EXCEL学习教程

EXCEL学习教程第一章EXCEL简介Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；对教师来说就是处理统计学生成绩的好帮手。第二章EXCEL基础知识一、EXCEL启动与关闭启动：点击“开始”菜单——程序——MicrosoftExcel；出现EXCLE启动窗口界面。关闭：点击“文件”菜单——退出或者点击窗口右上角的“X”。二、工作簿和工作表的概念：EXCEL中，工作表是一个由行和列组成的表格，工作簿是工作表的集合。工作簿是计算和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此，可以在单个文件中管理各种类型的相关信息。而且工作表是用来存储和处理数据的最主要文档，所有对数据进行的操作，都是在工作表上进行的。工作表名称显示于工作簿窗口底部的工作表标签上。三、EXCEL主窗口的组成：EXCEL主窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作簿窗口和状态栏，其中后五个区域组成了EXCEL的工作区。1、工作簿窗口EXCEL窗口是应用程序窗口，工作簿窗口是它所属的文档窗口。工作簿窗口其默认的名称为book1。同其它文档窗口一样，可以对其进行滚动、移动、缩放以及关闭等操作。工作簿窗口由标题栏、工作表、滚动条和工作表标签组成。(1)标题栏：标题栏位于屏幕顶部，显示该工作簿的名字，当工作簿窗口最大化时，工作簿名字也显示在屏幕顶部，即与应用程序名字合用一个标题栏。标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。(2)工作表中，标题栏下面灰色的小方块儿是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。全选按钮右边的A、B、C...是列标，单击列标可以选中相应的列。全选按钮下面的1、2、3...是行标，单击行标可以选中相应的整行。中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方；(3)滚动条：当工作表很大时，我们无法在窗口中查看表中的全部内容，便可以使用工作簿窗口右边及下边的滚动条，使工作表在窗口中移动。(4)工作表标签：工作表标签上显示该工作表的名称，它用来代表该工作表，单击某一工作表标签，便可切换到对应的工作表中。2、菜单栏菜单栏位于主窗口标题下面，共有九个菜单项，它们从左至右分别是文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助。当某一菜单项被选中时，引出一个下拉式菜单，可以从中选取命令。Office2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。因为在Office2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。3、工具栏在菜单栏下面是工具栏，它由标准工具栏和格式化工具栏组成。这些按钮都是一些常用的命令，用鼠标单击这些按钮就能执行某个命令。各命令按钮功能见表1。标准工具栏提供了用于日常操作的命令按钮。格式化工具栏是对编辑后的数据进行格式化，能选择字体、字型、边界等操作。各命令按钮功能见表1。表1：标准工具按钮的功能序号按钮名称功能描述1新建打开一个新的工作簿窗口，等待输入数据2打开打开一个已有的文件3存盘若第一次存盘，则会显示询问文件名等信息的对话框及摘要信息对话框，若再次存盘，则直接按原文件名存盘4打印打印当前工作簿（会出现询问打印方式的对话框）5预览在屏幕上模拟打印文件的效果6拼写检查检查工作表或图表中英文单词的拼写正确性，包括文字框、按钮、页眉、页脚、单元格附注或编辑栏中的文字。如出错，则给你提示，以便修改7剪切将选定区域中的内容移到剪贴板中暂存，以便通过它转移到工作簿其它选定区域或其它文档中去8复制将选定区域中的内容拷贝到剪贴板中暂存，以便通过它转移到工作簿其它选定区域或其它文档中去9粘贴将剪贴板上内容移动或复制到当前选中的区域或文档中去10格式刷从某一选中单元格或区域复制格式到下一选中单元格或区域中去11撤消当某一步操作出错，可退回到执行前的情况，这是编辑常用的工具12恢复将刚做过的命令，再做一次13求和对所选中的若干单元格自动求和14函数给出一个对话框，可查到各种函数，及它们的使用方法简介15升序从小到大排列指定范围中数据或文字16降序从大到小排列指定范围中数据或文字17图表根据已选区域的数据引导用户一步一步制作图表18文本框允许在表中、图中或其它图像中开辟一个文字框19绘图加入绘图工具，可绘制任意图形20显示比例允许工作表选用不同的比例显示21提示选中它，在表的上面出现建议一栏，随时给出建议并指导你操作22帮助选中它，鼠标变为一个箭头加一个问号的形状，将鼠标移到工具、函数、命令等的按钮上面，则会给出相应的帮助信息。表2：格式化工具按钮的功能：序号工具按钮功能描述1字体对指定区域内的文字，设定字体2字号对指定区域内的文字，设定字号大小3加粗将指定区域内的文字，设定为粗体风格4倾斜将指定区域内的文字，设定为斜体风格5下划线将指定区域内的文字下面加下划线6左对齐对选中区域内的各单元格中的数据靠左对齐7中对齐对选中区域内的各单元格中的数据居中对齐8右对齐对选中区域内的各单元格中的数据靠右对齐9两边对齐对选中区域内的数据，置于中间位置，并能两边对齐10货币样式对选中区域内的各单元格中的数值型数据前加上货币符号11百分比样式对选中区域内的各单元格中的数值型数据后加上%号12千分分隔样式对选中区域内的各单元数值数据中加上千分位号13增加小数位对选中区域内的各单元格中的数值型数据，小数位数加114减少小数位对选中区域内的各单元格中的数值型数据，小数位数减115边框对选中区域加边框线16填充颜色为选中区域，指定背景颜色17字体颜色为选中区域的文字，指定颜色4、编辑栏编辑栏位于工具栏下面。编辑栏由名字框和公式栏组成。它的左端是名字框，右端是公式栏，公式栏包含三个按钮和一个编辑区。左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：左边的错号是“取消”按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是“输入”按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；等号是“编辑公式”按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。5、状态栏状态栏位于窗口的底部。它的左端是信息区，右端是键盘状态区。（1）状态指示区：由状态指示区可以获知当前系统是处于哪一种状态。（2）显示键盘模式：当我们按键盘上面的“CapsLock”键、“NumLock”键、“ScrollLock”键，使其属于启动状态时，状态行右边便显示“CAPS”、“NUM”、“SCRL”。6、指针鼠标指针在EXCEL工作区的不同区域，有不同的形状，它指示不同的工作状态。如将指针移到菜单栏时，指针变为一个箭头，当将指针在单元格上移动时，指针为空心十字形，当将指针移到公式栏并单击时，指针为“I”形，等等。第三章工作簿的基本操作一、新建工作簿每次启动EXCEL时，系统自动打开一个空的工作簿，它的默认文件名是Book1，默认情况下，这个工作簿含有三个工作表。我们也可以创建一个新的工作簿文件，其操作方法是：用鼠标单击标准工具栏中的“新工作簿”按钮，便会出现一个新的工作簿，其缺省名称为Book2。二、打开已经存在的工作簿文件要打开已经存在的文件，可以用“文件”菜单上的“打开”命令，或用鼠标单击标准工作栏中的“打开文件”按钮，这时出现“打开”对话框。用鼠标单击要打开的文件，然后单击“确定”按钮，便可打开文件。三、保存工作簿文件通常我们对表格的操作完成后，要保存自己的工作成果，这就要保存工作簿。当我们下一次继续工作时，便可以打开保存过的工作簿。第一次保存工作簿，EXCEL将会提示输入文件名，我们可以自己命名文件，以便日后再次打开它。首先选取“文件”菜单里的“保存”命令，或单击“存盘”按钮，将出现“另存为”对话框，然后若想要保存文件到另外的驱动器，显示驱动器下拉列表，选择想要的驱动器；若想要保存文件到另一目录中，从目录列表中选择。最后在文件名文本框中输入文件名。EXCEL将默认其扩展名为.xls.有时我们对打开的文件进行修改、编辑后，既要保存修改、编辑以后的文件，以要保存修改、编辑原来的文件，这时可用新的文件名来存储修改、编辑以后的文件。首先选取“文件”菜单中的“另存为”命令，然后在“另存为”对话框中输入新的文件名即可。四、关闭工作簿文件当完成操作时，可关闭工作簿。有两种方法：（1）可选取“文件”菜单中的“关闭”按钮；（2）移动光标在窗口左上角“控制”菜单上，用鼠标左键双击即可关闭。五、单元格定位与选择工作表中行和列的交叉所围成的矩形框为单元格。单元格一般被用来存放数据，是工作表的基本构造块。每个单元格占据工作表中唯一的位置，可以存放和显示信息。每一个单元格都有其唯一的地址，地址是由它们所在的行和列位置命名。如D5表示第四列与第5行交叉的单元格地址。1、单元格的选择单元格是EXCEL在工作表上进行操作的最基本单位。同一时刻，只有一个单元格为活动单元格。活动单元格周围有粗黑的边框线，呈反相显示。其地址显示在编辑栏名字框中。只有当单元格成为活动单元格时，才可以向它键入新的数据或编辑它含有的数据。激活一个单元格使其成为活动单元格也称为选取单元格。只需用鼠标单击某一单元格，就可以将其激活。单击另一单元格，就可改变活动单元格。2、区域的选择区域是指工作表中的一组相邻的单元格，要选择一个区域，首先将光标移动到所需范围的左上角单元格，按住鼠标左键拖出所需要的范围即可。3、选择整行或整列或全部单元格用鼠标在所需列名或行号上单击一下，即可选定整列或整行范围的单元格；用鼠标单击左上角列名与行号交叉的“全部选取”按钮，则可以选定工作表全部范围的单元格。六、输入数据1、输入数字、文字、日期或时间（1）请单击需要输入数据的单元格。（2）键入数据并按ENTER或TAB。用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分：例如，可以键入“2002/9/5”或“5-Sep-2002”。如果按12-小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母a（上午）或p（下午），例如，9:00p。否则，Excel将基于二十四小时制计算时间。例如，如果键入3:00而不是3:00PM，将被视为3:00AM保存。2、输入公式（1）单击将要在其中输入公式的单元格。（2）键入＝（等号）如果单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”fx按钮，MicrosoftExcel将插入一个等号。（3）输入公式内容。（4）按ENTER键。例：建立学生成绩登记表并命名为学生成绩.xls班级姓名性别政治语文数学物理化学总分平均分1班张三男85827946811班王娜女76986786801班何平男92768572921班李婷女46647991762班徐达男53537798962班李四男82269576822班孙志浩男64899282762班王贺女89788646843班李志伟男75659483583班张传萍女31828358623班孙东男96969159383班江华女6891829286建立工作表并输入数据的操作步骤如下：(1)点击“开始”菜单——“程序”——“MicrosoftExcel”，进入EXCEL的默认工作簿窗口Book1.(2)用鼠标选取A1单元格，从键盘输入“班级”。（3）用鼠标选取A2单元格，从键盘输入“姓名”。（4）用鼠标选取A3单元格，从键盘输入“性别”。（5）以此类推，输入B1、B2、……、H13。（6）输入完毕，选取“文件”菜单的“保存”命令，在“文件名”栏输入新的文件名“学生成绩”，系统默认扩展名为“xls”。（7）单击“确定”按钮。