“=TRIM(Sheet1!F49)”，F49为sheet1表中最后一人的姓名合成值，即将所有姓名组合复制到A1单元格中，然后将A1单元格的对齐格式设置为自动换行，水平方向左对齐，垂直方向上对齐，并适当调整A列的宽度。3.将A1单元格设置为打印区域，通过打印预览与打印可实现单列文本打印效果的观察与输出。利用这种方法操作的优点是两个单元格的内容间隔可根据需要任意设置。同时，通过操作Excel打印预览中的页边距线，可迅速任意调整页面上下左右边距，达到合理排版的功能，另外，对A1单元格的内容通过选择性粘贴的复制，也可将合成后的具体内容在Word中加以排版输出。大家不妨试一试。在Excel中轻松查看数据记录不知道大家有没有这样的感觉，当你查看Excel数据表中某行记录时，由于数据表中的字段较多，需要拖动水平滚动条才能将整个表格的内容看完，这样很容易“看走眼”，不小心就会将上面一行或下面一行的内容错看成当前记录的数据。这样的数据交给领导，可是要挨批噢，其实通过下面的几行VBA代码，你就可以轻轻松松地查看记录了，操作步骤如下：打开某工作表（假设为“Sheet1”），单击“工具”菜单中的“宏”，选择“VisualBasic编辑器”命令，双击左侧窗口中对应的工作表标签名称，在弹出的代码窗口中输入如下VBA代码：PrivateSubWorksheetSelectionChange(ByValTargetAsRange)IfTarget.EntireRow.Interior.ColorIndex10ThenTarget.EntireRow.Interior.ColorIndex=10ElseTarget.EntireRow.Interior.ColorIndex=0EndIfEndSub关闭代码窗口回到Excel工作表中，若需要查看某行记录，只需单击该行中的任一单元格，此时该行将会自动填充绿色并高亮显示（若需改为其它颜色只需改变代码中相应的数值即可），再次单击该行中任一单元格将取消背景色的填充。另外可同时使多行记录填充背景，以方便查看或对比表格中的数据。编辑提示：虽然单击记录前的行号可选定整行记录，相对之下，本文提供的方法在日常办公中更为方便和快捷。excel快速录入小数的技巧在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为0.001～100.000，由于大部分数据集中0.001～0.010之间，这样输入一个数据就需要击键5次，录入速度比较慢。能不能提高输入速度呢？经过研究，笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率，如输入“0.001”只需输入“1”即可，下面是具体的实现方法和步骤：方法一：自动设置小数点1.选定需要输入数据的单元格；2.在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡；3.选中“自动设置小数点”复选框；4.在“位数”框中，输入小数位数，本例中输入“3”；5.单击“确定”按钮，开始输入数据。编辑提示：“位数”框中可输入正数，也可以输入负数。例如，如果在“位数”框中输入“3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“0．001”。如果在“位数”框中输入“－3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“1000”；在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受小数位数的影响。方法二：自定义数据格式1.选定需要输入数据的单元格；2.在“格式”菜单上，单击“单元格”，选中“数字”选项卡；3.在“分类”下拉框中选中“自定义”；4.单击“类型”输入框，输入新的格式类型“0.000,”，注意逗号“,”为半角英文字符，而非中文全角标点；5.单击“确定”按钮，开始输入数据。编